Gérer les dossiers clients

🎯 Ce que vous allez faire : paramétrer un dossier client — ce qu’il doit déclarer, qui y accède en ligne, et quels documents circulent.

Menu : Cabinet → Dossiers → Mes clients

C’est l’écran central du cabinet. Tout ce qui concerne un client se règle ici.

La liste

Une ligne par société suivie.

Colonne	Ce qu’elle indique
Société	Le nom du dossier
Suivi cabinet	Oui / Non — les dossiers « Non » sont masqués par défaut
Accès portail	Nombre de contacts pouvant se connecter à l’espace en ligne
Obligations	Nombre de déclarations cochées pour ce dossier

Au-dessus de la liste : une recherche rapide et quatre filtres — Tous, Sans accès, Sans obligations, Avec obligations.

Le menu Actions permet d’afficher les non suivies et d’exporter vers Excel.

Deux filtres qui servent tous les jours

Sans obligations montre les dossiers qui ne remonteront dans aucun tableau de bord. Sans accès montre ceux dont le gérant ne peut pas encore se connecter.

Le dossier

Un clic sur une ligne ouvre le dossier dans un panneau latéral, organisé en onglets.

Le bouton Ouvrir le dossier, en haut du panneau, bascule sur la société et vous laisse choisir le module : sa comptabilité, sa gestion, sa paie…

Un seul Enregistrer, deux onglets concernés

Le bouton Modifier en haut du panneau ouvre la saisie des onglets Paramètres et Obligations. Un seul Enregistrer valide les deux. Les onglets Accès portail, Documents partagés et Documents reçus sont autonomes : leurs actions s’appliquent immédiatement.

Paramètres

Une seule case : Société suivie par le cabinet. Décochez-la pour un dossier que vous ne suivez plus — il quitte la liste et les tableaux de bord, sans rien perdre de son historique.

Obligations

La liste des types d’obligations actifs, avec leur périodicité et leur jour d’échéance. Cochez celles auxquelles la société est soumise.

C’est cette sélection qui génère les échéances de l’année : elles alimentent le tableau de bord et l’espace du gérant.

Sous chaque obligation cochée, choisissez son responsable au cabinet. C’est lui qui reçoit les rappels par email. Pour aller plus vite, choisissez un collaborateur en haut de l’onglet, puis Appliquer à toutes les obligations cochées.

Les échéances personnalisées sont conservées

Une société peut avoir une date d’échéance ou de rappel propre, réglée dans sa fiche société. Enregistrer Mes clients ne l’efface plus.

Pas d'obligation, pas de suivi

Une société dont aucune obligation n’est cochée n’apparaît nulle part dans le suivi, et son gérant voit un espace vide en ligne.

Accès portail

La liste des personnes autorisées à se connecter à l’espace en ligne de cette société.

1. Ajouter un contact

   L’email est obligatoire : c’est l’identifiant de connexion. Le nom et la fonction sont indicatifs ; saisissez-les en caractères latins. Laissez cochée Envoyer le lien d’activation par e-mail.

2. Transmettre le lien

   OMAG produit un lien personnel, valable 7 jours et utilisable une seule fois. Le gérant l’ouvre et choisit lui-même son mot de passe : vous ne le connaîtrez jamais. Si l’email ne suffit pas, Copier le message (WhatsApp…) prépare un message prêt à envoyer, et Copier le lien copie le lien seul.

3. Gérer ensuite

   Chaque ligne propose trois actions : modifier le contact (email, nom, fonction), réinitialiser l’accès, ou supprimer l’accès. L’interrupteur Statut suspend un accès sans le supprimer, et la colonne Dernier accès indique la dernière connexion.

Réinitialiser coupe aussitôt l’ancien mot de passe et émet un nouveau lien. Le gérant qui a simplement oublié son mot de passe n’a pas besoin de vous : il clique Mot de passe oublié ? sur l’écran de connexion.

Un gérant de plusieurs sociétés

Une même adresse peut ouvrir plusieurs de vos sociétés, une holding et sa filiale par exemple, avec un seul mot de passe. Créez l’accès dans chaque société avec la même adresse : si le contact utilise déjà l’espace, la société s’ajoute à son accès, sans nouveau lien. Il choisit sa société en haut de son espace.

