Échanger avec le client depuis son dossier

🎯 Ce que vous allez faire : retrouver au même endroit tout ce qui circule entre le cabinet et le client du dossier ouvert : ses pièces, ses documents, ses échéances et ses accès en ligne.

Menu : Comptabilité → Espace client → Échanges & documents

Vous tenez la comptabilité d’un client sans avoir l’application Cabinet ? Cet écran vous donne ce qui le concerne, lui seul. Le nom de la société s’affiche en haut, à côté de Actualiser.

Avant de commencer

Ouvrez le dossier du client. L’écran travaille toujours sur la société ouverte à l’écran.
Le droit d’accès est celui des pièces reçues du client. Sans lui, l’écran se ferme avec un message.
Côté client, le portail doit être activé et le client doit avoir un accès. Voir Configurer le portail des clients.
Pour l’onglet Échéances, les obligations du client doivent être cochées dans Cabinet → Dossiers → Mes clients, onglet Obligations.

Les étapes

Regarder les pastilles

Chaque onglet signale ce qui attend : pastille orange sur Pièces reçues (pièces à comptabiliser), rouge sur Documents reçus (non lus) et rouge sur Échéances (en retard).
Comptabiliser les pièces

Onglet Pièces reçues : lancez l’IA, contrôlez la proposition, validez.
Lire les documents reçus

Onglet Documents reçus : téléchargez ou marquez comme lu.
Publier vos documents

Onglet Documents envoyés : déposez la liasse, la balance, une attestation… et rendez-la visible au client.
Mettre à jour les échéances

Onglet Échéances : passez chaque déclaration à En cours puis Fait.
Cliquer Actualiser

Les pastilles et les échéances se mettent à jour.

Pièces reçues

Les factures, tickets et relevés que le client a déposés depuis son portail, prêts à comptabiliser. C’est le même fonctionnement que l’écran Pièces reçues du cabinet : Lancer l’IA, Écriture proposée, Réglages IA, Voir les traitées.

La seule différence : la portée est verrouillée sur ce dossier. Il n’y a pas de bascule Tous les dossiers.

Documents reçus

Tous les fichiers envoyés par le client, quelle que soit leur catégorie. Pour chacun : la Catégorie, Déposé par, la Taille et la date Déposé le.

La mention Nouveau marque un document pas encore lu.
Télécharger marque aussi le document comme lu.
Marquer comme lu retire la mention sans télécharger.
Supprimer demande une confirmation. Il faut le droit de suppression.

Documents envoyés

Ce que vous publiez pour le client.

Saisissez le Titre du document (par exemple « Liasse fiscale 2025 »).
Cliquez Choisir un fichier. Formats acceptés : PDF, Word, Excel, images (JPG, PNG, WEBP) et texte, jusqu’à 10 Mo.
Cliquez Déposer.
Activez Visible client pour que le client le voie dans son espace.

Un document déposé mais non visible reste interne au cabinet. Pratique pour préparer un envoi avant de le publier.

Échéances

Les déclarations du client, mois par mois, pour l’Année choisie (de l’année prochaine à deux ans en arrière). Le compteur indique combien sont traitées sur le total.

Chaque ligne affiche la déclaration, le mois, le jour d’échéance et, s’il y a lieu, le nombre de jours de retard. Une ligne en retard est encadrée de rouge.

Avec le droit de modification, trois boutons changent l’état : À faire, En cours, Fait. Le changement est enregistré tout de suite. Sans ce droit, l’état s’affiche seulement.

Accès portail

Les personnes du client qui peuvent se connecter à son espace en ligne. Le fonctionnement est celui de l’onglet Accès portail des dossiers : Ajouter un contact, mot de passe affiché une seule fois, réinitialisation, suspension par l’interrupteur Statut, colonne Dernier accès.

Questions fréquentes

Le message « Ce dossier n'est rattaché à aucune société du cabinet » s'affiche, que faire ?

L'écran ne sait pas à quelle société correspond le dossier ouvert. Vérifiez la société sélectionnée en haut de l'écran, puis contrôlez le dossier dans Cabinet → Mes clients.

Quelle différence entre Pièces reçues et Documents reçus ?

Ce sont les mêmes dépôts du client. Pièces reçues sert à les comptabiliser avec l'IA. Documents reçus sert à les consulter, les télécharger ou les supprimer.

Le client ne voit pas le document que j'ai déposé.

Vérifiez que l'interrupteur Visible client est activé sur la ligne du document.

Je ne peux pas déposer de document : le bouton Déposer reste grisé.

Il faut d'abord choisir un fichier, et avoir le droit de modification sur l'écran. Le fichier ne doit pas dépasser 10 Mo.

La pastille ne baisse pas après avoir traité une pièce.

Cliquez Actualiser en haut de l'écran : les compteurs des onglets sont recalculés.