Suivre un document

🎯 Ce que vous allez faire : suivre les documents qui vous concernent, pour savoir ce qui s’y passe sans avoir à les rouvrir.

Tout document qui a un fil de commentaires (devis, facture, commande, opportunité, piste…) peut être suivi. Les abonnés sont prévenus :

de chaque nouveau message dans le fil ;
des changements importants du document, écrits dans le fil sous le titre Mise à jour.

Suivre ou ne plus suivre

Ouvrez le document, puis son panneau de commentaires.
En haut du panneau, cliquez Suivre. Le bouton devient Suivi : vous êtes abonné.
Pour arrêter, cliquez de nouveau : vous ne suivez plus le document.

À côté du bouton, les pastilles montrent qui suit le document. Cliquez-les pour ouvrir la liste des abonnés : vous pouvez ajouter un collègue ou en retirer un.

Qui suit d’office

Pas besoin de cliquer Suivre dans ces cas :

Vous êtes…	Vous suivez le document
L’auteur d’un commentaire	Dès votre premier message
Mentionné (`@`) dans un commentaire	Dès la mention
L’auteur d’une opportunité, ou l’utilisateur de son commercial	Dès sa création

Si vous avez cliqué pour ne plus suivre, ce choix est respecté : une mention vous prévient, mais ne vous réabonne pas. Écrire vous-même un message, si.

Ce qui déclenche une mise à jour

Document	Changements suivis
Opportunité	Étape, issue (gagnée / perdue), montant, date de clôture, commercial
Piste	Commercial, relance, conversion
Devis	Situation, validation, montant TTC
Commandes, livraisons, avoirs (clients et fournisseurs), réceptions	Validation, montant TTC
Factures clients et fournisseurs	Validation, montant TTC, montant réglé
Tous	Suppression

Le message dit qui a changé quoi, avec l’ancienne et la nouvelle valeur (ex. « Étape : Qualification → Proposition »). Vos propres changements ne vous sont pas signalés. Les mises à jour arrivent dans les minutes qui suivent.

Être prévenu par e-mail

Par défaut, tout arrive dans la cloche (et dans Ma boîte). Pour recevoir aussi un e-mail, ouvrez la liste des abonnés d’un document suivi, puis Me prévenir aussi par e-mail :

Choix	Effet
Non (cloche seule)	Aucun e-mail (défaut)
À chaque message	Un e-mail à chaque message ou mise à jour, avec un lien vers le document
Dans le récapitulatif du matin	Une section « Documents que vous suivez » dans l’e-mail de 7 h 30 : les messages non lus des dernières 24 heures, un par document

Le choix vaut pour tous les documents que vous suivez. Un administrateur peut aussi le régler dans la fiche utilisateur, onglet Alertes.

Questions fréquentes

Je reçois trop de notifications, que faire ?

Cliquez « Suivi » sur les documents qui ne vous concernent plus. Pour les e-mails, choisissez « Dans le récapitulatif du matin » : un seul e-mail par jour.

Un changement fait dans le logiciel de bureau est-il signalé ?

Oui, mais le message ne peut pas nommer son auteur.

Le bouton « Suivre » n'apparaît pas, pourquoi ?

Le document doit être enregistré (il a un numéro). Sur une base pas encore mise à jour, la fonction est absente.

Un message lu dans la cloche figure-t-il dans le récapitulatif ?

Non : le récapitulatif ne reprend que les messages non lus.