Faire valider les écritures par lots

🎯 Ce que vous allez faire : faire saisir un collaborateur (stagiaire, assistant) dans un lot d’attente, puis contrôler et valider ses écritures avant qu’elles n’entrent en comptabilité.

Menu : Comptabilité → Saisie → Lots de saisie

Un lot de saisie est un brouillard. Tant qu’un collaborateur a un lot ouvert, ses nouvelles écritures ne vont pas en comptabilité : elles sont déposées dans le lot, en attente.

Une écriture en attente n’existe pas encore en comptabilité. Elle n’apparaît ni dans la balance, ni dans le grand-livre, ni dans les déclarations. Elle n’a pas encore de numéro d’écriture.

Le responsable ouvre le lot, coche les écritures qu’il retient et les valide : elles entrent alors en comptabilité avec leur numéro définitif. Celles qu’il ne retient pas restent dans le lot, avec un motif si besoin.

Avant de commencer

Droits : chaque personne doit avoir accès à l’écran Lots de saisie.
- Le collaborateur qui saisit : droit Ajout pour créer son lot, droit Modification pour corriger ses écritures.
- Le responsable qui contrôle : droit Validation pour valider ou rejeter, droit Suppression pour supprimer.
- Voir Utilisateurs et droits.
Le lot appartient à celui qui le crée. C’est le collaborateur qui saisit qui doit créer son lot, pas le responsable.
Les écrans concernés sont la Saisie Standard et la Saisie au kilomètre. Seules les écritures nouvelles partent dans le lot : la modification d’une écriture déjà en comptabilité n’y passe jamais.

Les étapes

Le collaborateur crée son lot. Dans Lots de saisie, il clique sur Nouveau lot, saisit un Libellé (ex. « Achats janvier ») puis Créer. Le message confirme : « Lot N créé. Vos prochaines saisies y seront déposées. »
Le collaborateur saisit normalement dans la Saisie Standard ou la Saisie au kilomètre. En Saisie Standard, un bandeau Lot N · libellé rappelle que le lot est ouvert, avec le nombre d’écritures en attente. À chaque enregistrement : « Écriture déposée dans le lot N (#rang). Elle entrera en comptabilité à sa validation. »
Le responsable ouvre l’écran Lots de saisie. À gauche, la liste des lots de l’exercice : numéro, libellé, statut Ouvert ou Clos, auteur et nombre d’écritures en attente (ou Tout validé). Il clique sur un lot.
Il contrôle les écritures. À droite, une carte par écriture : rang, journal, date, libellé, montant, puis ses lignes (compte, intitulé, libellé, débit, crédit). Le bandeau du haut donne le nombre d’écritures, le total débit, le total crédit et le nombre d’écritures non équilibrées.
Il choisit les écritures à traiter. Toutes sont cochées par défaut. Il décoche celles à revoir, ou utilise Tout cocher / Tout décocher.
Il valide. Bouton Valider la sélection (N), puis confirmation. Le message indique le nombre d’écritures « validée(s) et passée(s) en comptabilité ».
Il traite le reste : Rejeter avec motif pour renvoyer au collaborateur, ou Supprimer pour effacer.

Ce qui se passe à la validation

Les écritures cochées quittent le lot et entrent en comptabilité.
Chaque écriture reçoit son numéro définitif à ce moment, pas à la saisie. Une écriture supprimée du lot ne laisse donc aucun trou dans la numérotation.
La ventilation analytique automatique est faite à la validation, comme pour une saisie directe.
C’est tout ou rien : si une seule écriture de la sélection est refusée, aucune n’est validée. Le lot reste intact.
Les écritures non cochées restent dans le lot. Le lot n’est jamais vidé de force.

Les contrôles bloquants

Avant de valider, OMAG revérifie chaque écriture. Le plan comptable ou les clôtures ont pu changer depuis la saisie.

Contrôle	Message affiché
L’écriture doit être équilibrée	« Écriture(s) non équilibrée(s) dans la sélection : #… Décochez-les ou corrigez-les. »
Les comptes doivent exister, être des comptes de mouvement et ne pas être en sommeil	« Compte(s) refusé(s) : … Rien n’a été enregistré. »
Un compte à analytique obligatoire doit avoir une grille de ventilation complète	« Saisie analytique obligatoire : aucune grille de ventilation complète sur … »
La période ne doit pas être clôturée	« Période comptable clôturée pour : … Rouvrez la période ou changez la date. »

Rejeter ou corriger une écriture

Rejeter avec motif : cochez les écritures, cliquez, saisissez un Motif puis Rejeter. Les écritures restent dans le lot. Le motif s’affiche en jaune sous l’en-tête de chaque écriture, pour que son auteur corrige.
Corriger : le crayon d’une écriture l’ouvre dans la Saisie Standard, dans un onglet « Lot N · écriture #rang ». Après enregistrement, elle reprend sa place dans le lot et reste en attente. L’écran des lots se met à jour tout seul.
Le motif de rejet disparaît une fois l’écriture corrigée et réenregistrée.

Ouvrir ou clore un lot

Le champ Statut de l’en-tête bascule le lot entre Ouvert et Clos. Le Libellé se modifie au même endroit.

Ouvert : les nouvelles saisies de son auteur y sont déposées.
Clos : le lot n’accepte plus de saisie. Son auteur saisit de nouveau directement en comptabilité. Les écritures restantes peuvent toujours être validées, mais plus corrigées : rouvrez le lot pour les modifier.

Un collaborateur qui a plusieurs lots ouverts dépose ses saisies dans le plus récent.

Questions fréquentes

Mon écriture n'apparaît pas dans la balance. Pourquoi ?

Vous avez un lot ouvert : votre écriture est en attente dans ce lot. Elle entrera en comptabilité quand un responsable la validera. Le bandeau « Lot N » en haut de la Saisie Standard le signale.

Je veux de nouveau saisir directement en comptabilité. Que faire ?

Ouvrez Lots de saisie, sélectionnez votre lot et passez son Statut à Clos. Vos prochaines saisies iront directement en comptabilité.

Le bouton Valider la sélection est grisé. Pourquoi ?

Soit aucune écriture n'est cochée, soit vous n'avez pas le droit de valider : le message « Vous n'avez pas le droit de valider » s'affiche alors. Demandez le droit Validation à votre administrateur.

« Écriture(s) non équilibrée(s) dans la sélection » : que faire ?

Décochez les écritures citées pour valider les autres, ou corrigez-les avec le crayon. Elles portent l'étiquette rouge « Non équilibrée ».

« Période comptable clôturée » à la validation : que faire ?

La période de l'écriture a été clôturée depuis sa saisie. Rouvrez la période dans la clôture mensuelle, ou corrigez la date de l'écriture avec le crayon.

Le crayon est grisé sur une écriture. Pourquoi ?

Le lot est clos. Repassez son Statut à Ouvert pour corriger ses écritures.