Numéros de série

Introduction

La gestion des numéros de série permet d'assurer une traçabilité complète de certains produits tout au long de leur cycle de vie : de la réception chez le fournisseur jusqu'à la livraison au client final.

Distinction importante

Ne pas confondre les numéros de série (traçabilité produit) avec les séries de facturation (Série 1/Série 2 utilisées pour la numérotation des documents commerciaux).

Activation sur un article

Pour qu'un article soit géré par numéro de série, vous devez activer l'option dans sa fiche article :

1. Accédez à Stock > Articles
2. Ouvrez la fiche de l'article concerné
3. Dans l'onglet principal, cochez Géré par N° de série
4. Enregistrez les modifications

Une fois cette option activée, le système exigera la saisie des numéros de série lors de chaque mouvement de stock pour cet article.

Fonctionnement par type de document

Bon de réception (Achats)

Lors de la réception de marchandises, vous devez saisir les numéros de série pour chaque article géré par série :

1. Créez ou ouvrez un bon de réception
2. Ajoutez les lignes d'articles
3. Pour chaque ligne concernée, cliquez sur le bouton code-barres (icône violette)
4. Dans la fenêtre de saisie :
   • Scannez ou saisissez chaque numéro de série
   • Appuyez sur Entrée ou cliquez sur + pour ajouter
   • Le compteur affiche : Quantité requise X | Saisis Y
5. Validez une fois tous les numéros saisis

Validation obligatoire

Le bon de réception ne peut être validé que si le nombre de numéros de série saisis correspond exactement à la quantité de chaque ligne.

Vérifications effectuées :

• Pas de doublons dans la même ligne
• Vérification si le numéro existe déjà en base (affichage du dernier mouvement)

Bon de livraison (Ventes)

Lors de la livraison au client, vous devez sélectionner les numéros de série à sortir :

1. Créez ou ouvrez un bon de livraison
2. Ajoutez les lignes d'articles
3. Pour chaque ligne concernée, cliquez sur le bouton code-barres
4. Saisissez ou scannez les numéros de série à livrer
5. Validez la saisie

Vérifications effectuées :

• Le numéro de série doit être disponible en stock dans le dépôt sélectionné
• Pas de doublons dans la même ligne
• Correspondance quantité/numéros de série obligatoire

Disponibilité

Seuls les numéros de série présents dans le dépôt de la ligne peuvent être utilisés. Le système vérifie automatiquement la disponibilité.

Bon de retour client

Lors d'un retour de marchandise par le client, saisissez les numéros de série retournés. Le processus est identique au bon de réception : les numéros réintègrent le stock.

Bon de retour fournisseur

Lors d'un retour au fournisseur, sélectionnez les numéros de série à renvoyer. Le processus est identique au bon de livraison : les numéros sortent du stock.

Recherche par numéro de série

Pour retrouver l'historique complet d'un numéro de série :

1. Accédez à Stock > Rechercher par N° de série
2. Saisissez le numéro de série recherché
3. Cliquez sur Rechercher

Le système affiche l'historique complet des mouvements :

Colonne	Description
N° Série	Le numéro de série recherché
Code Article	Code de l'article associé
Désignation	Libellé de l'article
Type	Type de document (BR, BL, RC, RF)
N° Document	Numéro du document
Dépôt	Dépôt concerné
Sens	ENTREE ou SORTIE
Date	Date du mouvement

Navigation rapide

Double-cliquez sur une ligne pour ouvrir directement le document correspondant.

Types de documents

Code	Document	Sens
BR	Bon de réception	Entrée
BL	Bon de livraison	Sortie
RC	Retour client	Entrée
RF	Retour fournisseur	Sortie

Bonnes pratiques

Saisie des numéros de série

• Utilisez un lecteur code-barres pour accélérer la saisie et éviter les erreurs
• Scannez immédiatement à la réception pour garantir la traçabilité
• Vérifiez les compteurs avant validation (quantité requise = quantité saisie)

Organisation

• Adoptez une convention de numérotation cohérente si vous créez vos propres numéros
• Formez le personnel à la lecture et saisie des numéros de série
• Effectuez des contrôles réguliers via la recherche par numéro de série

Traçabilité

• Conservez les documents d'achat avec les numéros de série pour la garantie
• Utilisez la recherche par numéro de série pour répondre aux demandes SAV
• En cas de rappel produit, la recherche permet d'identifier tous les clients concernés

Résumé du flux

Réception (BR)          Livraison (BL)
     |                       |
     v                       v
  ENTREE                  SORTIE
  stock                   stock
     |                       |
     +--------> ou <---------+
                |
           Retour (RC/RF)

Questions fréquentes

Q: Puis-je modifier les numéros de série après validation du document ? R: Non, une fois le document validé, les numéros de série sont figés pour garantir la traçabilité.

Q: Que se passe-t-il si j'essaie de livrer un numéro de série déjà sorti ? R: Le système refuse l'opération car le numéro n'est plus disponible dans le dépôt.

Q: Puis-je utiliser le même numéro de série pour des articles différents ? R: Chaque numéro de série est associé à un code article spécifique. Vous ne pouvez pas réutiliser un numéro pour un autre article.

Q: Comment gérer les articles avec quantité > 1 mais un seul numéro de série (lots) ? R: La gestion actuelle est unitaire : 1 numéro de série = 1 unité. Pour les lots, envisagez une gestion par lot plutôt que par numéro de série individuel.