Configurer votre espace

🎯 Ce que vous allez faire : régler votre espace une bonne fois, dans le bon ordre, avant de créer votre premier document.

Tout est déjà en place et fonctionnel : vous pourriez facturer dès aujourd’hui. Mais quelques réglages s’inscrivent dans les pièces au moment où elles sont créées — les modifier après coup ne corrige pas ce qui existe déjà. Autant les poser d’abord.

Temps 1 — Votre identité

Ce que vos clients verront sur chaque document.

1. Fiche société — raison sociale, adresse, téléphone, e-mail, et surtout ICE, IF, RC, CNSS : ils sont obligatoires pour des factures conformes et remontent automatiquement dans vos documents. → Configurer ma société

2. Logo, en-tête et pied de page — l’apparence de vos documents imprimés. → Logo, en-tête et pied de page

Temps 2 — Vos règles

Ce qui s’appliquera tout seul, ensuite, sur chaque pièce.

1. Exercice comptable — les dates d’ouverture et de clôture. Elles conditionnent la saisie et l’import des écritures. → Gérer les exercices

2. Numérotation des documents — préfixe, longueur, compteur de départ, remise à zéro annuelle. À fixer avant la première facture. → Paramétrer la numérotation

3. Taux de TVA — les taux que vous pratiquez. → Paramétrer les taux de TVA

4. Modes de paiement, dépôts, journaux — selon les modules que vous utilisez, à régler dans les référentiels de chaque rubrique : commerciaux, trésorerie, comptables.

Ces deux-là avant tout le reste

La numérotation et les dates d’exercice se figent dans chaque pièce à sa création. Une facture émise avec l’ancien format garde l’ancien numéro, une écriture importée hors exercice sera refusée. Réglez-les avant votre premier document et avant tout import.

Temps 3 — Vos équipes et vos données

1. Créer les utilisateurs et cocher leurs droits, écran par écran et action par action. → Utilisateurs et droits

2. Régler leur tableau de bord — le premier écran qu’ils verront à chaque connexion. → Personnaliser le tableau de bord

3. Importer vos données — articles, clients, fournisseurs, comptes, employés. → Importer vos données

Ce qui peut attendre

Rien de ce qui suit ne bloque quoi que ce soit, et rien ne se dégrade si vous le réglez dans trois semaines :

• le tableau de bord de chacun, qui s’affine à l’usage ;
• les familles et sous-familles d’articles, qui se réorganisent à tout moment ;
• les modèles de mail d’envoi des documents ;
• le portail client, si vous y ouvrez vos clients plus tard.

Ce que nous faisons pour vous

Deux choses seulement, et ce n’est pas un hasard : ce sont les deux où une erreur coûte cher et se rattrape mal.

• La mise en page sur mesure de vos documents — vous nous envoyez le PDF du résultat voulu, nous construisons le modèle. → Personnaliser vos impressions
• La reprise des calculs de paie de l’année en cours, mois par mois, si vous démarrez en cours d’exercice. → Importer vos données

Questions fréquentes

Combien de temps prend cette mise en route ?

Comptez une heure pour les temps 1 et 2 si vos informations légales sont sous la main. Le temps 3 dépend du volume de vos données et du nombre d'utilisateurs.

Puis-je changer la numérotation après avoir émis des factures ?

Le format s'applique aux documents suivants ; ceux déjà émis gardent leur numéro. C'est pour cela qu'il vaut mieux la fixer d'emblée : un même exercice avec deux formats de numérotation se justifie mal devant un contrôle.

Faut-il tout configurer avant de former mes équipes ?

Réglez au moins les temps 1 et 2. Une démonstration sur un espace sans logo ni numérotation propre donne une mauvaise première impression, et il faudra tout remontrer ensuite.

J'ai plusieurs sociétés : faut-il tout refaire pour chacune ?

Chaque société a sa propre identité, sa numérotation et son exercice. Les utilisateurs, eux, se voient donner accès aux sociétés dont ils ont besoin, sans être recréés.

Articles liés

• Importer vos données
• Votre première facture
• Découvrir l’interface