Appearance
Relances automatiques
Le système de relances automatiques analyse les factures clients impayées et génère des relances selon des règles configurables, avec escalade progressive.
Accès
- Écran : Trésorerie → Relances automatiques
- Configuration : Outils → Options Commercial → onglet "Relance client" → section "Relance automatique"
Principe de fonctionnement
Facture échue → Délai R1 dépassé → Relance 1 (rappel courtois)
↓ pas de paiement
Délai R2 → Relance 2 (ferme)
↓ pas de paiement
Délai R3 → Relance 3 (mise en demeure)
↓ pas de paiement
Délai dossier → Création dossier recouvrementConfiguration
Menu : Outils → Options Commercial → Relance client
Paramètres généraux
| Paramètre | Description | Défaut |
|---|---|---|
| Activer la relance automatique | Active/désactive le moteur | Désactivé |
| Envoi par email | Envoie les relances par email | Désactivé |
| Créer dossier recouvrement auto | Crée un dossier après 3 relances sans paiement | Désactivé |
Délais
| Paramètre | Description | Défaut |
|---|---|---|
| Délai relance 1 | Jours après l'échéance de la facture | 7 jours |
| Délai relance 2 | Jours après la relance 1 | 15 jours |
| Délai relance 3 | Jours après la relance 2 | 30 jours |
| Délai création dossier | Jours après la relance 3 | 15 jours |
| Montant minimum | Seuil en DH pour déclencher une relance | 0 (tout montant) |
Sujets email
Personnalisables par niveau de relance. Utilisés lorsque l'envoi par email est activé.
Textes de relance
Les textes d'en-tête et de pied de page des 3 niveaux de relance sont configurables dans la même section (Relance 1, Relance 2, Relance 3).
Écran Relances automatiques
KPIs (mois en cours)
| KPI | Description |
|---|---|
| À traiter | Nombre de relances générées non encore traitées |
| Clients relancés | Nombre de clients distincts relancés ce mois |
| R1 / R2 / R3 | Nombre de relances par niveau ce mois |
| Montant relancé | Montant total des créances relancées ce mois |
| Clients exclus | Nombre de clients exclus des relances |
Boutons
| Bouton | Description |
|---|---|
| À traiter | Liste des relances à traiter (vue par défaut) |
| Lancer les relances | Exécute le moteur de relance (voir détail ci-dessous) |
| Prévisualiser | Affiche les clients qui seraient relancés, sans rien exécuter |
| Historique | Affiche l'historique complet des relances |
| Exclusions | Affiche la liste des clients exclus |
Vue "À traiter"
C'est la vue par défaut. Elle affiche les relances générées par le système mais pas encore traitées par l'utilisateur.
Pour chaque relance, 3 actions sont disponibles :
| Bouton | Action |
|---|---|
| Traiter (vert) | Marque la relance comme traitée. Le système pourra alors passer au niveau suivant |
| Imprimer (bleu) | Ouvre le relevé client avec le bon niveau de relance pré-sélectionné |
| Bloquer (rouge) | Bloque l'escalade pour ce client. Aucune relance supérieure ne sera générée |
Workflow :
- L'utilisateur clique sur le bouton Imprimer → le relevé client s'ouvre
- Il imprime / envoie le relevé au client (courrier, email manuel...)
- Il revient et clique sur Traiter pour marquer la relance comme faite
- Au prochain lancement, si le client n'a toujours pas payé et que le délai est écoulé, le système génère la relance suivante (R2, puis R3...)
Important : Le système ne passe au niveau suivant que si la relance précédente a été marquée comme traitée. Cela garantit que chaque niveau de relance est effectivement réalisé avant l'escalade.
Que se passe-t-il quand on clique sur "Lancer les relances" ?
Un message de confirmation s'affiche. Si l'utilisateur confirme, le moteur s'exécute en suivant ces étapes :
Étape 1 — Vérification de la configuration
Le système vérifie que la relance automatique est activée dans les options. Si elle est désactivée, rien ne se passe et un message d'information s'affiche.
Étape 2 — Identification des clients exclus
Le système charge la liste des clients exclus (temporairement ou indéfiniment) pour les ignorer.
Étape 3 — Scan des factures impayées
Le système recherche toutes les factures clients qui remplissent ces conditions :
- Facture validée
- Solde > 0 (montant TTC - montant réglé)
- Échéance dépassée (date d'échéance < aujourd'hui)
- Montant dû supérieur au seuil minimum configuré
- Client non exclu
Les factures sont regroupées par client.
