Extraire les salariés d'une affaire du bordereau CNSS

🎯 Ce que vous allez faire : partir du bordereau CNSS du mois, qui liste tous vos salariés, et obtenir un PDF qui ne garde que les pages des salariés d’une liste (ceux d’une affaire, d’un chantier, d’un client). Les autres salariés sont masqués ou laissés visibles, au choix. Idéal à joindre à une facture pour prouver la déclaration CNSS.

Menu : Administration → Outils → Extraire un bordereau CNSS

Avant de commencer

Le PDF du bordereau CNSS du mois, complet, toutes affaires confondues (50 Mo maximum).
Un fichier Excel (10 Mo maximum) avec les numéros d’immatriculation CNSS de vos salariés :
- en colonne A de la première feuille ;
- un numéro par ligne, 9 chiffres ;
- une ligne d’entête est acceptée, elle est ignorée.
Le droit d’accès à l’assistant. Le menu n’apparaît que si le module est activé sur votre abonnement.

Les étapes

Ouvrir l’assistant

L’assistant s’ouvre en fenêtre. L’étape Bienvenue rappelle les deux fichiers à préparer. Cliquez Commencer.
Choisir les fichiers

À l’étape Fichiers :
- Bordereau CNSS (PDF) : cliquez Parcourir et choisissez le PDF ;
- Matricules (Excel, colonne A) : cliquez Parcourir et choisissez le fichier Excel.
Le nom de chaque fichier choisi s’affiche en vert sous le bouton.
Choisir le rendu des autres salariés

Dans Rendu des autres salariés :
- Masquer les autres : les lignes des autres salariés sont recouvertes d’un aplat gris ;
- Encadrer les miens : un cadre rouge entoure vos salariés, les autres restent visibles ;
- Un salarié par feuille : chaque salarié a sa propre page. Si deux de vos salariés sont sur la même feuille, elle est dupliquée. La ligne du salarié est surlignée et encadrée en rouge.
Générer

Cliquez Générer. Une barre de progression affiche la page en cours d’analyse. Le bouton reste grisé tant que le type, le PDF et l’Excel ne sont pas renseignés.
Vérifier le résultat

L’étape Résultat affiche :
- le nombre de salariés trouvés sur le nombre demandé ;
- le nombre de pages conservées sur le total du bordereau ;
- la liste des matricules non trouvés dans le PDF, s’il y en a ;
- un aperçu du PDF obtenu.
Télécharger

Cliquez Télécharger. Le fichier porte le nom du bordereau suivi de _filtre. Pour traiter une autre affaire, cliquez Nouveau bordereau : vous revenez à l’étape Fichiers, les fichiers sont à choisir de nouveau.

Questions fréquentes

« Aucun matricule à 9 chiffres trouvé dans la colonne A de l'Excel », que faire ?

Vérifiez que les numéros CNSS sont bien en colonne A de la première feuille. Un numéro tronqué de son zéro par Excel est complété automatiquement ; les valeurs vraiment mal formées apparaissent dans « Matricules ignorés ».

« Aucune page ne contient les matricules fournis », que faire ?

Soit les numéros de l'Excel ne correspondent à aucun salarié du bordereau (mauvais mois, mauvaise société), vérifiez le mois et la société du bordereau. Un PDF scanné ou protégé donne, lui, un message dédié.

Certains salariés sont listés « Non trouvés dans le PDF », pourquoi ?

Leur numéro ne figure pas dans ce bordereau. Vérifiez qu'ils ont été déclarés ce mois-ci et que le numéro de l'Excel est exact (9 chiffres, zéro de tête compris).

Les numéros peuvent-ils contenir des espaces ou des tirets ?

Oui. Seuls les chiffres sont gardés : « 012 345 678 » est lu comme 012345678. Le numéro doit au final faire exactement 9 chiffres.

Quel rendu choisir pour joindre à une facture client ?

« Masquer les autres » cache les salariés qui ne concernent pas le client. « Encadrer les miens » laisse tous les salariés visibles. « Un salarié par feuille » sert quand chaque salarié doit avoir son propre justificatif.

Je ne vois pas l'assistant dans le menu.

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