Régler les options commerciales

🎯 Ce que vous allez faire : régler, une fois pour toute la société, la façon dont OMAG numérote, contrôle et imprime vos devis, bons de livraison, factures et documents d’achat.

Menu : Paramètres → Options Commercial (aussi en tête du menu Administration du module Commercial)

Avant de commencer

Il faut le droit Modifier sur l’écran Options Commercial. Sans ce droit, l’écran s’ouvre mais le bouton Enregistrer reste grisé.
Les options valent pour toute la société et pour tous les utilisateurs.
Rien n’est pris en compte avant d’avoir cliqué Enregistrer (ou Ctrl+S). L’enregistrement est global : soit tout passe, soit le message « Rien n’a été enregistré » s’affiche et aucune option n’est modifiée.
Si vous fermez l’écran (bouton Fermer ou Échap) avec des changements non enregistrés, OMAG demande confirmation : Fermer sans enregistrer ou Rester.
En offre gratuite, seul l’onglet Documents est affiché. L’onglet Atelier n’apparaît que si le module Atelier est installé sur votre base.

Onglet Documents

Séries de documents

Pour le bon de livraison, le bon de retour et la facture, choisissez Une seule série ou Deux séries.

Une seule série (conseillé) : le document est créé directement dans la série 1.
Deux séries : à chaque création (et à chaque transfert vers un BL ou une facture), OMAG demande dans quelle série créer le document. La série 2 est indépendante et continue d’une année sur l’autre. Elle sert à séparer deux activités.

Numérotation des factures

Préfixe numéro facture : Aucun (année + compteur, par exemple 20260001), AAAAMM (année et mois, par exemple 202610 + compteur) ou AAMM (par exemple 2610 + compteur). Avec un préfixe mensuel, le compteur repart chaque mois.
Nombre de chiffres : 3, 4 ou 5 chiffres pour le compteur (001, 0001, 00001). Prévoyez assez de chiffres pour votre volume : 3 chiffres plafonnent à 999 factures par période.

Le détail est expliqué dans Paramétrer la numérotation.

Gestion par agence

Activer la gestion par agence donne à chaque agence sa propre série de numéros (devis, BL, factures, avoirs, retours), ajoute la colonne Agence dans les listes et le filtre Agence dans les rapports. Le cloisonnement des utilisateurs, lui, ne dépend pas de cette case. Voir Gérer plusieurs agences.

Impression et affichage

Option	Effet concret
Mode d’impression des prix	Valeur proposée par défaut (HT ou TTC) dans la fenêtre d’impression des documents. L’utilisateur peut toujours la changer au moment d’imprimer.
Affichage des prix dans les documents	Colonnes de prix visibles dans les lignes des devis, BL, factures et documents d’achat : HT et TTC, uniquement HT ou uniquement TTC. Le prix proposé à la saisie d’un article suit ce choix. Pour une clientèle d’entreprises, choisissez uniquement HT ; pour la vente aux particuliers, uniquement TTC.
Taux de timbre (%)	Quand la case Timbre est cochée sur un BL ou une facture (règlement en espèces), le montant du timbre est calculé avec ce taux et ajouté au TTC. Taux légal au Maroc : 0,25 %. Mettez 0 pour ne jamais calculer de timbre.

