Importer vos données

🎯 Ce que vous allez faire : remplir votre espace avec vos vraies données, à votre rythme, sans ressaisie.

Votre espace est actif, mais il est vide. Vous n’avez rien à nous envoyer et rien à attendre : les imports sont dans l’application et vous les lancez quand vous êtes prêt. Vous avancez module par module, un type de données à la fois.

Deux façons d’importer

Selon l’écran, OMAG fonctionne de l’une de ces deux manières. La différence change ce que vous avez à préparer.

L’assistant d’importation : votre fichier tel quel

Pour les articles, clients, fournisseurs, comptes et employés, l’assistant vous fait associer vos colonnes aux champs OMAG. Votre export existant convient donc sans être recopié : peu importe l’ordre des colonnes et le nom des en-têtes.

Type de données — choisissez ce que vous importez (Article, Client, Employé…).
Fichier Excel — déposez-le et sélectionnez la feuille.
Contenu — vérifiez l’aperçu des lignes lues.
Mapping — face à chaque colonne de votre fichier, choisissez le champ OMAG correspondant (le bouton Auto-mapping le fait pour les en-têtes reconnus). Chaque colonne doit être associée : retirez du fichier celles qui ne vous servent pas.
Importation — lancez, puis contrôlez le compte-rendu.

Le bouton « Télécharger le modèle Excel » de la première étape fournit le fichier vide du type choisi, avec une feuille « Mode d’emploi » : colonnes obligatoires, format des dates, valeurs acceptées.

L’import est tout ou rien : à la moindre anomalie (valeur obligatoire absente, code en double dans le fichier, valeur illisible), rien n’est enregistré et le message indique la ligne et la colonne à corriger. Un fichier déjà importé est signalé dès le dépôt, avec la date et l’auteur du premier import, et chaque import enregistré apparaît dans le journal des événements. Importer demande le droit Ajout sur l’écran Importation des données.

Les écrans à format fixe : le modèle est dans l’écran

Pour le stock initial, la balance, les écritures et le pointage de paie, les colonnes sont fixes. Inutile de les deviner : la fenêtre d’import affiche le format attendu (colonne par colonne, avec les valeurs acceptées) et propose un bouton « Télécharger un modèle ».

Où se trouve chaque import

Vos données	Où aller
Articles, familles, sous-familles, clients, fournisseurs	Gestion : Administration → Paramètres → Outils → Importation données
Stock initial	Stock → Inventaire : créez un inventaire, puis Importer
Plan comptable	Comptabilité : Outils → Importation Excel
Balance d’ouverture	Comptabilité : Clôture → Balance N-1 (A-nouveaux) → Importer
Écritures	Comptabilité : Outils → Import des écritures
Employés, rubriques, organismes sociaux	Paie : Outils → Importation des données
Variables mensuelles (pointage)	Paie : Calcul de la paie du mois → Importer

L’ordre à respecter

C’est le seul vrai piège : un import qui référence une donnée absente échoue ou crée des trous.

Familles et sous-familles, puis articles — un article renvoie à sa famille.
Clients et fournisseurs — indépendants l’un de l’autre, à faire quand vous voulez.
Stock initial — après les articles, forcément.
Plan comptable, puis balance d’ouverture, puis écritures — comptes et journaux doivent exister avant d’être mouvementés.
Employés, puis rubriques et organismes, puis les variables mensuelles — tout renvoie au matricule.

Bonnes pratiques

Ces quelques réflexes évitent l’essentiel des mauvaises surprises :

Point	À faire
Commencez petit	Importez d’abord une dizaine de lignes, vérifiez le résultat dans les fiches, puis relancez sur le fichier complet.
Dates	Format jj/mm/aaaa.
Nombres	Chiffres seuls, sans DH, sans %, sans espace. Virgule pour les décimales.
Codes et numéros	Formatez la colonne en Texte avant de coller (matricule, ICE, RIB, téléphone), sinon les zéros de début disparaissent.
Doublons	Un code = une seule ligne dans votre fichier.
Formules	Collez en valeurs uniquement avant d’importer.

