Les référentiels généraux : devises, unités, pays, villes…
🎯 Ce que vous allez faire : remplir les petites listes que l’on choisit ensuite partout dans OMAG — sur les fiches clients, fournisseurs et articles, sur les factures, dans les états et dans certaines déclarations.
Menu : Paramètres → Données, puis le référentiel voulu
Avant de commencer
Section intitulée « Avant de commencer »- En Gestion commerciale, tous ces référentiels sont dans Paramètres → Données, sauf le Plan Reporting.
- En Comptabilité, la rubrique Données ne propose que Devises et Plan Reporting.
- Chaque référentiel a son propre droit d’accès. Sans le droit de lecture, l’entrée peut être masquée, ou l’écran affiche « Vous n’avez pas le droit, veuillez consulter l’administrateur ». Sans le droit Ajouter, Modifier ou Supprimer, le bouton correspondant reste grisé.
- Un seul utilisateur à la fois peut modifier un même référentiel. Si un collègue est déjà dessus, OMAG affiche « Document en cours de modification par un autre utilisateur » et la fiche s’ouvre en consultation.
Les étapes
Section intitulée « Les étapes »Tous les référentiels de cette page fonctionnent de la même façon.
- Ouvrez Paramètres, rubrique Données, et cliquez sur le référentiel.
- La liste s’affiche. Cliquez Ajouter pour créer un élément, ou cliquez sur une ligne pour ouvrir sa fiche dans le panneau de droite.
- Sur une fiche existante, cliquez Modifier. Remplissez les champs.
- Cliquez Enregistrer, ou Annuler pour abandonner. Si vous fermez le panneau avec des changements non enregistrés, OMAG demande : « Des modifications ne sont pas enregistrées. Fermer et les perdre ? ».
- Pour passer d’une fiche à l’autre sans revenir à la liste, utilisez les flèches en haut à droite du panneau (ou
Alt + ←/Alt + →). - Pour supprimer, ouvrez la fiche, puis Actions → Supprimer et confirmez.
- Pour sortir la liste, utilisez Actions → Exporter vers Excel.
Menu : Paramètres → Données → Devises (Gestion commerciale et Comptabilité)
Les devises servent aux opérations en monnaie étrangère : import, export, fournisseurs ou clients étrangers.
Champs : un Numéro attribué automatiquement, un Libellé (« Euro », « Dollar US »…) et un Code (ISO) : EUR, USD…
Où elles servent :
- sur la fiche client, comme devise habituelle du client ;
- sur les devis, bons de livraison, factures et avoirs clients, les bons de réception et factures fournisseurs : vous choisissez la Devise et le Taux (1 unité de devise = X DH). Le taux sert à calculer les montants en dirhams ;
- sur les règlements clients et fournisseurs ;
- en comptabilité, dans la saisie des achats et des ventes, si l’option Activer la saisie en devise étrangère est cochée dans les options comptables.
Le cours Bank Al-Maghrib
Section intitulée « Le cours Bank Al-Maghrib »Pour les codes EUR et USD, la fiche affiche un bouton Synchroniser BAM et un tableau Historique des cours. Le cours repris est celui publié chaque jour par Bank Al-Maghrib.
- La synchronisation se fait aussi toute seule, une fois par jour, à l’ouverture de la société.
- Le bouton Synchroniser BAM force la mise à jour. Il affiche « N cours BAM synchronisés (jusqu’au …) » ou « Aucun nouveau cours à synchroniser ».
- Sur un bon de livraison, une facture, un avoir client, un bon de réception, une facture fournisseur ou une saisie comptable d’achat ou de vente, quand vous choisissez la devise ou changez la date, OMAG propose le cours du jour du document. Un week-end ou un jour férié, il reprend le dernier cours connu avant cette date.
- Le taux reste modifiable à la main sur chaque document, par exemple pour appliquer le cours de votre banque.
Unités de mesure
Section intitulée « Unités de mesure »Menu : Paramètres → Données → Unités de mesure (Gestion commerciale)
L’unité dans laquelle vous vendez, achetez et stockez un article : pièce, kg, litre, mètre, carton…
Champs : un Code (« U », « KG », « L »…) et un Libellé. Les deux sont obligatoires : sinon OMAG affiche « Le code est obligatoire » ou « Le libellé est obligatoire ». Le code ne se saisit qu’à la création : il n’est plus modifiable ensuite.
Où elles servent : sur la fiche article, puis sur chaque ligne de devis, bon de commande, bon de livraison, facture, avoir, retour, demande de prix, réception et mouvement de stock. L’unité est imprimée sur les documents.
Définir l’unité par défaut
Section intitulée « Définir l’unité par défaut »Ouvrez la fiche de l’unité la plus courante, puis Actions → Définir par défaut. Chaque nouvel article reçoit alors cette unité automatiquement. Il n’y a qu’une seule unité par défaut : la nouvelle remplace l’ancienne.
Menu : Paramètres → Données → Pays (Gestion commerciale)
Champ : le Libellé du pays. Le numéro est automatique.
Où ils servent :
- dans l’adresse des clients (adresse principale et adresse de facturation) et des fournisseurs ;
- sur la fiche article, comme Pays d’origine ;
- sur les comptes du plan comptable ;
- sur les documents imprimés, avec l’adresse de facturation du client.
Menu : Paramètres → Données → Villes (Gestion commerciale)
Champ : le Libellé de la ville. Le numéro est automatique.
