Domicilier vos clients au cabinet

🎯 Ce que vous allez faire : domicilier vos clients au cabinet en respectant les obligations du domiciliataire, sans tenir de registre à côté.

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Vue d’ensemble

La loi 89-17 encadre la domiciliation d’entreprises (Code de commerce, art. 544-1 et suivants). Le cabinet qui domicilie ses clients devient domiciliataire, avec des obligations datées. Le registre les suit pour vous, contrat par contrat.

Avant de commencer

Récépissé DGI : saisissez le numéro du récépissé de votre déclaration préalable d’exercice de la domiciliation. Il figure sur les contrats et les attestations.

Domicilier un client

Créer le contrat

Nouveau domicilié, ou, depuis un projet de création dont le siège est en domiciliation, Domicilier au cabinet : l’identité, la forme et le gérant sont repris du projet.
Compléter le dossier

Identité du domicilié, représentant (pièce d’identité, adresse, contacts), date d’effet, date de fin et tacite reconduction, rémunération mensuelle. Cochez Procuration reçue quand le client vous a donné procuration pour recevoir ses plis.
Générer les documents

Contrat de domiciliation, Attestation de domiciliation (pour le registre du commerce) et Procuration se remplissent avec le contrat. Relisez, complétez les « [à compléter] », puis Version définitive dans le dossier : le PDF rejoint les pièces du domicilié.

Les champs du contrat

Champ	Contenu
Nom ou raison sociale, Type, Forme, Activité	Le domicilié, personne morale ou physique
RC, IF, ICE	Repris dans l’attestation et la liste annuelle ; « en cours d’immatriculation » tant que le RC manque
Dossier client	Facultatif : lie le domicilié à sa fiche dans Mes clients
Représentant, Qualité, Pièce d’identité, Adresse personnelle, Téléphone, Email	Le dossier d’identité exigé par la loi ; incomplet, il est signalé
Date d’effet, Date de fin, Tacite reconduction	Sans date de fin : durée indéterminée. Avec date de fin sans reconduction : rappel 30 jours avant
Rémunération mensuelle HT	Reprise en chiffres et en lettres dans le contrat
Procuration reçue	À cocher à réception de la procuration signée ; tant qu’elle manque, c’est signalé
Résilié le, Motif de fin, Fin notifiée le	Voir Fin d’un contrat

Les plis reçus

Enregistrer un pli : date de réception, expéditeur, objet, recommandé ou non, venant de l’administration ou non. Notez ensuite sa remise au client.

Un recommandé de l’administration que vous ne pouvez pas remettre se signale aux impôts et à la TGR dans les 15 jours de sa réception : le registre le compte en retard tant que la date de signalement n’est pas saisie.

Exemple

Un pli recommandé de la DGI arrive le 10 octobre pour un client parti en voyage :

Date	Vous saisissez	Le registre affiche
10/10	Pli reçu, DGI, recommandé, administration	À signaler aux impôts / TGR avant le 25/10
26/10	Rien	En retard dans la colonne À traiter
26/10	Non remis, signalé le 26/10	Plus rien à traiter : le signalement est daté au registre

Si le client passe le chercher, saisissez plutôt Remis le et Remis à.

Ce que le registre surveille

Obligation	Délai
Recommandé de l’administration non remis	Signalé sous 15 jours
Fin ou résiliation du contrat	Greffe, impôts et TGR informés sous 1 mois
Liste des domiciliés de l’année	Impôts et TGR (et douane le cas échéant) avant le 31 janvier
Dossier d’identité du domicilié	Conservé 5 ans après la fin
Contrat à durée fixe	Rappel 30 jours avant son terme

La colonne À traiter de la liste compte les points ouverts ; la fiche les détaille en tête.

La liste annuelle

Tant que la liste de l’année écoulée n’est pas transmise, un bandeau la rappelle au-dessus du registre. Liste annuelle affiche les domiciliés de l’année (tout contrat ouvert au moins un jour), produit le PDF à déposer, et garde la date de transmission.

Fin d’un contrat

Saisissez la date de résiliation et le motif, puis, une fois le greffe, les impôts et la TGR informés, la date Fin notifiée. Un contrat qui a commencé ne se supprime pas : son dossier se conserve 5 ans.

Questions fréquentes

Le domicilié n'est pas un client du cabinet, puis-je l'enregistrer ?

Oui. Le lien vers un dossier client est facultatif.

Pourquoi ne puis-je pas supprimer un contrat ?

Il a pris effet : la loi impose de conserver le dossier du domicilié 5 ans après la fin. Résiliez-le ; seul un contrat qui n'a pas encore commencé se supprime.

Un pli simple non remis doit-il être signalé ?

L'obligation de signalement vise les lettres recommandées de l'administration. Les autres plis sont seulement tracés.