Suivre ce que j'ai à traiter : Ma boîte et Tâches

🎯 Ce que vous allez faire : retrouver en un seul endroit ce que vos collègues vous ont demandé, les rappels que vous vous êtes posés et les alertes du jour, puis les traiter. Et suivre les tâches de l’équipe sur un tableau à trois colonnes.

Menu : barre du haut → icône Ma boîte (boîte de réception) ou icône Tâches (calendrier avec un « + »). Sur mobile : Plus → Ma boîte ou Plus → Tâches.

Les deux écrans se trouvent aussi avec Ctrl + K : tapez « boîte » ou « tâches ».

Avant de commencer

• Aucun droit à demander pour Ma boîte : chacun y voit uniquement ses propres commentaires et ses propres rappels.
• Les alertes n’apparaissent que si un administrateur vous a abonné à des familles d’alertes, dans votre fiche utilisateur → onglet Alertes. Voir Les alertes d’un utilisateur.
• Pour recevoir les e-mails, votre compte doit avoir une adresse e-mail.

Ma boîte

La cloche de la barre du haut vous prévient. Ma boîte sert à traiter : on l’ouvre le matin, on vide la liste, on la referme. Elle reste ouverte dans un onglet pendant que vous travaillez.

D’où viennent les éléments

Élément	Comment il arrive dans votre boîte
Mention (icône @)	Un collègue a tapé @ suivi de votre nom dans les commentaires d’un document (devis, facture, écriture, contrat…).
Rappel (icône cloche)	Quelqu’un a posé un rappel daté dans un commentaire : vous-même (menu @ → Me le rappeler), ou un collègue dans un message où il vous mentionne.
Alerte	Une échéance détectée par OMAG : facture impayée, chèque échu, stock sous le seuil, fin de CDD, approbation qui vous attend… selon vos abonnements.

Poser un rappel ou mentionner un collègue

Dans le panneau des commentaires d’un document, tapez @. Le menu propose d’abord des rappels (Cet après-midi, Demain, Lundi prochain, Date et heure précises…), puis la liste des personnes à Mentionner. Un seul rappel par message. Cliquez Envoyer.

Les sections

Section	Ce qu’elle contient
À traiter	Mentions non lues et non archivées, plus les rappels dont l’heure est passée. L’urgent en premier.
Aujourd’hui	Les rappels du jour, même si l’heure n’est pas encore venue.
À venir	Les rappels des jours suivants, pour anticiper.
Traité	Les rappels que vous avez traités ces 30 derniers jours, du plus récent au plus ancien.
Archivés	Ce que vous avez archivé.
Alertes	Les alertes métier, groupées par famille.

Une pastille à côté de chaque section donne le nombre d’éléments. Elle est rouge pour À traiter, orange pour Aujourd’hui.

Les étapes

1. Ouvrir Ma boîte

   Cliquez l’icône Ma boîte dans la barre du haut. Depuis le panneau Notifications, l’icône boîte de réception ouvre aussi Ma boîte.

2. Choisir la section

   Commencez par À traiter. Pour cibler, utilisez la zone Rechercher dans mes commentaires… (validez avec Entrée) et les filtres Toutes les personnes et Tous les documents.

3. Ouvrir le document

   Cliquez la ligne ou l’icône Ouvrir le document. Le document s’ouvre dans un onglet. Ouvrir ses commentaires marque comme lues les mentions qui vous y étaient adressées.

4. Traiter un rappel

   Sur la ligne d’un rappel, cliquez Marquer traité (coche verte). Une ligne « Rappel traité par… » s’ajoute dans les commentaires du document. Personne n’est notifié, mais la trace reste.

5. Ou le reporter

   Cliquez Reporter (horloge) puis Dans 1 heure, Demain 09:00 ou Lundi prochain. Le report ne vaut que pour vous.

6. Traiter en lot

   Cochez plusieurs lignes. Une barre apparaît avec Traiter, Marquer lu, Archiver (ou Désarchiver dans Archivés) et Annuler.

Tout est personnel

Lire, archiver, traiter ou reporter ne change que votre boîte. Les autres personnes mentionnées gardent leur propre état.

Les alertes

Dans la section Alertes, chaque famille affiche son nombre d’éléments. Ouvrir l’écran mène à l’écran concerné. Voir le détail déplie la liste. Pour chaque élément : Reporter d’une semaine (horloge) ou Marquer traitée (coche).

