Gérer les demandes de congés

🎯 Ce que vous allez faire : traiter les demandes de congés des salariés (approuver ou refuser), puis visualiser qui est absent, jour par jour, sur le calendrier d’équipe.

Menu : Paie → Temps & absences → Demandes de congés et Paie → Temps & absences → Calendrier d’équipe

D’où viennent les demandes

Les demandes sont saisies par les salariés eux-mêmes, dans l’espace Mes congés du portail salarié. OMAG ne propose pas de saisie de demande côté RH : l’écran sert à traiter ce que les salariés envoient.

Au moment de l’envoi, le portail contrôle déjà la demande :

Type au choix : congé annuel, maladie, sans solde, maternité, paternité, exceptionnel.
Nombre de jours calculé en jours ouvrables : les dimanches et les jours fériés ne sont pas comptés. Une période sans aucun jour ouvrable est refusée.
Chevauchement : une demande qui recouvre un congé déjà saisi ou une autre demande en attente ou approuvée est refusée.
Solde (congé annuel seulement) : le portail refuse si le solde de l’année ne couvre pas la demande. Le solde est diminué des autres demandes en attente et des congés déjà approuvés mais pas encore pris en paie (mois non verrouillé).

La demande arrive alors au statut En attente. Le gérant reçoit un e-mail, si le champ E-mail du gérant est renseigné dans la fiche société. Tant que la demande est en attente, le salarié peut l’annuler depuis le portail : elle passe au statut Annulé et n’est plus traitable.

Avant de commencer

Les deux entrées n’apparaissent que si l’abonnement comprend le module de gestion du temps (pointage). Le module Paie doit aussi être actif.
Droits : la lecture de l’écran suffit pour consulter. Pour approuver ou refuser, il faut le droit de modification sur « Demandes de congés ».
Les salariés ont un accès au portail salarié et une adresse e-mail dans leur fiche (pour recevoir la réponse).
Les jours fériés sont tenus à jour : ils servent au décompte des jours et apparaissent sur le calendrier.
Pour un congé annuel, le solde de congés du salarié est à jour dans sa fiche → Créer un employé

Demandes de congés

L’écran s’ouvre sur les demandes En attente. Le tableau de bord de la paie affiche aussi le nombre de demandes en attente, avec un lien direct vers cet écran.

Repérer les demandes à traiter

Les pastilles en haut filtrent la liste et donnent le nombre de demandes : En attente, Approuvées, Refusées, Toutes. Les demandes annulées par le salarié ne se voient que dans Toutes.

La barre Rechercher filtre sur le nom, le matricule, le type ou le motif.
Restreindre la période ou le salarié (facultatif)

Renseignez Du, Au et/ou Employé, puis cliquez Appliquer. Seules les demandes entièrement comprises entre les deux dates sont affichées.
Lire la demande

Chaque ligne indique le matricule, l’employé, le type, les dates Du / Au, le nombre de Jours (ouvrables), le Motif, le Statut et la date de la demande.
Approuver

Dans la colonne Actions, cliquez le bouton vert ✓. Ajoutez si besoin un commentaire destiné au salarié, puis cliquez Approuver.
Ou refuser

Cliquez le bouton rouge ✗. Le Motif du refus est obligatoire. Cliquez Refuser.
Vérifier le résultat

La liste se recharge. Le salarié reçoit un e-mail (« Demande approuvée » ou « Demande refusée ») avec votre commentaire et un lien Voir mes congés vers le portail. Si sa fiche n’a pas d’adresse e-mail, OMAG vous le signale : prévenez-le autrement.

Les boutons ✓ et ✗ n’apparaissent que sur les demandes En attente, et seulement si vous avez le droit de modification. Le bouton Exporter télécharge la liste affichée. Actualiser recharge les demandes.

