Gérer plusieurs agences

La gestion par agence permet à une société qui a plusieurs agences (ou points de vente, succursales) de faire travailler chaque équipe de façon autonome, tout en gardant une seule base et une comptabilité globale.

Concrètement, chaque agence :

• ne voit que ses propres documents (devis, BL, factures, achats, encaissements, mouvements de stock…) ;
• dispose de sa propre série de numéros (optionnel) ;
• peut être affichée comme colonne dans les listes.

La direction (siège) peut, elle, tout voir.

Une seule société, plusieurs agences

Cette gestion s’adresse à une même société (même ICE) répartie en plusieurs agences. Il ne s’agit pas de créer plusieurs sociétés : les clients, articles, fournisseurs et comptes restent partagés, seuls les documents sont rattachés à une agence.

Les 3 principes

Principe	Ce que ça fait
Cloisonnement	Un utilisateur rattaché à une agence ne voit que les documents de son agence.
Numérotation par agence	Chaque agence a sa propre suite de numéros (ex. Casa et Marrakech facturent chacune dans leur série).
Colonne Agence	L’agence d’origine peut s’afficher en colonne dans les listes de documents.

Mise en place

1. Créer vos agences

   Dans le référentiel Agences, créez une fiche par agence (libellé, adresse, dépôt rattaché…).

2. Activer l’option

   Dans Options commerciales, cochez « Numérotation des documents par agence ».

   Astuce

   Si vous voulez seulement cloisonner les documents (sans séries de numéros séparées), vous pouvez laisser cette option décochée : le rattachement à l’agence et le cloisonnement fonctionnent quand même dès qu’un utilisateur est affecté à une agence.

3. Affecter chaque utilisateur à une agence

   Sur la fiche Utilisateur, renseignez le champ Agence.

   • Pour les responsables / la direction qui doivent tout voir : cochez « Accès à toutes les agences ».
   • Un utilisateur sans agence voit tous les documents (comportement d’origine).

4. Définir le numéro de départ de chaque agence

   Dans Administration → Séquences, quand l’option est active, un bandeau « Agence concernée » apparaît en haut.

   Pour chaque agence : sélectionnez-la, saisissez ses numéros de départ dans les onglets (Ventes, Achats, Trésorerie, Stock), puis cliquez sur Générer. Répétez pour l’agence suivante.

Choisir des plages qui ne se chevauchent pas

Donnez à chaque agence une plage large et distincte (ex. agence 1 à partir de 20260001, agence 2 à partir de 20265000…). Si une agence atteint le début de la plage d’une autre, OMAG bloque la création avec un message d’alerte pour éviter les doublons.

Au quotidien

• À la création d’un document, son agence est déterminée automatiquement d’après l’utilisateur connecté — rien à saisir.
• Les listes (devis, factures, paiements, mouvements…) n’affichent que les documents de l’agence de l’utilisateur.
• Pour afficher la colonne Agence dans une liste : ouvrez Configuration des colonnes, le groupe Agence apparaît → ajoutez la colonne Agence.

Série épuisée

Si une agence atteint la fin de sa plage, la création est bloquée. Contactez votre administrateur pour réinitialiser une nouvelle plage dans Séquences.

Questions fréquentes

Faut-il créer une société par agence ?

Non. Une seule société : les clients, articles et comptes restent partagés, seuls les documents sont rattachés à une agence.

Un responsable peut-il voir toutes les agences ?

Oui, en cochant « Accès à toutes les agences » sur sa fiche utilisateur.

Puis-je cloisonner sans changer la numérotation ?

Oui : laissez l'option « Numérotation des documents par agence » décochée. Le cloisonnement fonctionne dès qu'un utilisateur a une agence.

Quels documents sont concernés ?

Les ventes (devis, BC, BL, factures, avoirs, retours), les achats, la trésorerie (paiements, caisse, remises, contrôles) et les mouvements de stock (mouvements, échanges, inventaires).

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