L'application vendeur (mobile)

Le vendeur terrain ne travaille pas dans l’ERP. Il utilise une application dédiée, installée sur son téléphone, conçue pour être utilisée debout, d’une main. Il vend et encaisse sans réseau ; le réseau ne lui sert qu’à synchroniser et à clôturer.

L’installer

L’application vit à sa propre adresse, vendeur.omag.ma — ce n’est pas l’adresse de l’ERP.

1. Ouvrez vendeur.omag.ma dans le navigateur du téléphone.

2. Android (Chrome) : trois points → Ajouter à l’écran d’accueil. iPhone (Safari) : Partager → Sur l’écran d’accueil.

3. Connectez-vous avec le compte OMAG du vendeur, puis choisissez la société.

La session dure une journée de travail (8 h) : le vendeur se reconnecte le matin, au moment de synchroniser. Si elle expire en cours de journée, l’application le dit, le ramène à l’écran de connexion avec son e-mail déjà rempli, et ses opérations en attente restent dans le téléphone : elles partiront après la reconnexion.

Les écrans

Écran	Ce qu’on y fait
Tournée	Les visites du jour dans l’ordre du parcours, le chiffre réalisé et l’encaissé (montants déjà synchronisés), et le nombre d’opérations en attente d’envoi
Visite	Le détail d’un client : vendre, encaisser, reprendre, ou marquer un refus ou une absence
Commande	Le catalogue tactile, le panier, et le stock restant dans le camion pour chaque article
Encaissement	Le règlement, son mode, et l’affectation aux pièces impayées du client
Retour	La reprise d’un invendu ou d’un produit abîmé, avec ou sans avoir
Opérations	Ce qui a été fait ces derniers jours (7 par défaut), avec le détail de chaque pièce
Rapports	Les chiffres de la journée, le bordereau de tournée, ce qui est sorti du camion, et le dossier d’un client
Sync	L’envoi des opérations et le rechargement des données
Réglages	Le compte, la société, et l’imprimante Bluetooth

Vendre

Le mode de la tournée décide de ce que le vendeur peut faire.

• En VS, il vend depuis son camion : la pièce créée est un bon de livraison, le stock du camion diminue, et le règlement peut être encaissé dans la foulée.
• En PV, il prend une commande : rien ne sort du camion, la livraison se fera depuis le dépôt. Le stock du camion n’est donc ni affiché ni vérifié : il peut commander n’importe quel article du catalogue.
• En MIX, il choisit au cas par cas.

En vente, le panier affiche le stock restant dans le camion article par article, et un article à zéro ne peut pas être ajouté. La quantité d’une ligne, elle, peut être augmentée au-delà de ce stock : la vente est alors acceptée et le stock du camion passe en négatif ; le manque ressortira en écart à la clôture.

Le prix proposé est celui du catalogue téléchargé, et le vendeur peut le modifier ligne par ligne dans le panier. Si vous avez fixé un prix minimum et activé son blocage, une vente en dessous est refusée.

La pièce porte la date et l’heure de la vente sur le téléphone, pas celle de la synchronisation : une vente du 31 envoyée le 1er reste sur le bon mois. Si l’horloge du téléphone est manifestement fausse (dans le futur, plus de 7 jours en arrière, ou avant le jour de la tournée), c’est la date du serveur qui est retenue.

Rendre la monnaie

Quand le client paie en espèces plus que le montant dû, le vendeur saisit ce qu’il a reçu : l’application calcule la monnaie à rendre, et le ticket imprime « Espèces reçues » et « Rendu ». Seul le montant de la vente est encaissé. Le rendu ne se fait qu’en espèces : un chèque supérieur au montant est refusé.

Si vos tarifs ne sont pas renseignés

Quand un article n’a pas de prix de vente en base, il arrive à 0,00 sur le téléphone. Le vendeur doit alors saisir le prix, et rien ne l’empêche de valider une vente à zéro s’il l’oublie. Renseigner les tarifs des articles reste la seule vraie protection.

Vendre à un client non prévu

Le vendeur n’est pas enfermé dans sa feuille de route. Le bouton « Autre client », en bas de la liste des visites, ouvre tous les clients embarqués : il peut vendre, encaisser ou reprendre chez l’un d’eux sans que l’ADV l’ait planifié.

La visite est créée automatiquement et vient s’ajouter à la tournée du jour. Un client déjà au programme est signalé comme tel : le choisir rouvre sa visite au lieu d’en créer une seconde.

