Enregistrer les dépenses du parc

🎯 Ce que vous allez faire : enregistrer toutes les dépenses d’un véhicule pour suivre son coût réel d’exploitation.

Menu : Parc Auto → Traitement

Chaque type de dépense a son écran, sur le même principe (liste + fiche par véhicule).

Carburant

Parc Auto → Traitement → Carburants

1. Ajouter, choisissez le véhicule, la date et, si besoin, le lieu (station).
2. Saisissez le coût total et la quantité (L) : le prix au litre se calcule ; ou la quantité et le prix au litre : le coût se calcule.
3. Renseignez si vous le souhaitez le kilométrage au plein, puis enregistrez.

Consommation et coût au km

La consommation (L/100 km) et le coût au km sont calculés à partir des relevés de kilométrage : saisissez-les régulièrement (au moins un en début et un en fin de période). Le kilométrage saisi au plein n’entre pas dans ce calcul.

Les autres dépenses

Écran	Pour saisir…
Changement d’huile	Vidanges (Standard / Synthétique)
Réparations	Réparations, avec les lignes de pièces consommées
Achat de pneus	Pneumatiques (Hiver / Été / 4 saisons)
Contravention	Amendes et infractions
Autres frais	Parking, péages, lavages…
Sinistres	Accidents, bris de glace, vols

Tous ces écrans fonctionnent de la même façon : Ajouter ouvre une fiche vierge, vous la remplissez puis cliquez sur Enregistrer. Annuler sur une fiche jamais enregistrée la supprime. Chaque fiche a aussi un onglet Pièces jointes (facture, ticket, avis…) et un onglet Discussion interne.

Réparations et pièces

Les pièces d’une réparation sont choisies dans le catalogue des articles, ce qui permet le rapport Pièces consommées. La réparation ne fait pas de sortie de stock.

Changement d’huile

Parc Auto → Traitement → Changement d’huile

1. Ajouter, puis choisissez le Véhicule, le Fournisseur (garage) et la Date de la vidange.
2. Saisissez la Quantité d’huile, le Coût et le Kilométrage du véhicule au moment de la vidange.
3. Si besoin, renseignez la Réf (n° de facture), le Type d’huile (Standard ou Synthétique) et une Note générale.
4. Enregistrer.

Ce que fait l’enregistrement :

• Le Coût s’ajoute aux dépenses du véhicule (rubrique Huile des rapports de coûts).
• La vidange apparaît dans le rapport Vidanges.
• Prochaine vidange mise à jour : si le véhicule a, dans son programme d’entretien, un seul entretien dont le libellé contient « vidange », OMAG y reporte la date et le kilométrage de cette vidange comme dernier entretien. Il recalcule aussi la date du prochain entretien (date de la vidange + fréquence) et le km du prochain entretien (km de la vidange + kilométrage du programme). L’Échéancier des entretiens est ainsi à jour sans ressaisie.

Quand la prochaine vidange n'est pas recalculée

Rien n’est mis à jour si le véhicule n’a aucun entretien « vidange » dans son programme, ou s’il en a plusieurs. Une vidange datée avant le dernier entretien connu ne change rien non plus. Sans Kilométrage, seule la date est recalculée. Dans ces cas, mettez à jour la fiche du véhicule à la main (voir Planifier l’entretien).

Achat de pneus

Parc Auto → Traitement → Achat de pneus

1. Ajouter, puis choisissez le Véhicule, le Fournisseur et la Date d’achat.
2. Décrivez les pneus : Marque, Modèle, Type (Hiver, Été ou 4 saisons).
3. Saisissez la Qté et le Coût total, puis si besoin la Réf et le Kilométrage au montage.
4. Facultatif : la Date de fin de vie approximatif, l’Entreposage (où sont rangés les pneus démontés) et une Note.
5. Enregistrer.

Effet : le Coût total s’ajoute aux dépenses du véhicule (rubrique Pneus). La date de fin de vie s’affiche dans la liste, comme simple repère : elle ne déclenche aucune alerte.