Traiter vaut pour l'équipe, reporter vaut pour vous

Marquer traitée s’applique à l’alerte elle-même : elle disparaît aussi pour vos collègues abonnés à la même famille. Ne traitez une alerte que si la situation est réglée. Reporter d’une semaine ne la masque que pour vous : vos collègues la voient toujours.

Les e-mails

Trois réglages, dans la fiche utilisateur → onglet Alertes (modifiables par un administrateur) :

Réglage	Effet	Par défaut
Recevoir un e-mail quand on me mentionne	Un e-mail dès qu’un collègue vous mentionne : le message, le document, et pour les pièces commerciales un résumé (tiers, date, total TTC, statut). Le bouton Ouvrir et répondre mène au document, après connexion si besoin.	Activé
Inclure mes rappels dans le récapitulatif quotidien	Vos rappels échus et non traités sont ajoutés à l’e-mail du matin.	Activé
Recevoir un e-mail récapitulatif quotidien	Chaque matin à 7 h 30, la liste de vos familles d’alertes actives.	Désactivé

L’e-mail du matin part une seule fois par jour et par société, et seulement s’il y a quelque chose à signaler. Les mentions rapprochées d’un même auteur sur un même document (moins de 2 minutes) ne donnent qu’un seul e-mail. Vous n’êtes jamais prévenu de vos propres messages.

Tâches

L’écran Tâches est un tableau partagé par les utilisateurs de la société. Les tâches y sont rangées en trois colonnes : À Faire, En Cours et Terminé. Chaque colonne affiche son nombre de tâches.

Un tableau commun, sans attribution

Tout le monde voit toutes les tâches. Une tâche n’est attribuée à personne, n’a pas de date d’échéance et n’envoie aucun e-mail. Pour demander quelque chose à un collègue précis, avec un rappel, utilisez plutôt une mention dans les commentaires du document : elle arrivera dans sa Ma boîte.

Les étapes

1. Ajouter une tâche

   Cliquez Ajouter. Saisissez le Titre de la tâche (obligatoire, 100 caractères au plus), la Description détaillée (500 caractères au plus) et le Statut de la tâche (À Faire par défaut). Cliquez Enregistrer. Annuler ne crée rien.

2. La faire avancer

   Glissez la carte dans une autre colonne. Sur tablette ou téléphone, utilisez le bouton Changer de statut (deux flèches) de la carte et choisissez la colonne.

3. La modifier

   Cliquez la carte : la fiche s’ouvre. Modifiez puis Enregistrer.

4. La supprimer

   Ouvrez la carte, cliquez Supprimer et confirmez.

Suppression réservée

Seuls l’auteur de la tâche et l’administrateur du compte peuvent la supprimer. La suppression est définitive.

Questions fréquentes

Une mention reste dans « À traiter » alors que je l'ai lue. Que faire ?

Ouvrez le document et ses commentaires : vos mentions sont alors marquées lues. Ou cochez la ligne dans Ma boîte et cliquez Marquer lu, ou Archiver.

Pourquoi je ne vois aucune alerte ?

Les alertes sont à activer : un administrateur doit vous abonner aux familles utiles dans votre fiche utilisateur, onglet Alertes. Vous devez aussi avoir le droit de lecture sur l'écran concerné.

Je ne reçois pas l'e-mail quand on me mentionne.

Vérifiez que votre compte a une adresse e-mail et que « Recevoir un e-mail quand on me mentionne » est coché dans votre fiche, onglet Alertes. Si un collègue vous mentionne plusieurs fois en moins de 2 minutes sur le même document, un seul e-mail part.

Un collègue a traité une alerte et elle a disparu chez moi. Est-ce normal ?

Oui si votre collègue l'a **marquée traitée** : c'est réglé pour toute l'équipe. S'il l'a seulement **reportée**, elle reste visible chez vous. Les mentions et les rappels, eux, restent personnels.

Le bouton Ajouter des Tâches est grisé.

La gestion des tâches n'est pas disponible dans la version gratuite ou de démonstration.

« Seul l'auteur de la tâche ou l'administrateur du compte peut la supprimer. » Que faire ?

Demandez à la personne qui a créé la tâche, ou à l'administrateur du compte, de la supprimer. Vous pouvez en revanche la passer en Terminé.

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