Options de saisie et documents

Option	Effet concret	Conseil
Autoriser la modification de la désignation article	Cochée : la désignation d’une ligne article peut être retouchée dans le document. Décochée : elle reste celle de la fiche article. Les lignes de commentaire restent toujours modifiables. Un utilisateur qui a le droit individuel de changer la description garde ce droit.	À cocher si vous ajoutez souvent des précisions pour le client.
Activer la saisie par colisage (pack)	Ajoute la saisie en cartons/packs dans les lignes. Le curseur se place sur le nombre de cartons après le choix de l’article.	Seulement si vous vendez au carton.
Activer la saisie par longueur et largeur	Ajoute les dimensions dans la fiche article et dans les lignes : la quantité est calculée à partir des mesures.	Pour les métiers au mètre carré (vitrerie, menuiserie, tôlerie…).
Autoriser plusieurs articles avec le même libellé	Décochée : la fiche article est refusée si son libellé est déjà pris par un autre article. Le code article reste unique dans tous les cas.	Laisser décochée pour éviter les doublons.
Interdire l’impression du BL s’il n’est pas réglé	Un BL dont le montant réglé est inférieur au TTC ne s’imprime pas : message « BL non réglé ».	Pour la vente au comptant uniquement.
Contrôler que la date du document est dans l’exercice en cours	À la validation, un document daté hors de l’exercice ouvert est refusé : « La date doit être comprise dans l’exercice… ».	Conseillé : coché.
Contrôler la date des documents vis-à-vis du dernier inventaire	Interdit de saisir, modifier ou dévalider un document de stock daté avant (ou au moment) du dernier inventaire validé.	Coché par défaut. À décocher seulement le temps d’une régularisation.
Blocage des mois clôturés — jour de fermeture	Jour du mois à partir duquel le mois précédent est figé. Ne concerne que les utilisateurs marqués « Bloquer la saisie des mois clôturés » sur leur fiche. Avec 5, le mois précédent reste saisissable jusqu’au 4.	1 par défaut ; 5 à 10 si vos BL arrivent en retard.
Exclure les BL de la série 2 de la facturation	Un BL de la série 2 n’est pas transformé en facture.	Utile seulement avec Deux séries pour les BL.
Activer la gestion des sites de livraison client	Active les sites chez le client et le module Stock des sites (approvisionnement, réception, sorties, transferts). Une sous-option Approvisionner les sites en 2 étapes (transit) apparaît alors : le siège expédie, puis le responsable du site réceptionne, ce qui fait ressortir les écarts de livraison.	Seulement pour la gestion de stock chez vos clients.
Considérer les chèques et effets reçus comme déjà encaissés	Cochée : un chèque ou un effet reçu réduit tout de suite le solde du client, ce qui compte pour le blocage par plafond de crédit. Décochée : seuls les espèces et les chèques/effets contrôlés à la banque réduisent le solde.	Décochée est plus prudent.
Rendre la catégorie de dépense obligatoire en caisse et paiement	Une sortie de caisse (comptoir, opération de caisse) ou un paiement divers de type dépense ne s’enregistre pas sans catégorie de dépense.	À cocher pour analyser vos charges.

Observation par défaut

Choisissez un document (Devis, Bon de Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir), puis saisissez son texte (150 caractères maximum). Ce texte est repris dans le champ Observation de chaque nouveau document de ce type, par exemple « Validité de l’offre : 30 jours » sur les devis. Passez d’un document à l’autre dans la liste, puis enregistrez une seule fois à la fin.

Onglet Stock et prix

Gestion du stock

Option	Effet concret	Conseil
Autoriser le stock négatif	Décochée : une sortie qui ferait passer un article sous zéro est refusée (retour ou avoir fournisseur…). La fiche article a aussi sa propre case « Accepter le stock négatif ».	Décochée si votre stock est fiable.
Alerter quand le stock devient négatif	Avec le stock négatif autorisé : à la validation d’un BL, d’une facture, d’un retour ou avoir fournisseur, d’un échange ou d’un ordre de fabrication, OMAG liste les articles qui passent en négatif. Vous confirmez ou vous annulez. Pas d’alerte au comptoir.	Conseillé si le négatif est autorisé.
Alerter quand le stock atteint le seuil d’alerte	Après validation, un message liste les articles passés sous leur Quantité minimale (fiche article). Simple information.	Pratique pour lancer les réapprovisionnements.
Les factures et avoirs n’affectent pas le stock	Le stock sort au BL ; la facture et l’avoir ne refont pas le mouvement.	À cocher si vous livrez toujours par BL avant de facturer.
Bloquer la validation si le stock descend sous le stock réel	Uniquement avec l’option précédente : une facture qui ferait descendre le stock comptable sous le stock réel est refusée, au lieu d’une simple alerte.	Selon votre rigueur de stock.
Gamme 1 / Gamme 2	Active les déclinaisons d’articles (taille, couleur…). Visible si le module Gammes est installé.	Voir Gammes et variantes.
Gestion de la péremption	Active les lots et dates de péremption. Visible si le module est installé.	Voir Péremption et lots.
Sous-familles à plusieurs niveaux (arbre)	Permet Famille / Sous-famille / Sous-sous-famille… Décochée : classement à 2 niveaux.	Selon la taille de votre catalogue.

