Réclamer les pièces à vos clients

🎯 Ce que vous allez faire : dire à chaque client ce qu’il doit vous envoyer et pour quand, le laisser relancer automatiquement, et voir d’un coup d’œil les dossiers en retard.

Menu : Cabinet → Dossiers → Mes clients, fiche du dossier, onglet Pièces à fournir

Le principe

Pour chaque dossier, vous cochez les pièces à fournir : factures d’achat, factures de vente, relevés bancaires, caisse et notes de frais, éléments de paie, documents de clôture. Chacune a son rythme (mois, trimestre, année) et sa date limite.

Le client les voit dans son portail, en tête de l’accueil, avec la date limite et un bouton Envoyer.
Une pièce passe reçue dès que le client l’envoie. Il peut aussi répondre Rien ce mois-ci (pas de ventes, pas de caisse).
Avant et après la date limite, OMAG relance le client par e-mail. Après la dernière relance, il vous prévient.

Le catalogue des pièces

Le catalogue est créé au premier accès, avec quatre jeux :

Jeu	Pièces	Rythme	Date limite
TVA mensuelle	factures d’achat, factures de vente, relevés bancaires, caisse et notes de frais	chaque mois	le 10 du mois suivant
TVA trimestrielle	les mêmes	chaque trimestre	le 10 du mois qui suit le trimestre
Paie	éléments variables (absences, heures supplémentaires, primes, entrées et sorties)	chaque mois	le 25 du mois
Clôture annuelle	inventaire et documents de clôture	chaque année	le 31 janvier

Chaque pièce porte une consigne affichée au client (« toutes les factures fournisseurs du mois, frais et tickets compris »). Le bouton Modifier le catalogue permet de renommer une pièce, changer sa consigne ou son jour limite, la retirer, ou en ajouter une.

Configurer un dossier

Cocher les pièces

Ouvrez la fiche du dossier, onglet Pièces à fournir. Si le dossier a déjà ses obligations cochées, OMAG propose les jeux qui vont avec (TVA mensuelle, Paie…) : Cocher ces pièces.
Adapter la date limite

Pour un client qui reçoit ses relevés tard, indiquez par exemple le 15 à côté de la pièce. Vide = la date du catalogue.
Choisir le point de départ

Les pièces nouvellement cochées sont réclamées à partir de la date indiquée (aujourd’hui par défaut) : cocher une pièce ne met pas toute l’année passée en retard.
Enregistrer

Suivre et corriger

Sous la configuration, Suivi des envois montre les dernières périodes de chaque pièce :

État	Signification
Reçue	le client a envoyé la pièce, ou vous l’avez marquée reçue
Rien à envoyer	le client (ou vous) a indiqué qu’il n’y en a pas pour cette période
En cours	la période n’est pas finie
À envoyer	période finie, date limite pas encore passée
En retard	date limite passée

Un clic sur une période permet de la corriger : Marquer reçue (pièce remise en main propre), Rien à envoyer, Réclamer à nouveau (pièce illisible ou incomplète), ou Revenir au calcul automatique.

Les relances automatiques

Réglage du cabinet : Cabinet → Portail → Configuration du portail, Relancer automatiquement les clients

Un e-mail par dossier, du lundi au samedi à 9 h, quand une pièce atteint un jour de relance sans avoir été envoyée. Par défaut : 3 jours avant, le jour J, 3 et 7 jours après la date limite.
L’e-mail liste tout ce qui reste à envoyer, avec un bouton Envoyer mes documents qui ouvre le portail du client.
Après la dernière relance, les pièces toujours manquantes vous sont signalées une fois, aux adresses d’alerte du portail.

Dans la fiche du dossier, section Relances du client :

coupez les relances d’un client que vous préférez appeler ;
indiquez une adresse de relance (par exemple la comptable du client) ; vide = les accès portail actifs du dossier ;
Aperçu de l’e-mail montre exactement ce que le client recevra ;
Relancer maintenant envoie l’e-mail sans attendre.

La grille de collecte

Menu : Cabinet → Suivi → Tableau de bord, vue Collecte

Tous les dossiers en lignes, les pièces en colonnes, pour le mois choisi en haut de l’écran (une pièce trimestrielle y affiche le trimestre qui contient ce mois). En tête : le taux de collecte, les dossiers complets et les dossiers en retard. Un clic sur une case permet de la corriger, comme dans la fiche.

Le client n'a pas de ventes ce mois-ci : il sera relancé quand même ?

Non, s'il clique sur « Rien ce mois-ci » dans son portail. Vous pouvez aussi le poser vous-même, dans la fiche ou dans la grille.

Le client m'a remis ses relevés en main propre.

Cliquez sur la période dans la fiche du dossier ou dans la grille, puis « Marquer reçue ». Les relances s'arrêtent.

Combien de relances reçoit un client ?

Une par jour de relance réglé (quatre par défaut), et jamais deux le même jour : l'e-mail regroupe toutes ses pièces manquantes.

Les relances partent-elles si le portail est coupé ?

Non. Le portail doit être actif, car l'e-mail renvoie le client vers son espace.