La réinitialisation s’applique à toutes ses sociétés. La suspension, elle, se règle société par société.

Un accès ne suffit pas à ouvrir le portail

Si le portail du cabinet est désactivé, un bandeau jaune vous le rappelle en haut de l’onglet. Les identifiants créés sont valides, mais la connexion sera refusée. L’activation se fait dans Configuration du portail.

Documents partagés

Ce que vous publiez pour le client : liasse, attestations, balance, bulletins…

Saisissez un titre (en caractères latins), choisissez le fichier, cliquez Déposer. Formats acceptés : PDF, Word, Excel, images et texte, jusqu’à 10 Mo.

L’interrupteur Visible client commande la publication. Un document déposé mais non visible reste chez vous — pratique pour préparer un envoi.

La colonne Consulté par le client donne la date à laquelle le gérant l’a ouvert pour la première fois. Un document déjà consulté ne se supprime plus : c’est la preuve de ce que vous lui avez remis. Pour le retirer de son espace, décochez Visible client.

Documents reçus

Ce que le client vous a envoyé depuis son espace. Un badge rouge sur l’onglet compte les documents non lus, tous dossiers confondus.

Chaque ligne affiche son état de réception, la catégorie, qui l’a déposé et quand. Les actions sont les mêmes que dans Pièces reçues : accuser réception, refuser avec un motif, consulter l’historique.

Une pièce pas encore traitée peut être supprimée. Une pièce accusée ou refusée ne se supprime plus : Retirer de la liste la fait disparaître de l’écran, mais elle reste conservée avec son historique.

L’historique d’un document

Le bouton Historique et attestation de chaque document, reçu ou envoyé, ouvre sa frise : dépôt, accusé de réception, refus, emails envoyés, consultations par le client, retraits. Chaque étape porte sa date, son heure et son auteur.

Attestation PDF produit un document daté qui reprend cette frise et l’empreinte du fichier. Elle atteste que le fichier conservé est identique à celui reçu ou remis. Utile si un client conteste un envoi.

Comptabiliser sans re-télécharger

Les factures et relevés déposés par vos clients se traitent plus vite depuis Pièces reçues : la lecture automatique y récupère le document là où il est.

Courrier

Les échanges écrits avec ce client sur les douze derniers mois : courriers envoyés et reçus, avec leur référence, leur statut, et s’ils ont été lus ou ont reçu un accord depuis le portail.

Nouveau courrier et Enregistrer un courrier reçu ouvrent le registre du courrier directement sur ce dossier ; Ouvrir le registre l’ouvre tel quel. Un clic sur une ligne y ouvre le courrier concerné.

Honoraires

Ce que ce client doit au cabinet : voir Suivre les honoraires du cabinet. Quand le dossier n’a encore aucune mission, Ouvrir les honoraires mène à l’écran des honoraires pour en créer une.

Collaborateur limité à certains dossiers

Un collaborateur dont l’accès est limité à certains dossiers ne voit qu’eux : dans Mes clients, mais aussi dans le courrier et les contrôles fiscaux.

Questions fréquentes

Où sont passées mes sociétés ?

La liste masque par défaut les dossiers non suivis. Menu Actions → Afficher les non suivies.

Puis-je cocher les mêmes obligations pour plusieurs sociétés d'un coup ?

Pas encore : la sélection se fait dossier par dossier. Le filtre « Sans obligations » vous aide à n'oublier personne.

Le client peut-il voir tous les documents que je dépose ?

Seulement ceux marqués « visible client ». Les autres restent internes au cabinet.

Que se passe-t-il si je supprime un accès portail ?

Le contact ne peut plus se connecter. Pour une suspension temporaire, préférez l'interrupteur de statut.

Un message refuse mon texte en arabe.

Le titre d'un document, le nom et la fonction du contact n'acceptent que les caractères latins. L'objet et le texte des courriers, eux, acceptent l'arabe.

Pourquoi ne puis-je plus supprimer un document ?

Il a été accusé, refusé ou consulté par le client : il sert de preuve. Retirez-le de la liste, ou masquez-le du portail ; il reste conservé.

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