Omag Documents

Omag Documents réunit toutes les pièces jointes de votre société — celles attachées à vos factures, achats, bulletins de paie, véhicules… — dans un seul endroit, où vous pouvez les rechercher, les ranger et les partager. Vous pouvez aussi y déposer des documents libres (contrats, scans, courriers) qui ne sont rattachés à aucune pièce.

Une application à part entière

Omag Documents est une application accessible depuis le sélecteur en haut à droite (à côté de Gestion, Compta, Paie, Parc). Elle est optionnelle : si vous ne la voyez pas, contactez votre administrateur pour l’activer.

Ce que ça change

Avant	Avec Omag Documents
Les pièces jointes sont éparpillées, chacune sur sa fiche	Toutes réunies dans une seule liste
Impossible de rechercher un fichier	Recherche par nom, type, numéro
Aucun classement transversal	Espaces de travail + étiquettes
Pas de document sans fiche	Boîte de réception pour les documents libres
Pour partager, il faut envoyer le fichier	Lien de partage externe, avec date de validité

Retrouver un document

Ouvrez Documents → Tous les documents. La liste affiche l’ensemble de vos fichiers : type, nom, espace, étiquettes, date.

• Recherche : tapez un nom de fichier, un type ou un numéro dans la barre de recherche.
• Filtres par famille : les puces Ventes / Achats / Trésorerie / Paie / Compta / Parc filtrent en un clic.
• Aperçu : cliquez sur une ligne pour ouvrir le document (aperçu à l’écran, sans le télécharger).

Première utilisation : Réindexer

Vos pièces jointes existantes ont été enregistrées avant l’activation du module. Cliquez une fois sur Réindexer (en haut à droite) pour que toutes vos pièces déjà présentes remontent dans la liste. C’est instantané et sans risque — aucun fichier n’est modifié.

Ranger vos documents

Le panneau de gauche propose deux façons de classer, combinables avec la recherche.

Les espaces de travail

Ce sont des dossiers logiques (ex. « Juridique », « RH », « Fournisseurs 2026 »), indépendants du type de document. Un espace peut contenir des factures, des contrats, des scans…

1. Créer un espace : cliquez sur le + en haut du panneau. Donnez un libellé et une couleur.

2. Créer un sous-espace : survolez un espace et cliquez sur le + qui apparaît.

3. Classer un document : ouvrez-le, choisissez son espace de travail dans le volet de droite, puis Enregistrer.

Espaces publics ou privés

Par défaut, un espace est public (visible de tous). Si vous renseignez une liste d’utilisateurs autorisés lors de sa création, il devient privé : seuls ces utilisateurs (et vous, son créateur) voient l’espace et les documents qu’il contient. Les documents non classés restent visibles de tous.

Les étiquettes

Des pastilles colorées transversales que vous posez sur les documents (ex. « Urgent », « À vérifier », « Signé »). Cliquez sur une étiquette dans le panneau pour filtrer les documents qui la portent. Un document peut en avoir plusieurs — choisissez-les dans le volet de droite du document.

La boîte de réception

C’est l’entrée pour les documents qui n’ont pas encore de place : scans, courriers, factures reçues.

1. Importer : cliquez sur Importer (en haut à droite) et sélectionnez un ou plusieurs fichiers. Ils arrivent dans la Boîte de réception.

   Formats et taille acceptés

   PDF, images (JPG, PNG, WEBP, GIF), Word, Excel, CSV et texte — 15 Mo maximum par fichier. Les fichiers non conformes sont ignorés avec un message.

2. Traiter : ouvrez un document et donnez-lui un espace et des étiquettes. Une fois classé, il quitte la boîte.

Diviser un PDF

Si vous avez scanné plusieurs documents dans un seul PDF, ouvrez-le et cliquez sur Diviser le PDF : choisissez une page par document ou des intervalles (ex. 1-2, 3, 4-6). Chaque partie devient un document distinct dans la boîte de réception.

Traiter une facture par IA

Sur une facture reçue (PDF ou image), cliquez sur Traiter comme facture : l’intelligence artificielle lit la facture et pré-remplit une saisie (fournisseur, date, montants). Vous vérifiez, puis vous validez.

Partager un document en externe

Vous pouvez donner à un tiers (client, expert-comptable…) un lien pour consulter un document, sans qu’il ait de compte OMAG.

1. Ouvrez le document et cliquez sur Partager.

2. Choisissez une durée de validité (7 jours, 30 jours, 90 jours ou illimité).

3. Cliquez sur Générer le lien, puis copiez-le et envoyez-le.

Suivre et révoquer les liens

Le dialog Partager liste les liens actifs du document : vous pouvez à tout moment en copier un ou le révoquer (il cesse alors de fonctionner). La vue Paramètres regroupe tous les partages en cours de la société.

Qui peut ouvrir le lien

Toute personne disposant du lien peut consulter le document jusqu’à son expiration ou sa révocation. Ne partagez que des documents non sensibles, et préférez une durée courte.

Paramètres

Le menu Documents → Configuration → Paramètres centralise :

• les partages actifs de toute la société (copier / révoquer) ;
• la gestion des étiquettes (créer, renommer, supprimer) ;
• la vue d’ensemble des espaces (public / privé) et leur suppression.

Questions fréquentes

Mes anciennes pièces jointes apparaissent-elles ?

Oui, après un clic sur « Réindexer » à la première utilisation. Elles restent aussi accessibles normalement depuis chaque fiche.

Supprimer un document ici le supprime-t-il partout ?

Oui : le fichier est retiré du disque (comme depuis le volet Pièces jointes d'une fiche). Une confirmation est demandée et l'action est réservée aux utilisateurs ayant le droit de suppression.

Un espace privé cache-t-il vraiment les documents ?

Oui. Un utilisateur non autorisé ne voit ni l'espace ni les documents qu'il contient, y compris dans la recherche. Seuls les documents non classés restent visibles de tous.

Le lien de partage expire-t-il ?

Selon la durée choisie (7/30/90 jours ou illimité). Vous pouvez aussi le révoquer manuellement à tout moment.

La facture traitée par IA est-elle créée automatiquement ?

Non : l'IA pré-remplit la saisie, vous vérifiez les données (fournisseur, comptes, montants) puis vous validez la création.