Préparer les modèles de courrier

🎯 Ce que vous allez faire : écrire une fois vos lettres, PV et attestations types, pour ne plus avoir qu’à les relire au moment de les envoyer.

Menu : Cabinet → Dossiers → Modèles de courrier

Un modèle est un texte avec des valeurs de fusion : au moment de rédiger un courrier, elles sont remplacées par les données du dossier choisi.

Les modèles livrés

Huit modèles sont installés à la première ouverture :

Modèle	Type	Rempli avec
PV d’AGO d’approbation des comptes (SARL)	Procès-verbal	Résultat de l’exercice, proposition d’affectation, capital, gérant
PV d’AGO d’approbation des comptes (SA)	Procès-verbal	Résultat de l’exercice, proposition d’affectation, capital, président du conseil
Lettre de mission	Lettre de mission	Raison sociale, exercice
Relance des pièces manquantes	Relance	Raison sociale
Transmission des états de synthèse	Lettre	Chiffre d’affaires, résultat, dates de l’exercice
Attestation de chiffre d’affaires	Attestation	Chiffre d’affaires en chiffres et en lettres, ICE, IF
Lettre d’affirmation	Lettre d’affirmation	Résultat, dates de l’exercice, gérant
Mise en demeure – honoraires impayés	Mise en demeure	Raison sociale

Ils se modifient librement. Installer les modèles standard manquants (menu Actions) remet ceux que vous auriez supprimés, sans toucher à ceux que vous avez retouchés. C’est aussi par là qu’un modèle ajouté depuis votre première ouverture, comme le PV de SA, rejoint votre liste.

PV de SARL ou PV de SA

Les deux PV ne relèvent pas de la même loi. Celui de SARL (loi 5-96) réunit les associés autour du gérant. Celui de SA (loi 17-95) ajoute :

• le bureau de l’assemblée (président, scrutateurs, secrétaire) ;
• le quorum du quart des actions ;
• les deux rapports du commissaire aux comptes, dont le rapport spécial sur les conventions réglementées ;
• le quitus aux administrateurs et les jetons de présence.

Dans le PV de SA, le gérant de la fiche du dossier tient le rôle du président du conseil. Si vous appliquez un PV à un dossier de l’autre forme, OMAG vous le signale.

Créer ou modifier un modèle

1. Libellé et type

   Le type décide de la mise en page du PDF :

   • lettre, relance, lettre de mission, mise en demeure : OMAG ajoute le destinataire, le lieu et la date, la référence et l’objet ;
   • procès-verbal, attestation, lettre d’affirmation : le PDF reprend le texte seul, titre compris.

2. Objet

   Il peut contenir des valeurs de fusion, par exemple Lettre de mission – exercice {{exercice}}.

3. Corps

   L’éditeur propose les titres, le gras, l’italique, le souligné, les listes et l’alignement : exactement ce que le PDF sait reproduire.

4. Valeurs de fusion

   Placez le curseur, puis cliquez sur la valeur voulue dans le cadre sous l’éditeur.

Marquer ce qui reste à écrire

Écrivez [à compléter] là où le collaborateur devra saisir une information (heure de l’assemblée, montant des honoraires…). L’envoi est bloqué tant qu’il en reste : rien ne part à moitié rempli.

Les valeurs de fusion

Groupe	Valeurs
Dossier	Raison sociale, forme juridique, adresse, ville, ICE, IF, RC, taxe professionnelle, CNSS, capital (en chiffres et en lettres), gérant
Comptabilité de l’exercice	Exercice, dates de début et de clôture, chiffre d’affaires HT (en chiffres et en lettres), résultat net (en chiffres et en lettres), « bénéfice » ou « perte », capitaux propres, proposition d’affectation
Cabinet et courrier	Nom et ville du cabinet, collaborateur, date du courrier, année en cours

D'où viennent les chiffres

Les montants sont lus dans la comptabilité du dossier, sur l’exercice choisi au moment de rédiger — par défaut le dernier exercice clos. Un dossier dont la comptabilité n’est pas tenue dans OMAG laisse ces valeurs à saisir.

La proposition d’affectation est une phrase complète : en cas de bénéfice, dotation à la réserve légale (5 %, jusqu’au dixième du capital) puis report à nouveau ; en cas de perte, imputation au report à nouveau. Une distribution de dividendes ne se présume pas : ajoutez-la dans le courrier si l’assemblée la décide.

Questions fréquentes

Modifier un modèle change-t-il les courriers déjà rédigés ?

Non. Un courrier garde le texte du modèle au moment où il a été appliqué.

Puis-je masquer un modèle sans le supprimer ?

Oui : désactivez-le. Il n'est plus proposé dans l'écran Courrier.

Pourquoi une couleur ou une image ne sont-elles pas proposées ?

Le PDF ne saurait pas les reproduire. L'éditeur ne propose que ce qui apparaîtra réellement sur le courrier.

Où se règle l'en-tête des courriers ?

C'est l'en-tête du dossier du cabinet, désigné dans la configuration du portail. À défaut d'image, le nom et l'adresse du cabinet sont écrits en tête.

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