Où elles servent :
- dans l’adresse des clients (principale et de facturation) et des fournisseurs, imprimée sur les devis, bons de livraison et factures ;
- sur les employés, les agences, les sites, les affaires, les comptes du plan comptable et les pistes CRM ;
- dans la déclaration des délais de paiement, qui reprend la ville du fournisseur ;
- dans la DMM (intérim) : la ville d’exécution de la mission vient de la fiche affaire.
Secteur géographique
Section intitulée « Secteur géographique »Menu : Paramètres → Données → Secteur géographique (Gestion commerciale)
Une zone commerciale : région, quartier, secteur de tournée. Elle ne dépend pas de l’adresse du client.
Champs : le Libellé et le Commercial responsable du secteur.
Où ils servent :
- sur la fiche client et la fiche prospect (champ Secteur géographique) ;
- dans la balance âgée de la trésorerie, comme filtre ;
- dans les tournées vendeurs : à la création d’une tournée, OMAG propose le premier secteur dont le vendeur est le commercial responsable. Le bouton Importer clients du secteur ajoute à la tournée tous les clients du secteur.
Secteur d’activité
Section intitulée « Secteur d’activité »Menu : Paramètres → Données → Secteur d’activité (Gestion commerciale)
Le métier du tiers : BTP, agroalimentaire, textile, services…
Champs : le Libellé et la Nomenclature (code officiel de l’activité).
Où ils servent : sur la fiche client, la fiche fournisseur, la fiche prospect et la fiche affaire. Ils permettent de filtrer et d’analyser vos tiers par activité.
Véhicules
Section intitulée « Véhicules »Menu : Paramètres → Données → Véhicules (Gestion commerciale)
Champs : le Libellé (« Camion Isuzu », « Fourgon 2 »…) et le Matricule. Le numéro est automatique.
Où ils servent : le champ Véhicule, rubrique Intervenants, des bons de commande clients, bons de livraison, factures clients, bons de réception et factures fournisseurs. Il indique le véhicule qui a livré ou transporté la marchandise et peut être imprimé sur le document.
Un véhicule qui a des pleins de carburant, des réparations, des affectations, des voyages ou qui figure sur un document ne peut pas être supprimé.
Plan Reporting
Section intitulée « Plan Reporting »Menu : Paramètres → Données → Plan Reporting (Comptabilité)
Un plan de comptes de regroupement, propre à votre dossier, pour présenter le compte de produits et charges à votre façon (pour un groupe, une banque, un associé). Il alimente la Balance Reporting (États → Tous les états… → Reporting).
Champs :
- N° Compte : obligatoire, saisi à la création uniquement. Il ne se modifie plus ensuite : créez un nouveau compte si nécessaire. Un numéro déjà utilisé est refusé : « Le compte de reporting … existe déjà ».
- Libellé.
- Type : Détail pour un compte qui reçoit des comptes du plan comptable, Total pour une ligne de regroupement. Une ligne Total additionne les comptes de détail qui commencent par son numéro sans les zéros de fin :
612600totalise612611,612612,612613…
La liste affiche aussi le nombre de Comptes rattachés à chaque compte de reporting.
Rattacher les comptes du plan comptable
Section intitulée « Rattacher les comptes du plan comptable »Le rattachement ne se fait pas ici, mais sur chaque compte : Saisie → Plan comptable, carte Comportement comptable, champ Compte Reporting.
Si des comptes de classes 6 et 7 ne sont rattachés à rien, un bouton orange N compte(s) 6/7 non rattaché(s) apparaît en haut de la liste. Cliquez dessus pour voir lesquels. Leurs montants tombent sur la ligne « (Comptes non rattachés) » de la Balance Reporting. Les comptes de bilan (classes 1 à 5) ne sont pas concernés.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »« Impossible de supprimer. Cet enregistrement est utilisé dans… » : que faire ?
L'élément est utilisé sur les fiches ou documents listés dans le message. Modifiez ces fiches pour choisir une autre valeur, puis réessayez. Pour un document validé, le plus simple est souvent de garder l'élément et de corriger son libellé.
Le taux de change ne se remplit pas sur ma facture en euros.
Vérifiez dans Paramètres → Données → Devises que le code ISO vaut exactement EUR (ou USD). Ouvrez la fiche et cliquez Synchroniser BAM. Le taux est proposé quand vous choisissez la devise ou changez la date, la facture étant en modification.
Je n'ai pas le bouton Synchroniser BAM.
Il n'apparaît que pour les devises de code EUR ou USD : ce sont les seules dont OMAG récupère le cours Bank Al-Maghrib. Pour les autres devises, saisissez le taux sur chaque document.
Mes nouveaux articles arrivent sans unité.
Aucune unité par défaut n'est définie. Ouvrez l'unité la plus utilisée dans Paramètres → Données → Unités de mesure, puis Actions → Définir par défaut.
Ma Balance Reporting a une grosse ligne « Comptes non rattachés ».
Des comptes de charges ou de produits ne sont rattachés à aucun compte de reporting. Dans Paramètres → Données → Plan Reporting, cliquez le bouton orange pour les voir, puis renseignez leur champ Compte Reporting dans le plan comptable.
Je ne trouve pas Pays, Villes ou Unités en Comptabilité.
Ces référentiels sont dans les Paramètres de la Gestion commerciale. En Comptabilité, la rubrique Données ne propose que Devises et Plan Reporting.