Envoyer des documents par e-mail

Depuis n’importe quel document validé : bouton Imprimer, puis l’icône enveloppe ✉️ de la barre d’outils de l’aperçu.

Pour WhatsApp, voir Envoyer un document par WhatsApp.

OMAG permet d’envoyer vos documents (devis, factures, bons de livraison, commandes fournisseur…) directement par e-mail, avec le PDF en pièce jointe. Vous pouvez personnaliser l’expéditeur, ajouter une signature, utiliser des modèles pré-rédigés et suivre l’historique des envois.

Envoyer un document

Ouvrez un document validé, cliquez Imprimer, puis l’enveloppe ✉️ de l’aperçu. On envoie ce que l’on voit : la fenêtre d’envoi s’ouvre avec le PDF de l’aperçu déjà attaché :

Champ	Rôle
De	Votre adresse (modifiable) — sert d’adresse de réponse
À	Destinataire(s) — l’e-mail du client/fournisseur est prérempli s’il est renseigné dans sa fiche
Objet	Sujet du message (prérempli par le modèle)
Corps	Message (prérempli par le modèle + votre signature)
Pièces jointes	Le PDF du document ; vous pouvez en ajouter d’autres

Saisissez une adresse dans À puis validez avec Entrée (ou une virgule) : elle devient une puce. Cliquez Envoyer.

Recevoir une copie de vos envois

La case « M’envoyer une copie » vous ajoute automatiquement en copie cachée (Cci) de l’e-mail.
Vous pouvez activer ce comportement par défaut pour votre compte : Administration → Utilisateurs et droits, onglet Options, section E-mail, case « Se mettre en copie par défaut ».

Ajouter une signature

La signature est ajoutée automatiquement au bas de chaque message.

Niveau	Où la définir	Priorité
Utilisateur	Administration → Utilisateurs et droits → onglet Options → Signature e-mail	Prioritaire
Société	Administration → Sociétés → Signature e-mail (par défaut)	Utilisée si l’utilisateur n’en a pas

Créer des modèles d’e-mail

Pour ne pas réécrire le même message à chaque fois, définissez des modèles par type de document.

Menu : Paramètres → Modèles d’e-mail

Chaque modèle porte un type de document (Devis, Facture Client, Bon de livraison, Demande de prix, Bulletin de paie, Relance 1/2/3, WhatsApp…), un objet et un corps. À l’ouverture de la fenêtre d’envoi, OMAG charge le modèle par défaut du document et remplit l’objet et le message. Si plusieurs modèles existent pour un type, un sélecteur apparaît ; si vous avez déjà retouché le message, OMAG demande confirmation avant de le remplacer.

Un seul modèle par défaut par type : en cocher un décoche les autres.
Les modèles sont communs à toutes vos sociétés et acceptent tous les alphabets (arabe compris).
Le modèle WhatsApp est en texte simple : voir Envoyer un document par WhatsApp.
Créer, modifier ou supprimer un modèle demande les droits de la page Modèles d’e-mail (non disponible en version d’essai).

Champs dynamiques (placeholders)

Insérez ces balises dans l’objet ou le corps : elles sont remplacées par les valeurs du document à l’ouverture de la fenêtre d’envoi (vous pouvez encore retoucher le texte). Une balise inconnue ou mal écrite ({{montant}} au lieu de {{montant_ttc}}) serait remplacée par rien : OMAG vous prévient à l’enregistrement du modèle.

Balise	Remplacée par
`{{client}}`	Nom du client ou du fournisseur
`{{numero}}`	Numéro du document
`{{date}}`	Date du document
`{{montant_ht}}`	Montant total HT
`{{montant_ttc}}`	Montant total TTC
`{{devise}}`	Devise du document (DH par défaut, Euro… pour une pièce en devise)
`{{echeance}}`	Échéance ou date de validité
`{{societe}}`	Nom de votre société
`{{commercial}}`	Commercial / représentant

Modèles de relance client

Trois modèles servent aux relances des factures impayées, du plus courtois au plus ferme :

Type	Ton par défaut
Relance 1	Rappel
Relance 2	Relance
Relance 3	Mise en demeure

Ils sont utilisés à deux endroits :

par les relances automatiques, qui envoient le mail elles-mêmes (voir Recouvrement et relances) ;
par le relevé client par date, quand vous imprimez une relance pour un client et l’envoyez depuis l’aperçu.

Balises propres aux relances :

Balise	Remplacée par
`{{client}}`	Nom du client
`{{reste_du}}`	Total restant dû (`{{montant_ttc}}` donne la même valeur)
`{{devise}}`	Devise : DH
`{{nb_factures}}`	Nombre de factures impayées
`{{retard_jours}}`	Plus grand retard, en jours
`{{tableau_factures}}`	Tableau des factures impayées, avec le total
`{{date}}`	Date du jour
`{{societe}}`	Nom de votre société

La relance automatique ajoute la signature de la société (elle part sans utilisateur auteur), pas celle d’un utilisateur.

Pour le bulletin de paie, les balises sont {{nom}}, {{prenom}}, {{mois}}, {{annee}} et {{societe}}.

Suivre l’historique des envois

Chaque envoi réussi est enregistré (date, expéditeur, destinataires, objet). Les relances envoyées sont enregistrées aussi, ainsi que les envois par WhatsApp (icône verte).

Sur un document déjà envoyé, une petite icône enveloppe bleue apparaît dans l’en-tête : cliquez pour voir le détail des envois.
Le menu Actions → Historique d’envoi ouvre la même liste (et indique le nombre d’envois).

Envoyer depuis votre propre adresse (SMTP)

Par défaut, les e-mails partent du serveur OMAG. Pour envoyer depuis votre domaine (meilleure délivrabilité et image de marque), configurez votre serveur SMTP.

Menu : Administration → Sociétés, onglet Données fiscales & juridiques, section Serveur d’envoi e-mail (SMTP)

Champ	Exemple
Activer	Envoyer via ce serveur SMTP
Serveur (host)	`smtp.masociete.ma`
Port	`587` (TLS) ou `465` (SSL)
Connexion sécurisée	SSL/TLS
Identifiant / Mot de passe	Compte d’envoi (le mot de passe est stocké chiffré)
Adresse expéditeur	`contact@masociete.ma`
Nom affiché	`Ma Société`

Cliquez « Envoyer un mail de test » (avec une adresse de réception) pour vérifier la configuration : en cas d’erreur, OMAG affiche le détail complet renvoyé par le serveur.