Étape 4 — Détermination du niveau de relance
Pour chaque client ayant des factures impayées, le système vérifie la dernière relance envoyée :
| Situation | Action |
|---|---|
| Aucune relance et retard ≥ délai R1 | → Génère une Relance 1 (statut : à traiter) |
| Relance 1 traitée et délai R2 écoulé depuis R1 | → Génère une Relance 2 |
| Relance 2 traitée et délai R3 écoulé depuis R2 | → Génère une Relance 3 |
| Relance 3 traitée et délai dossier écoulé depuis R3 | → Crée un dossier de recouvrement |
| Relance précédente non traitée | → Aucune action (l'utilisateur doit d'abord traiter la relance en cours) |
| Délai pas encore écoulé | → Aucune action (le client est ignoré pour cette exécution) |
Étape 5 — Génération des relances
Pour chaque relance de niveau 1, 2 ou 3 :
- Une entrée est créée dans l'historique des relances avec : client, niveau, montant dû, nombre de factures, date
- La liste des factures concernées est enregistrée (numéro, montant, solde, jours de retard)
- Si l'envoi par email est activé, l'email est marqué comme "à envoyer"
Étape 6 — Création automatique de dossier (si configuré)
Quand un client a reçu 3 relances sans paiement et que le délai supplémentaire est écoulé :
- Un dossier de recouvrement est créé automatiquement dans le module Recouvrement
- Toutes les factures impayées du client sont rattachées au dossier
- Le dossier est créé avec le statut "Nouveau" et le niveau de relance 3
- L'observation indique "Dossier créé automatiquement après 3 relances sans paiement"
Étape 7 — Résultat
Un message s'affiche avec le nombre de relances générées (ex: "5 relance(s) générée(s)"). L'historique se met à jour automatiquement pour afficher les nouvelles relances.
Exemple concret
Configuration : R1 = 7 jours, R2 = 15 jours, R3 = 30 jours
| Date | Événement |
|---|---|
| 01/01 | Facture n°1000 émise, échéance le 31/01 |
| 31/01 | Échéance atteinte, pas de paiement |
| 07/02 | Lancement relances → Relance 1 générée (7j de retard) |
| 22/02 | Lancement relances → Relance 2 générée (15j après R1, toujours impayée) |
| 24/03 | Lancement relances → Relance 3 générée (30j après R2) |
| 08/04 | Lancement relances → Dossier de recouvrement créé (15j après R3) |
Si le client paie entre deux relances, il sort automatiquement du périmètre (son solde passe à 0).
Prévisualisation
La prévisualisation affiche les clients qui seraient relancés si on cliquait sur "Lancer". Elle permet de vérifier avant d'agir.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Client | Nom du client |
| Code | Code client |
| Adresse email | |
| Nb factures | Nombre de factures impayées |
| Montant dû | Montant total impayé |
| Retard min / max | Jours de retard (minimum et maximum parmi les factures) |
| Dernier niveau | Niveau de la dernière relance envoyée (ou "Aucune") |
| Dernière relance | Date de la dernière relance |
Historique
L'historique conserve la trace de toutes les relances générées. Filtrable par client et par niveau.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Date | Date et heure de la relance |
| Client | Nom du client |
| Niveau | Relance 1, 2, 3 ou "Dossier créé" |
| Montant dû | Montant au moment de la relance |
| Nb factures | Nombre de factures concernées |
| Email envoyé | Oui/Non |
| Bloquée | Si la relance a été bloquée manuellement |
| Observation | Note automatique |
| Par | Utilisateur ayant lancé les relances |
Exclusions
Certains clients peuvent être exclus des relances automatiques :
- Temporairement : avec une date de fin (ex: marché en cours de négociation)
- Indéfiniment : sans date de fin (ex: client VIP géré manuellement par le directeur)
Les clients exclus n'apparaissent ni dans la prévisualisation ni dans le traitement.
Scénario d'utilisation recommandé
- Configurer les règles dans Options Commercial (délais, montant min, activation email)
- Exclure les clients qui ne doivent pas être relancés automatiquement
- Prévisualiser pour vérifier quels clients seront relancés
- Lancer les relances
- Consulter l'historique pour voir les relances envoyées
- Les dossiers de recouvrement sont créés automatiquement dans le module Recouvrement après 3 relances sans paiement (si l'option est activée)