Mettre en route l'espace cabinet
🎯 Ce que vous allez faire : partir d’un espace vide et arriver à un gérant qui consulte ses déclarations en ligne, tout seul.
Comptez une trentaine de minutes pour le premier dossier. Les suivants prennent deux minutes chacun.
Avant de commencer
Section intitulée « Avant de commencer »| Il vous faut | Pourquoi |
|---|---|
| L’application Cabinet dans votre sélecteur | Sans elle, les écrans ci-dessous n’existent pas. Contactez OMAG si elle n’apparaît pas. |
| Les droits sur les écrans du cabinet | Sinon l’écran se ferme avec un message d’avertissement. Voir Gérer les utilisateurs et leurs droits. |
| Vos sociétés clientes créées | Ce sont les dossiers que vous allez suivre. |
| L’email de chaque gérant | C’est son identifiant de connexion au portail. |
Les étapes
Section intitulée « Les étapes »-
Ouvrir l’application Cabinet
Dans le sélecteur d’applications, choisissez Cabinet. Le menu affiche trois groupes : Dossiers, Suivi, Portail.
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Régler le portail et l’activer
Menu Cabinet → Portail → Configuration du portail, onglet Paramètres.
Renseignez le nom du cabinet — il apparaît dans les emails et dans l’espace de vos clients. Activez ensuite Activer le portail cabinet, puis cliquez Enregistrer.
L’enregistrement génère l’identifiant cabinet, affiché en haut à droite. C’est le même pour tous vos clients, et il leur sera nécessaire pour se connecter. Le bouton de copie le met dans le presse-papiers.
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Définir vos types d’obligations
Menu Cabinet → Dossiers → Types d’obligations.
Créez une ligne par déclaration que vous suivez : TVA mensuelle, TVA trimestrielle, IS, IR, CNSS… Pour chacune, indiquez la périodicité et le jour d’échéance légal.
C’est un référentiel commun : vous le faites une seule fois pour tout le cabinet. Voir Définir les types d’obligations.
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Déclarer les dossiers que vous suivez
Menu Cabinet → Dossiers → Mes clients.
La liste montre vos sociétés. Ouvrez celles que vous ne suivez pas et décochez Société suivie par le cabinet : elles disparaissent de la liste et des tableaux de bord. Une société en trop fausse vos pourcentages d’avancement.
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Cocher les obligations de chaque société
Toujours dans Mes clients, ouvrez une société, onglet Obligations. Cliquez Modifier, cochez les déclarations auxquelles elle est soumise, puis Enregistrer.
C’est cette étape qui fait exister les échéances. Une société sans obligation n’apparaît dans aucun tableau de bord et son gérant voit un espace vide.
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Créer l’accès du gérant
Même écran, onglet Accès portail → Ajouter un contact.
Saisissez l’email du gérant (obligatoire), son nom et sa fonction. Laissez cochée Envoyer le lien d’activation par e-mail.
OMAG ne crée aucun mot de passe que vous connaîtriez. Il produit un lien personnel, valable 7 jours et utilisable une seule fois. Le gérant l’ouvre et choisit lui-même son mot de passe.
La fenêtre qui s’affiche rappelle l’identifiant cabinet et l’email. Si le gérant ne lit pas ses emails, utilisez Copier le message (WhatsApp…) ou Copier le lien et envoyez-le-lui vous-même.
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Choisir ce que le gérant voit
Retour dans Configuration du portail, onglet Modules. Les espaces proposés : Mes déclarations, Mes échéances, Mon courrier, Mes documents, Mes indicateurs. Cliquez Enregistrer pour appliquer vos choix.
Si vous activez les indicateurs, passez à l’onglet Indicateurs pour choisir lesquels, dans quel ordre, et sous quel libellé.
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Vérifier avant d’annoncer
Dans la barre du haut de Configuration du portail, le bouton Voir le portail ouvre la page de connexion dans un nouvel onglet. Pour voir ce que votre client verra, créez un accès d’essai avec votre propre adresse et activez-le par son lien.
Une fois en route
Section intitulée « Une fois en route »| Quand | Où | Quoi |
|---|---|---|
| Chaque jour | Tableau de bord | Traiter les retards et les échéances urgentes |
| Chaque jour | Pièces reçues | Accuser réception des pièces déposées, puis les comptabiliser |
| À la demande | Mes clients | Publier un document pour un client, ouvrir un nouvel accès |
| Du lundi au vendredi à 8 h | Votre boîte mail | Le récapitulatif des nouveaux dépôts, s’il y en a, envoyé aux adresses d’alerte renseignées dans Configuration du portail |
Dépannage
Section intitulée « Dépannage »| Symptôme | Cause la plus fréquente |
|---|---|
| Le gérant ne peut pas se connecter | Le portail n’est pas activé, ou son accès a été désactivé |
| Le lien d’activation ne fonctionne plus | Il a dépassé ses 7 jours, ou il a déjà servi. Réinitialisez l’accès : un nouveau lien est émis |
| Le gérant a oublié son mot de passe | Il clique Mot de passe oublié ? sur l’écran de connexion et reçoit un code par email |
| Le gérant voit un espace vide | Aucune obligation n’est cochée pour sa société |
| Le gérant ne voit pas ses documents | Le module Mes documents n’est pas activé, ou le document n’est pas marqué visible client |
| Une société n’apparaît pas dans la liste | Elle n’est pas marquée « suivie par le cabinet » — utilisez Actions → Afficher les non suivies |
| Un dossier est absent du tableau de bord | Il n’a aucune obligation cochée |
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Faut-il un identifiant différent par client ?
Non. L'identifiant cabinet est unique et commun à tous vos clients. Ce qui distingue chaque gérant, c'est son email et son mot de passe ; il ne voit que ses propres sociétés.
Puis-je préparer les accès avant d'ouvrir le portail ?
Oui. Vous pouvez créer les contacts et envoyer les liens. L'écran vous rappelle que la connexion sera refusée tant que le portail n'est pas activé.
Plusieurs personnes peuvent-elles accéder à l'espace d'une même société ?
Oui, vous pouvez créer plusieurs contacts pour une même société, chacun avec son email et son mot de passe.
Est-ce que je connais le mot de passe de mon client ?
Non. Le gérant le choisit lui-même par son lien d'activation. Vous ne le voyez jamais.
Un même gérant suit une holding et sa filiale.
Créez un accès avec la même adresse dans chacune des deux sociétés. Il garde un seul mot de passe et choisit sa société en haut de son espace.