Quels clients sont embarqués ?

Ceux des secteurs du vendeur, plus ceux de sa feuille de route du jour. Si un client vous manque dans la liste, c’est qu’il n’est rattaché à aucun de ses secteurs.

Encaisser

Le vendeur peut encaisser en espèces, chèque, effet ou virement, et affecter le règlement aux pièces impayées du client : soit automatiquement des plus anciennes aux plus récentes, soit en choisissant lui-même. Une affectation ne peut viser qu’une pièce de ce client, et jamais plus que ce qu’il en reste à payer.

Pour un effet (LCN), le vendeur saisit son numéro et sa date d’échéance, obligatoire. Pour un chèque, l’échéance est facultative (par défaut, le jour de l’encaissement). Le règlement arrive dans l’ERP avec cette échéance, prêt pour le portefeuille et la remise en banque.

L’écran affiche aussi le solde du client et ses pièces encore ouvertes — de quoi justifier une relance sur place, chiffres à l’appui. Les encaissements déjà faits sur le téléphone mais pas encore envoyés sont déduits : une même pièce n’est pas réglée deux fois.

Sans réseau, l’écran reprend la dernière situation connue du client sur le téléphone, avec la date à laquelle elle a été connue.

Consulter le dossier d’un client

Le vendeur qui se présente chez quelqu’un doit avoir toute son histoire sous les yeux. Le dossier client s’ouvre depuis la visite (lien Son dossier) ou depuis Rapports → Dossier client, où une recherche donne accès à n’importe quel client embarqué — y compris hors de la tournée du jour.

Il rassemble quatre choses :

• sa situation : ce qu’il doit, réparti entre bons de livraison et factures, et le crédit éventuel en sa faveur ;
• ce qui reste à payer, pièce par pièce ;
• son historique sur 3, 6, 12 ou 24 mois : tout ce qui lui a été livré et tout ce qu’il a réglé, soldé compris ;
• ce que ce vendeur lui a fait, y compris les opérations pas encore envoyées.

Le relevé s’imprime ou se partage depuis cette fiche, sans passer par un encaissement.

Disponible sans réseau

Les dossiers des clients du jour sont préparés par « Tout télécharger », dans l’écran Sync. Sur le terrain, même sans couverture, le vendeur retrouve la situation de son client. L’écran affiche alors la date à laquelle elle a été connue — un encours d’il y a trois jours ne se présente pas comme celui du matin.

Imprimer le ticket

L’application pilote les imprimantes thermiques Bluetooth ESC/POS compatibles Bluetooth basse consommation (BLE), en 58 ou 80 mm ; vérifiez ce point avant d’acheter, beaucoup de petites imprimantes ne parlent que le Bluetooth « classique ». L’imprimante se jumelle dans Réglages. Les accents français s’impriment correctement ; l’arabe n’est pas pris en charge par ces imprimantes.

Sur iPhone, pas d'impression Bluetooth

L’impression passe par le Bluetooth du navigateur, que Safari ne gère pas. Le bouton reste toutefois actif : à défaut d’imprimante, le document part en partage — message, mail ou WhatsApp. Si le ticket papier est indispensable à votre métier, équipez vos vendeurs en Android.

Travailler sans réseau

C’est le cœur du fonctionnement : tout est stocké dans le téléphone. Le vendeur peut vendre, encaisser et reprendre toute la journée au fond d’un secteur sans couverture ; ses opérations attendent dans l’appareil. Il lui faut du réseau pour synchroniser et pour clôturer sa tournée.

La synchronisation est manuelle : le vendeur décide quand dépenser sa connexion. En contrepartie, l’application affiche l’âge de ses données et le signale au-delà de 24 h — un catalogue qui n’a pas passé la nuit est un catalogue dont les prix peuvent avoir changé.

Deux synchronisations par jour suffisent

Une le matin avant de partir, une le soir au retour. Rien n’interdit d’en faire plus quand le réseau est bon — c’est même recommandé si la tournée est longue.

« Tout télécharger » est bloqué tant qu’il reste des opérations à envoyer. Il remplace le stock du camion et les visites par ce que connaît le serveur : le faire avant d’envoyer la journée ferait réapparaître la marchandise vendue. Envoyez d’abord, téléchargez ensuite.

