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Dotations employés
Module de gestion des dotations remises aux salariés : tenues, EPI (équipements de protection individuelle), outils, matériel de travail.
Module activable
Ce module nécessite d'être activé pour la société. S'il ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.
Cas d'usage typiques
- Sociétés de gardiennage / sécurité : remise des uniformes ADS, casquettes, chemises, parkas
- Sociétés de nettoyage : tenues de travail, chaussures de sécurité
- BTP : casques, gilets, chaussures S3, harnais
- Industrie : blouses, gants, EPI réglementaires
Accès
Menu : Gestion → Stocks → Dotations employés
ou
Menu : Paie → Listes → Dotations employés
Les deux entrées ouvrent la même fenêtre.
Liste des dotations
La liste affiche toutes les dotations enregistrées avec leur état.
Filtres disponibles
| Filtre | Description |
|---|---|
| Période | Plage de dates de la dotation |
| Recherche | Texte libre (n° de doc, motif, nom employé...) |
| Onglets statut | Brouillons / Validés |
Actions disponibles
| Action | Description |
|---|---|
| Ajouter | Crée une nouvelle dotation vide |
| Exporter vers Excel | Export tableur de la liste |
| Supprimer | Supprime les dotations sélectionnées (uniquement brouillons) |
Saisie d'une dotation
Une dotation regroupe plusieurs lignes, chaque ligne associant 1 article × 1 employé × 1 dépôt × 1 quantité.
En-tête
| Champ | Description |
|---|---|
| Numéro | Attribué automatiquement (format AAAANNNN) |
| Date | Date de la dotation |
| N° manuel | Référence libre (n° interne, n° fiche papier...) |
| Motif | Raison de la dotation (ex: « Recrutement », « Renouvellement annuel ») |
| Affaire | Marché / chantier concerné (utile pour reporting coût par affaire) |
| Site | Site de travail concerné |
| Message | Observation libre |
Trois façons d'ajouter des lignes
1. Ajout rapide article par article
Tapez un code ou nom d'article dans la barre de recherche en haut de la grille.
- Si l'article a des gammes (couleur / taille) → une fenêtre s'ouvre pour saisir la quantité par combinaison
- Sinon → une ligne vide est ajoutée (renseigner l'employé en cliquant sur la cellule Matricule)
2. Ajout via le sélecteur d'articles avancé
Cliquez sur l'icône ➕ verte à gauche de la barre de recherche pour ouvrir le sélecteur d'articles complet avec filtres par famille, marque, etc. Sélectionnez plusieurs articles d'un coup.
3. Génération en lot Employés × Articles ⭐
Cliquez sur le bouton « Générer en lot » pour ouvrir l'assistant en 3 étapes :
| Étape | Action |
|---|---|
| 1. Employés | Sélection multi-employés avec filtres (Affaire, Site, Service, Poste) + recherche |
| 2. Articles | Sélection multi-articles avec recherche. Les articles à gammes sont signalés par un badge « Gammes » |
| 3. Aperçu & Génération | Saisie de la quantité par article (ou par gamme pour les articles concernés). Compteur dynamique du nombre de lignes qui seront générées. |
→ À la confirmation, l'assistant crée automatiquement toutes les lignes : employés × articles × combinaisons gamme.
Cas d'usage typique : lancement d'un nouveau marché de gardiennage avec 50 agents → sélection des 50 employés + des 8 articles de tenue → génération de 400+ lignes en quelques clics.
Modifier une ligne
| Cellule | Action |
|---|---|
| Code article | Clic → ouvre le sélecteur d'articles, choix → remplace l'article de la ligne |
| Matricule / Nom employé | Clic → ouvre le sélecteur d'employés, choix → remplace l'employé |
| Gamme 1 / Gamme 2 | Combo déroulante (uniquement si l'article a des gammes) |
| Dépôt | Combo déroulante (le dépôt peut différer entre lignes — utile pour piocher dans plusieurs dépôts) |
| Qté | Saisie directe. Une quantité négative est autorisée pour enregistrer un retour de tenue (le stock remonte). |
| PMP | Coût unitaire (snapshot du PMP courant à la création de la ligne) |
Réorganiser les lignes
Glissez la cellule # (numéro de ligne) pour réorganiser les lignes par drag & drop.
Validation et impact stock
| Action | Effet |
|---|---|
| Brouillon | Aucun impact. Modifiable, supprimable. |
| Valider | Décrément du stock (article × dépôt). Le document devient non modifiable (filigrane VALIDÉ). |
| Dévalider | Restitution du stock. Le document redevient brouillon. |
Quantité négative = retour
Une ligne avec une quantité négative (ex: -1) provoque un incrément du stock à la validation. C'est ainsi qu'on enregistre un retour de tenue (fin de contrat, échange).
Onglet « Dotations » sur la fiche employé
Sur la fiche d'un salarié (Paie → Employés → ouvrir un employé), un onglet Dotations affiche l'historique de tout ce qui lui a été remis.
Informations affichées
- Nombre de lignes total
- Coût cumulé (somme PMP × quantités)
- Tableau détaillé par ligne : date, n° de dotation, motif, article, désignation, qté, PMP, total, dépôt, affaire
Cas d'usage
- Contrôle avant nouvelle dotation : « Cet employé a-t-il déjà reçu cet article récemment ? »
- Suivi du coût habillement par employé
- Justification en cas d'audit (renouvellement abusif, etc.)
Bonnes pratiques
| Conseil | Pourquoi |
|---|---|
| Renseigner systématiquement l'Affaire sur l'en-tête | Permet le reporting coût par marché/chantier |
| Utiliser « Générer en lot » pour les lancements de marché | Gain de temps massif vs saisie ligne par ligne |
| Saisir un motif clair (« Recrutement », « Renouvellement », « Remplacement perte »...) | Facilite l'analyse des dotations anormales |
| Utiliser des quantités négatives pour les retours | Maintient la cohérence du stock sans créer de document distinct |
| Créer un dépôt « Tenues » distinct du dépôt principal | Isole le stock vestimentaire de la marchandise commerciale |