Effet sur le solde et sur la paie

L’approbation ne fait pas que changer le statut. Selon le type de la demande, OMAG crée l’élément qui sera repris en paie :

Type de demande	Ce qu’OMAG crée à l’approbation	Effet en paie
Congé annuel	Une ligne de congé dans la fiche du salarié (année = année de début, type et motif en note)	Repris par Affectation → Affecter les jours de congé dans le calcul. Décompté du solde au verrouillage du calcul.
Maladie	Un arrêt maladie (nature « Maladie »), dans le registre des accidents et maladies	Jours retirés des jours payés par Pointage → Générer pointage (absences)
Sans solde	Une absence par jour ouvrable (hors dimanches et fériés)	Jours retirés des jours payés par Pointage → Générer pointage (absences)
Maternité, paternité, exceptionnel	Rien	À saisir vous-même si la paie doit en tenir compte

Pour les types sans équivalent, un message le rappelle après l’approbation : « rien n’est créé en paie (ni congé payé, ni absence) ».

Revenir sur une décision. Une demande refusée peut être réapprouvée, et une demande approuvée peut être refusée : OMAG supprime alors le congé, l’arrêt ou les absences qu’elle avait créés. Seuls les éléments nés de cette demande sont retirés, jamais une saisie faite à la main. L’écran ne propose toutefois les boutons que sur les demandes en attente.

Si la base n’est pas à jour, l’approbation passe mais un message indique que la demande n’a pas été reportée en paie : faites lancer la maintenance de la base, puis saisissez le congé à la main.

Calendrier d’équipe

Le calendrier affiche, pour le mois choisi, une ligne par salarié actif et une colonne par jour.

Choisir le mois

Utilisez les flèches ‹ et › de part et d’autre du mois, ou Aujourd’hui pour revenir au mois en cours. Le jour du jour est souligné.
Filtrer (facultatif)

Choisissez un service (Tous services) et/ou un site (Tous sites). Le calendrier se recharge aussitôt.
Lire le planning

La légende en haut à droite donne le code couleur :
- Approuvé : case verte pleine ;
- En attente : case rayée jaune ;
- Férié : fond rose ;
- Week-end : fond gris (samedi et dimanche).
Survolez une case pour voir le type, le statut et le motif de la demande, ou le nom du jour férié.

Le calendrier ne montre que les demandes approuvées ou en attente. Les demandes refusées et annulées n’y figurent pas. Un congé saisi directement dans la fiche du salarié, sans passer par le portail, n’y apparaît pas non plus. Cliquer sur une case colorée n’ouvre pas encore le détail de la demande : passez par l’écran Demandes de congés.

Questions fréquentes

« La période chevauche un congé existant » : que faire ?

Le message liste les périodes en conflit. Vérifiez les congés de la fiche du salarié et ses autres demandes. Supprimez ou corrigez le doublon, ou refusez la demande en expliquant le motif.

« Vous n'avez pas le droit de modifier les demandes de congés » : pourquoi ?

Vous avez le droit de consulter l'écran, pas celui de modifier. Demandez à votre administrateur d'ajouter le droit de modification sur « Demandes de congés ».

« Le motif de refus est obligatoire » : que faire ?

Un refus doit toujours être expliqué au salarié. Saisissez le motif dans la fenêtre de refus, puis cliquez Refuser.

« La demande a changé de statut entre-temps » : que s'est-il passé ?

Le salarié a annulé sa demande, ou un autre gestionnaire l'a déjà traitée. Cliquez Actualiser pour voir le statut à jour.

J'ai approuvé un congé annuel mais le bulletin ne le montre pas.

Dans le calcul de paie du mois, lancez Actions → Affectation → Affecter les jours de congé, puis Calculer. L'approbation crée le congé dans la fiche, mais le calcul ne le reprend qu'à l'affectation.

Le salarié n'a pas reçu l'e-mail de réponse.

Vérifiez qu'une adresse e-mail est renseignée dans sa fiche employé. Sans adresse, la demande est bien traitée mais aucun e-mail n'est envoyé. Le salarié voit de toute façon le nouveau statut dans son portail.