Traiter les pièces reçues
🎯 Ce que vous allez faire : transformer les documents déposés par vos clients en écritures, sans les télécharger ni les ressaisir.
Menu : Cabinet → Suivi → Pièces reçues
Quand un gérant dépose une facture depuis son espace en ligne, elle arrive ici. La lecture automatique va chercher le fichier là où il est : plus besoin de le télécharger pour le redéposer ailleurs.
La liste
Section intitulée « La liste »Chaque pièce affiche son titre, sa catégorie, sa date de dépôt et le nom du fichier d’origine. Un compteur en haut à droite rappelle combien de pièces attendent.
La bascule Ce dossier / Tous les dossiers change la portée. En Tous les dossiers, une pastille indique à quel client appartient chaque pièce — c’est la vue à utiliser pour dépiler le courrier du matin en une passe.
Le bouton Voir les traitées réaffiche les pièces déjà comptabilisées, grisées, avec le numéro de l’écriture produite.
Comptabiliser une pièce
Section intitulée « Comptabiliser une pièce »-
Vérifier le document
L’icône œil ouvre le fichier dans un nouvel onglet. Un coup d’œil évite d’analyser un document illisible.
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Lancer la lecture
Le bouton Comptabiliser lit la pièce et en extrait le fournisseur, le numéro, la date et les montants.
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Contrôler le résultat
Une fenêtre affiche ce qui a été lu : fournisseur (et son ICE), numéro, date, HT, TVA, TTC. OMAG indique s’il a rapproché un fournisseur existant du dossier, ou s’il devra le créer.
Si rien n’a pu être extrait, un bandeau rouge vous le dit : le document n’est probablement pas une facture lisible.
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Valider
Comptabiliser crée la facture fournisseur, alimente la TVA déductible et génère l’écriture. La pièce est alors rattachée à cette écriture et ne pourra plus être traitée deux fois.
Détacher une pièce
Section intitulée « Détacher une pièce »Une pièce comptabilisée par erreur se détache de son écriture : elle redevient à traiter. L’écriture, elle, n’est pas supprimée — vous la corrigez ou la supprimez séparément depuis la comptabilité du dossier.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »D'où viennent ces pièces ?
Des dépôts faits par les gérants depuis leur espace en ligne, onglet « Mes dépôts ».
Puis-je traiter les pièces de tous mes clients d'un coup ?
Oui, basculez sur « Tous les dossiers ». Chaque pièce reste rattachée à son propre dossier lors de la comptabilisation.
Le fournisseur n'existe pas dans le dossier, que se passe-t-il ?
Il est créé automatiquement à l'import, avec les informations lues sur la facture.
Une pièce peut-elle être comptabilisée deux fois ?
Non. Une fois rattachée à une écriture, elle est marquée comme traitée. Il faut la détacher pour la retraiter.