Demande d'achat

La demande d'achat est le point de départ du processus d'approvisionnement. Elle permet d'exprimer un besoin interne avant de le transformer en commande fournisseur.

Accès

Menu : Achats → Demande d'achat

Liste des demandes d'achat

La liste affiche l'ensemble des demandes avec différents filtres et onglets de statut.

Filtres disponibles

Filtre	Description
Recherche	Recherche dans les demandes
Période	Filtrage par date

Onglets de statut

Onglet	Couleur	Description
Aujourd'hui	-	Demandes du jour
Mois en-cours	-	Demandes du mois
Mois précédent	-	Demandes du mois dernier
L'année	-	Toutes les demandes de l'année
Brouillons	Gris	Demandes non validées
En cours	Vert	Demandes validées en attente
En attente approbation	Orange	Demandes validées en attente d'approbation
Annulées/Soldées	Rouge	Demandes terminées ou annulées

Actions disponibles

Action	Description
Ajouter	Crée une nouvelle demande
Exporter vers Excel	Exporte la liste au format Excel
Export Personnalisé	Export avec sélection des colonnes
Imprimer	Imprime les demandes sélectionnées
Imprimer la liste	Génère un rapport de la liste

Fiche demande d'achat

En-tête du document

Champ	Description
Numéro	Numéro de la demande (automatique)
Date	Date de la demande

Onglets de la fiche

Onglet Articles

Saisie des articles demandés avec :

• Code article
• Désignation
• Quantité

Actions sur les lignes :

Action	Description
Ajouter article	Insère une nouvelle ligne article
Supprimer	Supprime la ligne sélectionnée
Ajouter commentaire	Insère une ligne de texte libre
Ouvrir article	Ouvre la fiche de l'article
Historique mouvements	Affiche l'historique de l'article

Onglet Complément

Informations complémentaires sur la demande :

Champ	Description
Client	Client associé à la demande
Affaire	Affaire liée (si module Affaires activé)
Site	Site de destination
Annulé / Soldé	Marque la demande comme annulée ou soldée

Onglet Champs libres

Champs personnalisés configurables.

Onglet Observation

Zone de texte pour les notes internes et justifications.

Onglet Discussion

Fil de discussion interne sur la demande.

Actions sur le document

Mode lecture

Action	Description
Modifier	Passe en mode édition
Imprimer	Imprime la demande (si valide)
Actions	Menu avec options supplémentaires
Retour	Retourne à la liste

Mode modification

Action	Description
Valider	Verrouille la demande
Dévalider	Déverrouille pour modification
Enregistrer	Sauvegarde les modifications
Annuler	Annule les modifications

Menu Actions

Action	Description
Ajouter	Crée une nouvelle demande
Dupliquer	Crée une copie de la demande
Supprimer	Supprime la demande (si non valide)
e-Mail	Envoie la demande par email
Transférer en Bon De Commande	Génère un bon de commande fournisseur

Approbation

Les demandes d'achat validées peuvent être soumises à un circuit d'approbation.

Workflow d'approbation

Brouillon → Validée → Notifier l'approbateur → En attente d'approbation
                                                     ↓
                                              Approuvée / Refusée

1. Notifier : envoie un email aux utilisateurs ayant le droit d'approbation, avec un bouton cliquable menant à une page d'approbation directe
2. Approuver : l'approbateur valide la demande (bandeau vert avec nom et date)
3. Refuser : l'approbateur refuse avec un motif obligatoire (bandeau rouge)
4. Retirer approbation : permet d'annuler une décision d'approbation

Approbation par lien email (sans connexion)

L'email de notification contient un bouton « Consulter et approuver ». L'approbateur peut cliquer dessus pour accéder à une page dédiée sans avoir à se connecter à OMAG.

Sur la page publique :

• Détails de la demande (date, demandeur, observation)
• Liste des articles demandés
• Saisie du nom de l'approbateur
• Boutons Approuver ou Refuser (avec motif obligatoire)

Lien sécurisé

Le lien est unique, signé cryptographiquement et valable 7 jours. Une fois la décision prise, le lien ne peut plus être utilisé.

Approbation depuis l'application

Les utilisateurs autorisés peuvent aussi approuver/refuser directement depuis la fiche de la demande d'achat dans OMAG, via les boutons en haut de la page.

Droit d'approbation

Les boutons Approuver/Refuser dans l'application ne sont visibles que pour les utilisateurs autorisés. Contactez votre administrateur pour configurer les droits d'approbation (page « Approbation Demandes d'achat »).

Cycle de vie

Brouillon → En cours (validé) → En attente approbation → Approuvée → Transformée en BC → Soldée
                             → Annulée                  → Refusée

Transformation en Bon de commande

Une demande d'achat validée peut être transformée en bon de commande fournisseur :

1. Validez la demande d'achat
2. Menu Actions → Transférer en Bon De Commande
3. Un nouveau bon de commande est créé avec les articles de la demande
4. Complétez le fournisseur et les prix dans le bon de commande

Conseil

La demande d'achat permet de centraliser les besoins avant de choisir le fournisseur et négocier les prix.

Pièces jointes

Chaque demande peut contenir des pièces jointes accessibles via l'icône trombone :

• Spécifications techniques
• Catalogues
• Justificatifs du besoin

Recherche rapide d'articles

En mode modification, utilisez la barre de recherche rapide :

• Tapez le code ou le nom de l'article
• Appuyez sur F2 pour activer le focus
• Utilisez les flèches pour naviguer dans les suggestions
• Appuyez sur Entrée pour sélectionner

Attention

Une demande d'achat ne contient pas de prix ni de fournisseur. Ces informations sont ajoutées lors de la transformation en bon de commande.