Contravention

Parc Auto → Traitement → Contravention

1. Ajouter, puis choisissez le Véhicule et le Conducteur responsable.
2. Saisissez le N° D’avis figurant sur le procès-verbal.
3. Renseignez la Date de verbalisation (date de l’avis) et la Date de contravention (jour de l’infraction).
4. Précisez le Type d’infraction (excès de vitesse, stationnement…), le Lieu et le Montant.
5. Enregistrer.

Effet :

• Le Montant s’ajoute aux dépenses du véhicule (rubrique Contraventions), à la date de contravention.
• Le rapport Contraventions regroupe les amendes par conducteur : nombre, montant total, dernière date.

Le conducteur n'est pas deviné

OMAG ne retrouve pas le conducteur à partir des véhicules conduits : choisissez-le vous-même. Une contravention sans conducteur compte bien dans le coût du véhicule, mais n’apparaît pas dans le rapport Contraventions.

Autres frais

Parc Auto → Traitement → Autres frais

Pour les dépenses sans écran dédié : parking, péage, lavage, vignette…

1. Ajouter, puis choisissez le Véhicule, le Fournisseur et la Date.
2. Saisissez la Réf, le Kilométrage et le Coût.
3. Décrivez la dépense dans Description (ex. « Péage Casa-Rabat ») et ajoutez une Note si besoin.
4. Enregistrer.

Effet : le Coût s’ajoute aux dépenses du véhicule (rubrique Autres frais).

Sinistres

Parc Auto → Traitement → Sinistres

1. Ajouter, puis choisissez le Véhicule, le Conducteur et la Date (avec l’heure) du sinistre.
2. Renseignez la Référence interne, le Lieu et la Référence sinistre (numéro de déclaration donné par l’assureur).
3. Saisissez les Frais (coût des dégâts) et le Remboursement de l’assurance dès que vous le connaissez.
4. Décrivez le Dommage, le Véhicule tiers et le Conducteur tiers, puis la Responsabilité du conducteur (0 %, 25 %, 50 %, 75 % ou 100 %).
5. Cochez la nature du sinistre : Accident de circulation, Bris de glaces (et Pare-brise, Vitre porte latérale, Vitre porte arrière), Vol ou tentative de vol. Indiquez s’il y a des Dégâts corporels (OUI / NON).
6. Complétez la Note générale et, pour un vol, les Dommages liés au vol.
7. Ajoutez les Photos des dégâts avec le bouton +, puis Enregistrer.

Effet :

• Le coût du véhicule retient le montant net : Frais − Remboursement (rubrique Sinistres).
• Le rapport Bilan sinistres totalise les frais, les remboursements et le net à charge.

Remboursement reçu plus tard

Saisissez le sinistre tout de suite avec les frais. Quand l’assurance paie, rouvrez la fiche, cliquez sur Modifier et saisissez le Remboursement : le coût net du véhicule se met à jour.

Kilométrage saisi sur les dépenses

Le kilométrage saisi sur une vidange, un achat de pneus ou un autre frais sert de repère. Il ne remplace pas les relevés de kilométrage pour le calcul des km parcourus. Seule la vidange s’en sert, pour fixer le km du prochain entretien.

Questions fréquentes

Je n'ai que le ticket de pompe (montant et litres), c'est suffisant ?

Oui : saisissez Coût total + Quantité, OMAG calcule le prix au litre automatiquement.

Comment suivre la consommation d'un véhicule ?

Saisissez régulièrement les relevés de kilométrage ; le rapport Conso. carburant calcule la consommation (L/100 km) et le coût au km de l'année.

Les contraventions sont-elles reliées au conducteur ?

Oui, si vous choisissez le conducteur sur la contravention : le rapport Contraventions les regroupe par conducteur.

J'ai saisi une vidange mais l'échéancier n'a pas bougé. Pourquoi ?

Le véhicule doit avoir un seul entretien dont le libellé contient « vidange » dans son programme d'entretien. S'il n'en a aucun ou plusieurs, mettez à jour la date et le km du prochain entretien sur la fiche du véhicule.

Le coût d'un sinistre tient-il compte de l'assurance ?

Oui : le coût du véhicule retient les Frais moins le Remboursement. Pensez à saisir le remboursement quand l'assurance a payé.

Où saisir un péage ou un lavage ?

Dans Autres frais, en précisant la nature de la dépense dans Description.

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