Un téléphone pour plusieurs vendeurs

Chaque opération retient le vendeur qui l’a saisie, et seul lui peut l’envoyer. Si un autre vendeur se connecte sur le même téléphone, les opérations du premier restent en attente, avec un message, jusqu’à ce qu’il se reconnecte : elles ne sont jamais rattachées à la tournée ni au camion d’un autre.

Modifier ou annuler

Tant qu’une opération n’est pas synchronisée, le vendeur peut la reprendre ou la supprimer depuis Opérations : le stock du camion est recrédité en conséquence. Quitter une modification sans la valider, par la flèche, le bouton retour du téléphone ou en fermant l’application, rend la vente telle qu’elle était.

Une fois synchronisée, elle devient une pièce OMAG à part entière : la corriger passe par un avoir côté ERP. C’est volontaire — une pièce partie en comptabilité ne se réécrit pas depuis un téléphone.

Suivre sa journée

L’écran Rapports donne au vendeur, à tout moment :

• ses chiffres du jour : visites réalisées, chiffre d’affaires, encaissé, et surtout le crédit laissé sur le terrain — la somme qu’il a livrée sans se faire payer ;
• le bordereau de tournée, imprimable ou partageable en cours de journée, et plus seulement au retour ;
• ce qu’il a vendu, article par article, retours déduits : ce qu’on regarde avant de recharger le camion.

Ces chiffres sont calculés dans le téléphone sur les opérations du jour de la tournée, celles pas encore envoyées comprises.

Clôturer la tournée

Au retour, le vendeur compte ce qui reste physiquement dans le camion, article par article. OMAG compare avec le stock théorique du camion et enregistre les écarts par article. Un article du camion que le vendeur n’a pas compté est considéré comme absent (compté à zéro) : l’écart apparaît, il n’est pas oublié.

La clôture crée un bon de retour en brouillon : le stock ne réintègre le dépôt central qu’une fois ce bon validé par un humain au bureau. Une tournée clôturée n’accepte plus de vente ni d’encaissement.

Questions fréquentes

Le vendeur voit « Aucune tournée ».

Soit aucune tournée n'existe à la date du jour pour ce vendeur, soit elle est déjà clôturée, soit sa fiche commercial n'est pas reliée à son compte utilisateur. Ce dernier cas est le plus fréquent.

Peut-il vendre un article absent du camion ?

Un article à zéro ne peut pas être ajouté au panier. Une quantité supérieure au stock reste possible : la vente est enregistrée, le stock du camion passe en négatif et le manque ressort en écart à la clôture. Si le stock affiché ne correspond pas à la réalité du camion, c'est le bon de charge qui n'a pas été validé, ou la synchronisation du matin qui n'a pas été faite.

Le vendeur doit se reconnecter en pleine journée.

Sa session de 8 h a expiré. Rien n'est perdu : ses opérations en attente restent dans le téléphone et partent dès qu'il s'est reconnecté et a synchronisé.

Le bouton « Tout télécharger » est grisé.

Il reste des opérations à envoyer. Synchronisez d'abord : le téléchargement remplacerait sinon le stock du camion par celui du serveur, qui ne connaît pas encore ces ventes.

Que deviennent les opérations si le téléphone est perdu ?

Celles qui n'avaient pas été synchronisées sont perdues avec l'appareil. C'est la raison de synchroniser dès qu'un réseau se présente, sans attendre le retour.

La position du client est-elle enregistrée ?

Le vendeur peut capturer sa position au moment de la visite. C'est facultatif, et cela sert à vérifier le passage, pas à suivre le vendeur en continu.

Une tournée clôturée par erreur peut-elle être rouverte ?

Oui, depuis l'ERP, tant que le bon de retour qu'elle a créé n'a pas été validé.

Tous les articles s'affichent à 0,00.

Les articles n'ont pas de prix de vente renseigné en base. Le vendeur peut saisir le prix à la main dans le panier, mais la bonne correction est de renseigner les tarifs côté ERP.

Un client vendu hors tournée apparaît-il côté ADV ?

Oui : la visite est créée et rattachée à la tournée du jour, avec sa vente. Elle n'est simplement pas distinguée d'une visite qui avait été planifiée.

Le dossier d'un client est vide sur le terrain.

Sa situation n'a jamais été chargée et il n'y a pas de réseau pour l'obtenir. Les dossiers des clients du jour sont préparés par « Tout télécharger » : lancez-le avant de partir.

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