Gestion des prix

Option	Effet concret
Utiliser le dernier prix comme prix par défaut	En vente : si l’article n’a pas de prix dans la liste de prix du document, OMAG propose le dernier prix pratiqué avant le prix de la fiche article. En achat : OMAG propose le dernier prix d’achat chez ce fournisseur.
Interdire la modification du prix de vente dans les documents	La colonne prix unitaire n’est plus modifiable dans les lignes des documents de vente (devis, commande, BL, retour, avoir client). Seul le prix de la liste ou de la fiche article s’applique. Les prix d’achat restent modifiables.
Bloquer si le prix de vente est inférieur au prix minimum	Sur devis, commande, BL, facture et comptoir : un prix net (remise déduite) sous le prix minimum de la fiche article est refusé, avec le message « … est inférieur au prix minimum … Saisie refusée ». Un article sans prix minimum n’est pas contrôlé.
Bloquer si le prix de vente est inférieur au dernier prix d’achat	Même contrôle par rapport au dernier prix d’achat HT. Le message ne montre pas le prix d’achat. Un article jamais acheté n’est pas contrôlé.
Bloquer l’enregistrement d’un bon de livraison si un prix de vente est à 0	La validation d’un BL est bloquée tant qu’une ligne article a un prix à 0 : « Prix vide pour l’article … ». Les composants de kit et les lignes libres ne sont pas concernés.

Calcul du taux de marge

Choisissez la base du taux affiché dans les états Marge bénéficiaire :

sur le prix d’achat : (PV − PA) / PA. Un article acheté 100 et vendu 125 donne 25 % ;
sur le prix de vente : (PV − PA) / PV. Le même article donne 20 %.

Le changement s’applique tout de suite aux états, sans recalcul. Il sert aussi au calcul automatique des tarifs ci-dessous.

Mise à jour automatique des tarifs

À la validation d’un bon de réception, OMAG peut recalculer les listes de prix des articles reçus :

Ne pas mettre à jour (par défaut) : vos prix de vente ne bougent jamais seuls ;
par le prix moyen pondéré (PMP) ;
par le dernier prix d’achat.

Le nouveau prix = coût choisi + marge % saisie sur chaque liste de prix dans la fiche article. Une liste sans marge n’est pas touchée. Exemple : coût 100, marge 25 % → 125 HT (marge sur prix d’achat) ou 133,33 HT (marge sur prix de vente).

Onglet Commercial

Affectation du commercial

Saisir le commercial manuellement sur chaque document : rien n’est rempli automatiquement.
Reprendre automatiquement le commercial du client : le commercial de la fiche client est repris sur le document et sur les paiements.
Utiliser l’utilisateur connecté comme commercial : pratique au comptoir, où chaque vendeur a son propre compte.

Rendre le commercial obligatoire sur les documents : un document ou un paiement client sans commercial est refusé avec le message « Le champ commercial est obligatoire ». OMAG ouvre alors l’onglet Complément du document. Conseillé si vous calculez des commissions.

Panneau statistiques client

Utiliser le « Solde livraison » : dans le bandeau statistiques du client, le solde est calculé sur les BL et les retours au lieu des factures et avoirs. L’en-cours devient Solde livraison + paiements non échus. À cocher si vous facturez longtemps après la livraison.

Tiers payeur

Gérer le client final (payeur réel) et le client intermédiaire : ajoute le champ « Client Final (Payeur réel) » sur le paiement client, le champ « Client Intermédiaire » sur la facture, et les colonnes correspondantes sur les impayés, le portefeuille chèques/effets et leurs impressions. À activer seulement si vous encaissez des règlements émis par un tiers (chèque d’un revendeur, d’un apporteur d’affaires…).

Liaison Paie (facturation intérim)

Visible avec le module de facturation de la paie. Date de démarrage de la liaison : les calculs de paie antérieurs à cette date ne sont plus proposés dans la fenêtre « Liaison Paie » de la facture client. Laissez vide pour proposer tout l’historique.

Onglet Relance client

Textes des lettres de relance

Pour Relance 1, Relance 2 et Relance 3, saisissez l’Entête Relance (texte avant le relevé) et le Pied Relance (texte après). Ils sont imprimés avec le relevé client quand vous choisissez Imprimer Relance 1, 2 ou 3. Le bouton Initialiser remplace les trois textes par les modèles fournis par OMAG. Pensez à enregistrer ensuite.

Relance automatique

Visible avec le module Recouvrement.

