Votre première facture
🎯 Ce que vous allez faire : traverser le cycle de vente en entier, une fois, pour comprendre la logique de l’outil.
Faites-le une seule fois, du début à la fin, même avec un client fictif et un article de test. Une demi-heure, et tout le reste de l’application devient lisible : les achats, le stock et la trésorerie fonctionnent sur le même principe.
Le principe : on transforme, on ne ressaisit pas
Section intitulée « Le principe : on transforme, on ne ressaisit pas »C’est l’idée qu’il faut avoir comprise avant tout le reste. Chaque document se crée à partir du précédent : les lignes, les quantités, les prix et les remises sont repris automatiquement. Vous ne retapez jamais un article déjà saisi.
Un devis accepté devient un bon de livraison. Le bon de livraison devient une facture. La facture s’encaisse.
Les cinq étapes
Section intitulée « Les cinq étapes »-
Créer le client
Sa fiche ne se saisit qu’une fois : coordonnées, ICE, conditions de règlement. Elle resservira sur tous ses documents.
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Établir le devis
Choisissez le client, ajoutez vos articles, ajustez quantités et remises. Imprimez-le ou envoyez-le par mail depuis l’aperçu.
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Livrer
Le devis accepté se transforme en bon de livraison. C’est ce document qui sort la marchandise du stock.
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Facturer
Le bon de livraison se transforme en facture. Vous pouvez regrouper plusieurs BL sur une seule facture de fin de mois.
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Encaisser
Enregistrez le règlement et affectez-le à la facture. Le solde du client se met à jour.
Ce qui se passe sans que vous le saisissiez
Section intitulée « Ce qui se passe sans que vous le saisissiez »| Quoi | Quand |
|---|---|
| Le stock diminue | à la validation du bon de livraison |
| Le solde du client évolue | à la facturation, puis à l’encaissement |
| Les statuts changent | un devis devient livré, un BL devient facturé, une facture devient réglée |
La comptabilité, elle, n’est pas automatique : vos factures se transfèrent en écritures par une action groupée, quand vous le décidez — sans ressaisie non plus. → La comptabilité des ventes
Vous n’êtes pas obligé de tout faire
Section intitulée « Vous n’êtes pas obligé de tout faire »Le cycle complet est une possibilité, pas une contrainte. Selon votre métier :
- vente au comptoir : facture directe, sans devis ni bon de livraison ;
- prestation de service : devis puis facture, sans livraison ;
- livraisons répétées : plusieurs BL regroupés en une facture mensuelle.
Et pour les achats ?
Section intitulée « Et pour les achats ? »Exactement la même logique, dans l’autre sens : commande fournisseur → réception → facture fournisseur → paiement. Ce que vous venez d’apprendre s’y transpose directement.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Puis-je modifier un document après l'avoir transformé ?
Le document d'origine reste consultable, mais le modifier n'a plus d'effet sur ce qui en découle. Corrigez le document le plus avancé de la chaîne.
Comment supprimer mes documents de test ?
Un document validé se dévalide d'abord, puis se supprime — et dans l'ordre inverse de leur création : l'encaissement, puis la facture, puis le BL.
Mon stock est devenu négatif pendant le test.
C'est normal si vous avez livré un article sans stock. Corrigez-le par une entrée de stock ou par l'inventaire ; le paramétrage peut aussi interdire le stock négatif.
Dois-je vraiment passer par le devis ?
Non. Le devis sert quand le client doit accepter avant que vous n'engagiez la marchandise. Sinon, commencez au bon de livraison ou directement à la facture.
Puis-je facturer plusieurs bons de livraison ensemble ?
Oui, c'est le fonctionnement normal de la facturation périodique : vous sélectionnez les BL à regrouper.