Reprendre les factures non réglées

Pour suivre dès le premier jour ce que vos clients vous doivent, importez leurs factures non réglées avec l’assistant, type « Facture client ». Elles arrivent validées et non réglées : vous les retrouvez dans les impayés, sur la fiche client, dans le recouvrement et les relances, et dans le plan de trésorerie. Vous les encaissez ensuite comme les autres.

Une facture par facture ouverte (numéro, date et échéance d’origine) plutôt qu’une facture globale par client : les relances et l’ancienneté des impayés restent justes.
Colonnes obligatoires : numéro (en chiffres), code client, date. Renseignez aussi l’échéance, la quantité et les prix HT et TTC de chaque ligne : le total de la facture est calculé à partir des lignes.
Une ligne sans code article, avec un simple libellé (« Reprise du solde au 31/12/2025 ») : une ligne portant un code article ferait sortir du stock à la validation.

Les écritures comptables

L’écran contrôle votre fichier avant d’enregistrer et vous liste toutes les anomalies d’un coup — ligne, colonne, valeur, motif — plutôt que de s’arrêter à la première : compte ou journal inexistant, date hors exercice, période clôturée, écriture déséquilibrée.

Deux règles à connaître avant de préparer le fichier :

une écriture = des lignes qui se suivent et dont le solde revient à zéro. Le découpage se fait ainsi ; le numéro attribué à chaque écriture reste modifiable dans la grille avant enregistrement ;
les comptes et journaux utilisés doivent déjà exister, et les dates tomber dans l’exercice ouvert.

La paie : parlons-en avant

C’est le seul point où nous vous recommandons de ne pas avancer seul.

Importer vos employés, leurs rubriques et leurs organismes : allez-y, c’est un import comme un autre. En revanche, si vous démarrez en cours d’année, les calculs mensuels doivent être rejoués mois par mois depuis janvier pour reconstituer les cumuls. Ces cumuls déterminent l’IR et les déclarations sociales, et une erreur ne se voit qu’au moment de la déclaration — trop tard pour la rattraper simplement.

Vous partez de zéro ?

Si vos données ne sont pas encore dans un fichier — listes sur papier, informations éparpillées — ce classeur vous indique quelles informations rassembler, avec un onglet par type de données et le format attendu pour chaque colonne.

📥 Classeur de préparation (Excel)

Si vous disposez déjà d’un export de votre ancien outil, ne le recopiez pas : l’assistant d’importation sait lire vos colonnes telles qu’elles sont.

Questions fréquentes

Par quoi commencer si je veux travailler vite ?

Les articles, les clients et les fournisseurs suffisent pour émettre vos premiers documents. La comptabilité et la paie peuvent être reprises plus tard, sans bloquer le reste.

Puis-je importer en plusieurs fois ?

Oui. Rien n'oblige à tout reprendre d'un coup : importez une famille d'articles, vérifiez, continuez. C'est même la façon recommandée de procéder.

Que se passe-t-il si j'importe deux fois le même fichier ?

Avec l'assistant, les fiches identifiées par un code (articles, clients, fournisseurs, comptes, employés…) sont mises à jour, sans doublons. Les documents (factures, devis, règlements) déjà présents sont refusés. Les écritures, elles, s'ajoutent : ne réimportez pas deux fois le même fichier d'écritures.

Je me suis trompé dans le mapping, que faire ?

Les fiches créées restent modifiables et supprimables. Sur un import volumineux mal mappé, contactez-nous : il est plus rapide de repartir proprement que de corriger fiche par fiche.

Mon fichier est refusé ou le résultat est vide.

Vérifiez la feuille sélectionnée, la présence d'une ligne d'en-têtes, et l'absence de lignes vides ou de titres fusionnés au-dessus du tableau. Si cela persiste, envoyez-nous le fichier.

Faut-il fermer l'application aux autres utilisateurs pendant un import ?

Non. Évitez simplement d'importer et de saisir sur les mêmes données au même moment.