Importer vos données

🎯 Ce que vous allez faire : remplir votre espace avec vos vraies données, à votre rythme, sans ressaisie.

Votre espace est actif, mais il est vide. Vous n’avez rien à nous envoyer et rien à attendre : les imports sont dans l’application et vous les lancez quand vous êtes prêt. Vous avancez module par module, un type de données à la fois.

Deux façons d’importer

Selon l’écran, OMAG fonctionne de l’une de ces deux manières. La différence change ce que vous avez à préparer.

L’assistant d’importation : votre fichier tel quel

Pour les articles, clients, fournisseurs, comptes et employés, l’assistant vous fait associer vos colonnes aux champs OMAG. Votre export existant convient donc sans être recopié : peu importe l’ordre des colonnes et le nom des en-têtes.

Type de données — choisissez ce que vous importez (Article, Client, Employé…).
Fichier Excel — déposez-le et sélectionnez la feuille.
Contenu — vérifiez l’aperçu des lignes lues.
Mapping — face à chaque colonne de votre fichier, choisissez le champ OMAG correspondant. Laissez sur « Ignorer » ce qui ne vous sert pas.
Importation — lancez, puis contrôlez le compte-rendu.

Les écrans à format fixe : le modèle est dans l’écran

Pour le stock initial, la balance, les écritures et le pointage de paie, les colonnes sont fixes. Inutile de les deviner : la fenêtre d’import affiche le format attendu (colonne par colonne, avec les valeurs acceptées) et propose un bouton « Télécharger un modèle ».

Où se trouve chaque import

Vos données	Où aller
Articles, familles, sous-familles, clients, fournisseurs	Gestion : Administration → Paramètres → Outils → Importation données
Stock initial	Stock → Inventaire : créez un inventaire, puis Importer
Plan comptable	Comptabilité : Outils → Importation Excel
Balance d’ouverture	Comptabilité : Clôture → Balance N-1 (A-nouveaux) → Importer
Écritures	Comptabilité : Outils → Import des écritures
Employés, rubriques, organismes sociaux	Paie : Outils → Importation des données
Variables mensuelles (pointage)	Paie : Calcul de la paie du mois → Importer

L’ordre à respecter

C’est le seul vrai piège : un import qui référence une donnée absente échoue ou crée des trous.

Familles et sous-familles, puis articles — un article renvoie à sa famille.
Clients et fournisseurs — indépendants l’un de l’autre, à faire quand vous voulez.
Stock initial — après les articles, forcément.
Plan comptable, puis balance d’ouverture, puis écritures — comptes et journaux doivent exister avant d’être mouvementés.
Employés, puis rubriques et organismes, puis les variables mensuelles — tout renvoie au matricule.

Bonnes pratiques

Ces quelques réflexes évitent l’essentiel des mauvaises surprises :

Point	À faire
Commencez petit	Importez d’abord une dizaine de lignes, vérifiez le résultat dans les fiches, puis relancez sur le fichier complet.
Dates	Format jj/mm/aaaa.
Nombres	Chiffres seuls, sans DH, sans %, sans espace. Virgule pour les décimales.
Codes et numéros	Formatez la colonne en Texte avant de coller (matricule, ICE, RIB, téléphone), sinon les zéros de début disparaissent.
Doublons	Un code = une seule ligne dans votre fichier.
Formules	Collez en valeurs uniquement avant d’importer.

Les écritures comptables

L’écran contrôle votre fichier avant d’enregistrer et vous liste toutes les anomalies d’un coup — ligne, colonne, valeur, motif — plutôt que de s’arrêter à la première : compte ou journal inexistant, date hors exercice, période clôturée, écriture déséquilibrée.

Deux règles à connaître avant de préparer le fichier :

une écriture = des lignes qui se suivent et dont le solde revient à zéro. Le découpage se fait ainsi ; le numéro attribué à chaque écriture reste modifiable dans la grille avant enregistrement ;
les comptes et journaux utilisés doivent déjà exister, et les dates tomber dans l’exercice ouvert.

La paie : parlons-en avant

C’est le seul point où nous vous recommandons de ne pas avancer seul.

Importer vos employés, leurs rubriques et leurs organismes : allez-y, c’est un import comme un autre. En revanche, si vous démarrez en cours d’année, les calculs mensuels doivent être rejoués mois par mois depuis janvier pour reconstituer les cumuls. Ces cumuls déterminent l’IR et les déclarations sociales, et une erreur ne se voit qu’au moment de la déclaration — trop tard pour la rattraper simplement.

Vous partez de zéro ?

Si vos données ne sont pas encore dans un fichier — listes sur papier, informations éparpillées — ce classeur vous indique quelles informations rassembler, avec un onglet par type de données et le format attendu pour chaque colonne.

📥 Classeur de préparation (Excel)

Si vous disposez déjà d’un export de votre ancien outil, ne le recopiez pas : l’assistant d’importation sait lire vos colonnes telles qu’elles sont.

Questions fréquentes

Par quoi commencer si je veux travailler vite ?

Les articles, les clients et les fournisseurs suffisent pour émettre vos premiers documents. La comptabilité et la paie peuvent être reprises plus tard, sans bloquer le reste.

Puis-je importer en plusieurs fois ?

Oui. Rien n'oblige à tout reprendre d'un coup : importez une famille d'articles, vérifiez, continuez. C'est même la façon recommandée de procéder.

Que se passe-t-il si j'importe deux fois le même fichier ?

Vous obtenez des doublons sur les données identifiées par un code. Vérifiez le résultat d'un import avant de le relancer.

Je me suis trompé dans le mapping, que faire ?

Les fiches créées restent modifiables et supprimables. Sur un import volumineux mal mappé, contactez-nous : il est plus rapide de repartir proprement que de corriger fiche par fiche.

Mon fichier est refusé ou le résultat est vide.

Vérifiez la feuille sélectionnée, la présence d'une ligne d'en-têtes, et l'absence de lignes vides ou de titres fusionnés au-dessus du tableau. Si cela persiste, envoyez-nous le fichier.

Faut-il fermer l'application aux autres utilisateurs pendant un import ?

Non. Évitez simplement d'importer et de saisir sur les mêmes données au même moment.