Réglage	Effet
Activer la relance automatique	Sans cette case, le lancement des relances automatiques ne fait rien.
Envoi par email	Les relances partent par e-mail au clic sur Lancer les relances. Le sujet et le texte se règlent dans Paramètres → Modèles d’e-mail, types Relance 1, 2 et 3.
Créer dossier recouvrement auto	Après la Relance 3, un dossier de recouvrement est créé une fois le délai écoulé.
Délai relance 1	Nombre de jours après l’échéance avant la première relance.
Délai relance 2 / 3	Nombre de jours après la relance précédente.
Délai création dossier	Nombre de jours après la Relance 3.
Montant minimum (DH)	Les clients dont l’impayé est sous ce montant ne sont pas relancés.

Voir Recouvrement et relances.

Onglet Nature commande

Liste des natures de commande proposées sur les bons de commande, les BL et les factures clients (par exemple : Marché public, Export, Échantillon). Cliquez Ajouter une nature, tapez le libellé dans la nouvelle case, puis enregistrez. L’icône corbeille retire une nature de la liste.

Onglet Frais achat

Commandes fournisseurs

Interdire une 2ᵉ commande fournisseur ouverte pour le même fournisseur : une nouvelle commande ne peut pas être validée tant qu’une commande précédente du même fournisseur est validée, non soldée et pas entièrement réceptionnée. Il faut d’abord la réceptionner ou la solder.

Frais d’achat par défaut

Saisissez les frais habituels (Transport, Douane, Transit…) dans Nouveau frais, puis Ajouter (ou Entrée). Ces libellés sont pré-remplis dans l’onglet Frais des factures fournisseurs et des bons de réception : il ne reste qu’à saisir les montants. Un libellé déjà présent est refusé : « Ce frais existe déjà dans la liste ».

Onglet Fidélité

Activer la fidélité : affiche l’onglet Fidélité sur la fiche client, la carte et le scan au Comptoir, et le bouton « Fidélité » dans le multi-règlement. Les points sont gagnés selon le champ Points gagnés par unité de la fiche article. À l’utilisation, 1 point = 1 DH.
Mode de paiement pour les consommations : mode de paiement utilisé quand le client paie avec ses points. Créez un mode dédié « Fidélité » dans les modes de paiement.
Mode de paiement pour les bons cadeau : sans ce réglage, les bons cadeau ne sont pas acceptés au Comptoir. Créez un mode « Bon cadeau » et choisissez-le ici.

Voir Promotions, fidélité et bons cadeau.

Onglet Atelier

Début de journée / Fin de journée : le chronomètre des interventions ne compte que les heures entre ces deux bornes. Un compteur oublié la nuit n’ajoute rien après l’heure de fin. La fin doit être après le début, sinon aucun temps ne serait compté (la case passe en rouge).
Durée de garantie : nombre de jours après le bon de livraison pendant lesquels un retour d’équipement est annoncé « dans la garantie ». Le verdict est figé à la création du retour : changer la durée ne modifie pas les retours déjà enregistrés.

Questions fréquentes

J'ai changé une option mais rien ne change dans mes documents. Pourquoi ?

Vérifiez que vous avez bien cliqué Enregistrer (ou Ctrl+S) et que le message « Enregistrement avec succès » s'est affiché. Ensuite, fermez et rouvrez le document concerné : l'option s'applique aux documents ouverts après l'enregistrement.

Le bouton Enregistrer est grisé. Que faire ?

Vous n'avez pas le droit Modifier sur l'écran Options Commercial. Demandez à votre administrateur de vous l'accorder dans Utilisateurs et droits.

Un vendeur reçoit « Saisie refusée » en tapant un prix. Pourquoi ?

L'option « Bloquer si le prix de vente est inférieur au prix minimum » ou « … au dernier prix d'achat » est cochée, et le prix net (remise déduite) est trop bas. Corrigez le prix, ou revoyez le prix minimum dans la fiche article.

Je n'arrive pas à valider un BL : « Prix vide pour l'article … ». Que faire ?

L'option « Bloquer l'enregistrement d'un bon de livraison si un prix de vente est à 0 » est active. Saisissez un prix sur la ligne indiquée, ou décochez l'option si vous livrez réellement des articles gratuits.

Mon stock est compté deux fois quand je facture un BL. Que faire ?

Cochez « Les factures et avoirs n'affectent pas le stock » dans l'onglet Stock et prix : le stock sort alors uniquement au BL.

Je ne vois que l'onglet Documents. Est-ce normal ?

Oui en offre gratuite : les autres onglets concernent des modules non inclus (stock, commerciaux, relances, fidélité…).