Appels d'offres

Le module Appels d'offres permet de gérer le cycle complet des appels d'offres, depuis la soumission jusqu'à la clôture du marché attribué.

Accès

Menu : Projets → Appels d'offres

Liste des appels d'offres

La liste affiche l'ensemble des appels d'offres avec filtres et statistiques.

Filtres disponibles

Filtre	Description
Recherche	Recherche par numéro, objet ou client
Statut	Filtrage par statut (Brouillon, Soumis, Gagné...)
Période	Filtrage par date
Alertes	Afficher uniquement les dossiers avec alertes

Statistiques rapides

En haut de la liste, des compteurs affichent :

• Nombre total d'appels d'offres
• En cours d'évaluation
• Gagnés (année en cours)
• Perdus (année en cours)
• Alertes actives

Actions disponibles

Action	Description
Ajouter	Crée un nouvel appel d'offre
Exporter	Exporte la liste au format Excel
Dashboard	Accède au tableau de bord

Fiche appel d'offre

Barre d'outils

Action	Description
Modifier	Passe en mode édition
Enregistrer	Sauvegarde les modifications
Annuler	Annule les modifications
Actions	Menu avec options (Dupliquer, Imprimer, Supprimer)
Retour	Retourne à la liste

Statut

Le statut est modifiable via une liste déroulante en mode modification. Les changements sont enregistrés avec le bouton Enregistrer.

Statut	Description
Brouillon	En cours de préparation
En préparation	Dossier en cours de montage
Soumis	Dossier déposé
En évaluation	Attente du résultat
Gagné	Appel d'offre remporté
Perdu	Appel d'offre non retenu
Sans suite	Annulé ou abandonné
Marché en cours	Exécution du marché
Livré	Prestations livrées
Réceptionné	PV de réception signé
Soldé	Marché clôturé

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Onglet Informations

Informations générales de l'appel d'offre organisées en 4 colonnes.

Identification

Champ	Description
Numéro AO	Numéro officiel de l'appel d'offre
Type de dossier	Ouvert, Restreint, etc.
Objet	Description de l'appel d'offre
Client	Maître d'ouvrage

Localisation et dates

Champ	Description
Ville	Lieu d'exécution
Lieu de dépôt	Adresse de dépôt du dossier
Date de dépôt	Date limite de soumission
Date d'ouverture	Date d'ouverture des plis
Délai d'exécution	Durée prévue du marché

Informations financières

Champ	Description
Montant estimatif	Budget estimé par le client
Prix de référence	Estimation de référence
Prix d'achat	Coût réel pour l'entreprise
Offre financière	Montant proposé

Retenues et garanties

Champ	Description
Retenue de garantie	Pourcentage retenu (%)
Retenue de finition	Pourcentage (%)
Pénalité de retard	Pourcentage par jour (%)
Compte prorata	Pourcentage (%)
Assurance décennale	Pourcentage (%)

Calculs automatiques

La marge prévisionnelle est calculée automatiquement : (Offre - Prix d'achat) / Prix d'achat × 100

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Onglet Lots

Permet de découper l'appel d'offre en plusieurs lots.

Grille des lots

Colonne	Description
Numéro	Numéro du lot
Désignation	Description du lot
Montant estimatif	Budget estimé
Prix d'achat	Coût réel
Offre financière	Montant proposé
Marge	Marge calculée (%)

Actions

Action	Description
Ajouter	Crée un nouveau lot
Supprimer	Supprime le lot sélectionné

INFO

Chaque lot peut avoir son propre résultat (Gagné/Perdu) indépendamment des autres.

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Onglet Cautions

Gestion des cautions bancaires liées à l'appel d'offre.

Types de cautions

Type	Taux habituel	Délai restitution
Caution Provisoire	1.5%	90 jours
Caution Définitive	3%	365 jours
Retenue de Garantie	10%	365 jours

Grille des cautions

Colonne	Description
Type	Type de caution
Montant	Montant de la caution
Référence	Référence bancaire
Banque	Établissement émetteur
Émission	Date d'émission
Expiration	Date d'expiration
Statut	Active / Demande restitution / Restituée
Lot	Lot concerné (optionnel)

Cycle de vie d'une caution

Active → Demande restitution → Restituée

Actions

Action	Description
Ajouter	Ajoute une nouvelle caution
Supprimer	Supprime la caution (si Active)
Demander restitution	Lance la demande de restitution
Marquer restituée	Confirme la restitution effective

Alertes

Une alerte s'affiche quand :

• Une caution expire dans moins de 30 jours
• Une demande de restitution est en attente depuis trop longtemps

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Onglet Résultat

Informations sur le résultat de l'appel d'offre et analyse de la concurrence.

