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Formations
Module de suivi des formations des salariés : tenir un catalogue des formations standard de l'entreprise, enregistrer qui a suivi quoi et quand, et imprimer les attestations.
Module activable
Ce module nécessite d'être activé pour la société. S'il ne s'affiche pas, contactez votre administrateur.
Cas d'usage typiques
- Sécurité / Gardiennage : formations DGSN, secourisme, sécurité incendie, premiers secours
- Nettoyage : HACCP, manipulation produits chimiques
- BTP : CACES, habilitations électriques, travail en hauteur
- Toutes structures : sensibilisation RGPD, sécurité informatique, management
Accès
Menu : Paie → Listes → Catalogue formations (référentiel)
Menu : Paie → Listes → Formations employés (saisie et suivi)
Catalogue des formations
Le catalogue regroupe les formations standard de l'entreprise. Il sert à éviter les saisies répétitives et à harmoniser le vocabulaire.
Champs
| Champ | Description |
|---|---|
| Code | Code court (ex: SECU-INC, SECOUR) |
| Libellé | Nom complet de la formation (obligatoire) |
| Type | Sécurité / Technique / Management / OFPPT / Autre |
| Durée standard | Heures (informatif) |
| Validité (mois) | 0 = pas d'expiration ; 24 = expire au bout de 2 ans |
| Organisme par défaut | Pré-rempli lors de la saisie d'une réalisation |
| Actif | Active/désactive la formation dans le catalogue |
| Observation | Description libre |
Bonnes pratiques
- Gardez le catalogue concis : 10-20 formations standard suffisent. Pour les cas particuliers, utilisez le mode « Libre » dans la saisie.
- Désactivez plutôt que de supprimer une formation devenue obsolète (la suppression est refusée si la formation est utilisée dans des réalisations).
- Renseignez
Validité (mois)pour les formations à renouvellement obligatoire (secourisme = 24, sécurité incendie = 36...).
Saisie d'une réalisation (Formations employés)
Une réalisation = un employé a suivi une formation à une date donnée.
Trois façons d'enregistrer
1. Saisie unitaire
Ajouter (bouton +) → ouvre une fiche détail vide :
| Section | Contenu |
|---|---|
| Employé | Bouton recherche → ouvre le sélecteur d'employés (filtres affaire/site/service/poste) |
| Type formation | Catalogue ou Libre (formation hors catalogue) |
| Formation | Si Catalogue → liste déroulante filtrable. Si Libre → saisie texte libre. |
| Session | Date début, date fin, durée (heures), organisme, formateur, date d'expiration (calculée) |
| Observation | Notes libres |
2. Inscription en lot ⭐ (1 formation × N employés)
Bouton « Inscription en lot » → ouvre l'assistant en 2 étapes :
| Étape | Action |
|---|---|
| 1. Formation & session | Choix formation au catalogue ou libre + saisie de la session commune (dates, organisme, formateur, observation) |
| 2. Employés | Sélection multi-employés avec filtres (Affaire, Site, Service, Poste) + recherche |
À la confirmation, l'assistant crée autant de réalisations que d'employés sélectionnés, toutes avec la même session.
Cas d'usage typique : une formation secourisme pour 30 agents → choix de la formation + 30 employés cochés → 30 lignes créées en un clic.
3. Pièces jointes
Sur chaque réalisation, un panneau Pièces jointes (icône trombone) permet de joindre :
- Attestation signée
- Convocation
- Certificat externe
- Photo de l'attestation papier
Date d'expiration
Si la formation au catalogue a une durée de validité renseignée (en mois), la date d'expiration est calculée automatiquement (date de fin + durée_validité).
Cette date est :
- Visible dans la liste des réalisations
- Visible dans l'onglet Formations de la fiche employé, avec alerte couleur :
- 🔴 Rouge gras : formation expirée
- 🟠 Orange gras : expire dans moins de 90 jours
Pas d'alertes automatiques
Le système n'envoie pas de notifications. Les RH doivent consulter la fiche employé ou la liste des formations pour identifier les renouvellements à prévoir.
Onglet « Formations » sur la fiche employé
Sur la fiche d'un salarié (Paie → Listes → Employés → ouvrir un employé), un onglet Formations affiche l'historique de tout ce qu'il a suivi.
Informations affichées
- Nombre de formations total
- Total cumulé d'heures de formation
- Tableau détaillé par formation : date, code, libellé, type, heures, organisme, formateur, date d'expiration
Cas d'usage
- Vérifier avant d'inscrire à une nouvelle formation : « A-t-il déjà suivi cette formation récemment ? »
- Suivre les heures de formation par employé (utile pour les obligations légales)
- Identifier les formations proches de l'expiration
- Justifier en cas d'audit (assurance, client donneur d'ordre, organisme certificateur)
Attestation de formation
Sur la fiche d'une réalisation, le bouton Imprimer génère une attestation officielle au format A4.
Contenu de l'attestation
- En-tête de la société (configurable selon les paramètres dossier)
- Titre « ATTESTATION DE FORMATION »
- Identité de l'employé (nom, prénom, matricule, CIN)
- Détail de la formation (intitulé, type, dates, durée, organisme, formateur)
- Date du jour
- Cachet et signature
Impression en lot
Depuis la liste des Formations employés, sélectionnez plusieurs lignes (cases à cocher) → menu Actions → « Imprimer attestation(s) » → génère un PDF unique avec une attestation par page, prêt à imprimer.
Bonnes pratiques
| Conseil | Pourquoi |
|---|---|
| Construire un catalogue des 10-20 formations récurrentes | Évite les fautes de frappe, facilite les statistiques |
| Renseigner la durée de validité au catalogue | Permet le suivi des renouvellements obligatoires |
| Utiliser « Inscription en lot » pour les sessions collectives | Gain de temps important (1 minute pour 30 employés) |
| Joindre l'attestation scannée en pièce jointe | Conservation numérique, justificatif lors d'audits |
| Vérifier l'onglet Formations avant un nouveau recrutement ou une nouvelle affectation | Identifier rapidement les compétences existantes |