Approuver les demandes d'achat

🎯 Ce que vous allez faire : décider qui approuve les demandes d’achat, à combien de niveaux et dans quels cas, puis traiter les demandes qui vous attendent.

Deux façons d’approuver

	Approbation simple	Circuit d’approbation
Qui approuve	Toute personne ayant le droit Approbation Demandes d’achat	Les personnes désignées à chaque étape
Niveaux	Un seul	Autant que nécessaire, dans l’ordre
Selon le cas	Non	Oui : montant, budget, maximum du site, site
Mise en place	Rien à faire	Paramétrer la hiérarchie, les rôles et le circuit

Tant qu’aucun circuit n’est actif, c’est l’approbation simple qui s’applique.

Module Circuit d'approbation

Le circuit d’approbation fait partie du module Circuit d’approbation. Sans ce module, les écrans Hiérarchie et rôles, Circuits d’approbation et Mes approbations n’apparaissent pas, et l’approbation simple reste disponible.

1. Décrire la hiérarchie et les rôles

Menu : Administration → Société → Hiérarchie et rôles

1. Onglet Responsables : pour chaque utilisateur, choisissez son responsable direct (N+1). Le N+2 s’en déduit. Pour le dirigeant, choisissez Sommet de la hiérarchie.
2. Onglet Rôles : créez les groupes d’approbateurs (par exemple Direction, Achats) et ajoutez leurs membres. Un membre peut être limité à un site : il n’approuve alors que les demandes de ce site.
3. Enregistrer.

Responsable « non défini »

Si un circuit a besoin du N+1 d’un demandeur et que celui-ci n’est pas défini, la validation de sa demande est refusée avec un message qui l’explique. OMAG ne laisse jamais passer une demande faute de paramétrage.

2. Construire le circuit

Menu : Administration → Société → Circuits d’approbation

1. Choisissez le document Demande d’achat, puis Modifier.
2. Ajouter une étape pour chaque niveau, dans l’ordre. Pour chacune :
   • un libellé (ex. « Responsable d’exploitation ») ;
   • qui approuve : le N+1 du demandeur, son N+2, un rôle, ou le responsable du site de la demande ;
   • quand : sans condition, l’étape s’applique toujours. Sinon ajoutez une ou plusieurs conditions — il suffit que l’une soit remplie :
     • montant estimé supérieur à un seuil ;
     • maximum du site dépassé ;
     • budget annuel du site dépassé : le réalisé comptabilisé, plus l’engagé (DA approuvées pas encore commandées, commandes pas encore reçues, réceptions pas encore facturées, factures pas encore comptabilisées), plus la demande, dépassent le budget de l’année ;
     • demande d’un site donné.
3. Cochez Circuit actif et Enregistrer.
4. Vérifiez avec Tester sur le document n° : OMAG affiche le chemin que suivrait cette demande et les approbateurs de chaque étape, sans rien modifier.

Exemple : étape 1 « Responsable d’exploitation » (N+1, toujours) ; étape 2 « Direction » (rôle Direction, si le montant dépasse 5 000 DH ou si le budget du site est dépassé). Une petite demande n’a qu’un niveau, une grosse en a deux.

Montant estimé

Une demande d’achat n’a pas de prix : son montant est estimé avec le dernier prix d’achat HT de chaque article (à défaut, son coût moyen). Un article sans aucun prix compte pour zéro.

Astuce

Modifier un circuit ne touche que les prochaines demandes validées. Celles déjà en cours gardent le chemin calculé à leur validation.

3. Au quotidien

1. Le demandeur valide sa demande : elle part à la première étape. Un message indique à qui.
2. Chaque approbateur de l’étape reçoit un e-mail avec un lien personnel et une alerte dans la cloche.
3. Il décide depuis Achats → Mes approbations, depuis la demande elle-même (menu Actions), ou directement par le lien de l’e-mail.
4. Approuvée : la demande passe à l’étape suivante, ou est approuvée si c’était la dernière. Refusée (motif obligatoire) : elle revient au demandeur, qui est prévenu par e-mail.

L’onglet Approbation de la demande montre la frise des étapes : qui a décidé, quand, et pourquoi chaque étape s’applique.

Règles

• On n’approuve jamais sa propre demande. Si le demandeur est le seul approbateur d’une étape, elle remonte à son N+1.
• Seule une demande approuvée ou en attente peut passer en commande ; une demande refusée ne le peut pas.
• Le lien d’un e-mail ne vaut que pour son étape : une fois l’étape passée, il ne permet plus rien.
• Corriger une demande refusée suppose de la dévalider ; à sa nouvelle validation, le circuit repart du début.
• Relancer le circuit (menu Actions, droit d’approbation) annule les décisions prises et repart de la première étape.

Commandes fournisseur

Le même mécanisme s’applique aux commandes fournisseur : dans Circuits d’approbation, choisissez le document Commande fournisseur et construisez son circuit. Les conditions portent sur le montant HT réel de la commande, le budget du site (réalisé + engagé + commande) ou le site.

Tant qu’une commande est en cours d’approbation ou refusée, elle ne peut être ni réceptionnée ni facturée (transfert et import refusés). Sans circuit actif, l’approbation simple des commandes reste inchangée.

Absences : déléguer ses approbations

Un approbateur absent confie ses décisions à un collègue pour une période :

• soi-même : Achats → Mes approbations, bloc Mon absence, « Déléguer pendant mon absence » (à qui, du, au) ;
• l’administrateur, pour n’importe qui : Administration → Société → Hiérarchie et rôles, onglet Délégations.

Pendant la période, le délégué reçoit les e-mails, voit les demandes dans « Mes approbations » (« en remplacement de … ») et décide. La frise indique « approuvé par Y pour X ». Une seule délégation à la fois par absent ; un délégué ne décide jamais sur sa propre demande.

Relances

Dans Circuits d’approbation, « Relancer une étape en attente après N jours » (2 par défaut, 0 = jamais) : chaque matin, l’approbateur (ou son délégué) d’une étape en attente depuis plus de N jours reçoit un rappel, puis à nouveau tous les N jours.

Questions fréquentes

Ma demande est validée mais personne n'a reçu d'e-mail.

Vérifiez que les approbateurs ont une adresse e-mail dans Utilisateurs et droits. Le menu Actions → Notifier l'approbateur relance l'envoi.

Je suis approbateur mais je ne vois pas les boutons Approuver / Refuser.

Ils n'apparaissent que si la demande attend VOTRE étape. Consultez l'onglet Approbation pour voir qui est attendu.

Comment revenir à l'approbation simple ?

Décochez « Circuit actif » dans Circuits d'approbation. Les demandes déjà dans un circuit vont jusqu'au bout.

Une étape a été passée automatiquement.

Le demandeur était le seul approbateur de l'étape et il est au sommet de la hiérarchie : il ne peut pas s'approuver lui-même, et personne n'est au-dessus de lui.

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