Informations résultat

Disponible quand le statut est Gagné, Perdu ou Sans suite :

Champ	Description
Date du résultat	Date de la décision
Classement	Position dans le concours
Numéro de marché	Si gagné, numéro attribué
Motif du rejet	Si perdu, raison du refus

Récapitulatif financier

Indicateur	Description
Prix de référence	Budget client
Notre offre	Montant proposé
Écart vs référence	Différence en %
Marge prévue	Marge prévisionnelle

Offres concurrentes

Grille permettant d'enregistrer les offres des concurrents :

Colonne	Description
Concurrent	Nom de l'entreprise
Ville	Localisation
Montant	Montant de l'offre
Écart	Écart par rapport à notre offre
Rang	Classement

Analyse concurrence

Quand des offres sont saisies, le système calcule :

• Offre la plus basse
• Offre moyenne
• Notre position dans le classement

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Onglet Suivi marché

Disponibilité

Cet onglet n'apparaît que si le statut est Gagné ou supérieur.

Informations marché

Champ	Description
Numéro de marché	Référence du marché
Date notification	Date de notification
Ordre de service	Date de l'OS
Début travaux	Date de démarrage
Limite exécution	Date limite

Réceptions

Champ	Description
Réception provisoire	Date du PV provisoire
Réception définitive	Date du PV définitif
Fin de garantie	Date de fin de garantie

Suivi livraison

Champ	Description
État	Non commencé / En cours / Partiel / Livré
Taux d'avancement	Pourcentage de réalisation

Situation financière

Champ	Description
Montant facturé	Total des factures émises
Montant réglé	Total des règlements reçus
Reste à facturer	Calculé automatiquement
Reste à régler	Calculé automatiquement

Alertes délais

Des alertes s'affichent quand :

• La date limite d'exécution approche (< 15 jours)
• La fin de garantie approche (< 30 jours)

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Onglet Avancement

Disponibilité

Cet onglet n'apparaît que si le statut est Marché en cours ou supérieur.

Suivi des situations de travaux et de l'avancement du marché.

Grille d'avancement

Colonne	Description
Date	Date de la situation
N° Situation	Numéro de la situation
Taux	Pourcentage d'avancement
Montant	Montant de la situation
Observation	Commentaire

Actions

Action	Description
Ajouter	Nouvelle situation de travaux
Supprimer	Supprime la situation sélectionnée

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Onglet Documents

Gestion des pièces du dossier d'appel d'offre.

Grille des documents

Colonne	Description
Document	Nom de la pièce
Type	Administratif / Technique / Financier / Juridique
Obligatoire	Pièce requise
Fournie	Pièce jointe au dossier
Date	Date de fourniture

Indicateurs

• Obligatoires : X / Y pièces obligatoires fournies
• Fournies : X / Y pièces totales fournies
• Complétude : Pourcentage de complétude du dossier

Pièces types courantes

Des boutons permettent d'ajouter rapidement les pièces courantes :

• Déclaration sur l'honneur
• Attestation fiscale
• Attestation CNSS
• Registre de commerce
• Caution provisoire
• Références techniques
• Note méthodologique
• Planning d'exécution
• Bordereau des prix
• Acte d'engagement

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Onglet Discussion

Fil de discussion interne pour échanger sur le dossier avec les collaborateurs.

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Pièces jointes

Cliquez sur l'icône trombone dans la barre d'outils pour accéder au gestionnaire de pièces jointes. Vous pouvez y stocker tous les documents liés à l'appel d'offre :

• Dossier de consultation
• Plans et schémas
• Offre technique
• Offre financière
• Correspondances

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Workflow type

1. Création du dossier

1. Créer un nouvel appel d'offre (statut Brouillon)
2. Renseigner les informations générales
3. Ajouter les lots si multi-lots
4. Ajouter les documents requis

2. Préparation et soumission

1. Passer en En préparation
2. Compléter le chiffrage (Prix d'achat, Offre financière)
3. Ajouter la caution provisoire
4. Vérifier la complétude des documents
5. Passer en Soumis après dépôt

3. Résultat

1. Passer en En évaluation si convoqué
2. Selon le résultat :
   • Gagné : Renseigner le numéro de marché
   • Perdu : Renseigner le motif et les offres concurrentes
   • Sans suite : Si annulé

4. Exécution du marché (si gagné)

1. Passer en Marché en cours
2. Ajouter la caution définitive
3. Suivre l'avancement via les situations
4. Passer en Livré puis Réceptionné
5. Demander la restitution des cautions
6. Passer en Soldé une fois tout réglé

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Bonnes pratiques

Conseils

• Complétez le dossier avant de passer en "Soumis"
• Enregistrez les offres concurrentes pour analyser votre positionnement
• Suivez les cautions : les alertes vous aident à ne pas oublier les demandes de restitution
• Documentez l'avancement : les situations permettent de justifier la facturation

Points d'attention

• Une caution ne peut être supprimée que si elle est Active
• Le passage à certains statuts est irréversible
• Les pièces obligatoires doivent être fournies avant la soumission