Gérer le courrier

🎯 Ce que vous allez faire : tenir le registre de tous vos échanges écrits avec vos clients, et produire en quelques clics un PV, une lettre ou une attestation déjà remplis avec les chiffres du dossier.

Menu : Cabinet → Suivi → Courrier

Le courrier réunit, pour tous les dossiers, ce que le cabinet envoie et ce qu’il reçoit : lettres de mission, PV d’assemblée, attestations, relances, mises en demeure, courriers de l’administration, messages des clients.

Le registre

Chaque courrier porte une référence chrono :

Référence	Sens	Quand elle est attribuée
S-2026-0042	Courrier envoyé par le cabinet	Au moment de l’envoi
E-2026-0017	Courrier reçu par le cabinet	Dès son enregistrement

Il n’y a qu’une seule suite par sens et par année pour tout le cabinet, quel que soit le collaborateur.

Pourquoi un brouillon n'a pas de numéro

Un courrier en préparation reste un brouillon, sans référence. Il ne prend son numéro qu’à l’envoi : un brouillon abandonné ne laisse donc pas de trou dans la suite.

Les filtres

Les pastilles au-dessus de la liste isolent : Envoyés, Reçus, En attente (une réponse est attendue), En retard (l’échéance de réponse est passée) et Brouillons. Vous pouvez aussi filtrer par dossier et par année ; par défaut, la liste montre les douze derniers mois et tout ce qui attend encore une suite.

Les statuts

Courrier envoyé	Courrier reçu
Brouillon → À valider → Envoyé → Lu → Réponse reçue → Clos	Reçu → À traiter → Traité

Un courrier peut aussi être Annulé. Un courrier numéroté ne se supprime pas : il s’annule, pour que le registre reste complet.

Rédiger un courrier

1. Créer le courrier

   Nouveau courrier, puis choisissez le dossier. La date du jour est proposée.

2. Appliquer un modèle

   Choisissez un modèle et l’exercice, puis Appliquer le modèle. Le texte se remplit avec la fiche du dossier et sa comptabilité : raison sociale, ICE, capital, gérant, chiffre d’affaires, résultat, proposition d’affectation…

3. Relire et compléter

   Le texte se modifie librement dans l’éditeur. Les boutons sous l’éditeur insèrent une valeur du dossier à l’endroit du curseur.

4. Vérifier l’aperçu

   Aperçu ouvre le PDF tel qu’il partira, sur l’en-tête du cabinet. Tant que le courrier n’est pas envoyé, il porte la mention PROJET en filigrane.

5. Envoyer

   Voir ci-dessous.

Le PV d'AGO se remplit tout seul

Avec le modèle PV d’AGO d’approbation des comptes, OMAG reprend le résultat de l’exercice et rédige la proposition d’affectation : dotation à la réserve légale (5 % du bénéfice, jusqu’au dixième du capital), puis report à nouveau. Vous n’avez plus qu’à compléter la date, l’heure et les associés présents.

Les alertes de rédaction

Au moment d’appliquer un modèle, OMAG vous prévient si :

• le dossier n’a pas de comptabilité dans OMAG : les montants restent à saisir ;
• l’exercice choisi ne contient aucune écriture ;
• les capitaux propres sont tombés sous le quart du capital social : les associés doivent alors se prononcer sur la dissolution anticipée de la société ;
• le dossier du cabinet n’est pas désigné dans la configuration du portail : l’en-tête des courriers resterait vide.

Ce qui bloque l’envoi

Un courrier ne part pas tant qu’il contient :

• une valeur introuvable, laissée entre doubles accolades, par exemple {{gerant}} : la donnée manque dans la fiche du dossier ;
• un passage [à compléter] ;
• un texte vide.

Un bandeau ambré liste ce qui reste à faire, et l’envoi est refusé tant qu’il en reste.

La forme juridique

La fiche société ne distingue que personne morale et personne physique. OMAG déduit donc la forme juridique de la raison sociale (« … SARL », « … SARL AU »). Si elle n’y figure pas, elle reste à compléter dans le courrier.

Envoyer

Le bouton Envoyer propose le canal :

Canal	Ce qui se passe
Portail client	Le PDF est publié dans l’espace du client, qui est prévenu par email
E-mail	Le PDF part en pièce jointe, avec votre adresse en réponse
Courrier papier / Remis en main propre	Le PDF est rangé au registre ; imprimez-le depuis les pièces du courrier

L’envoi attribue la référence, produit le PDF définitif et fige le courrier : son texte ne se modifie plus. Seuls son statut, son échéance de réponse, son collaborateur et l’observation restent modifiables.

Si l'email ne part pas

Le courrier garde son numéro et son PDF, mais pas le statut « Envoyé ». Il suffit de relancer l’envoi : il ne reprend pas de nouveau numéro.

Demander un « Bon pour accord »

Pour une lettre de mission ou une lettre d’affirmation, activez Bon pour accord (il l’est d’office avec ces deux modèles). Le client donne son accord en un clic depuis son portail. Le courrier affiche alors qui a donné l’accord, quand, et depuis quelle connexion.

Ce n'est pas une signature électronique

L’accord en ligne trace une acceptation ; il ne vaut pas signature électronique au sens de la loi 43-20. Pour un document qui exige une signature, demandez un exemplaire signé.

Les courriers reçus

Courrier reçu enregistre un courrier arrivé par la poste, par email ou remis en main propre. Il reçoit sa référence immédiatement. Joignez le scan dans les pièces du courrier.

Les messages écrits par vos clients depuis leur portail arrivent ici tout seuls, avec la mention Écrit par le client depuis son espace et leur pièce jointe éventuelle. Le collaborateur en charge est prévenu par email.

Le fil d’échange

Un courrier reçu peut être rattaché au courrier envoyé auquel il répond (champ En réponse à). Ce dernier passe alors en Réponse reçue, et les deux s’affichent l’un sous l’autre dans la section Échange.

• Sur un courrier reçu, Répondre prépare la réponse du cabinet, déjà rattachée.
• Sur un courrier envoyé, Réponse reçue enregistre la réponse arrivée par un autre canal.

L’assistance IA

Deux boutons, sur un courrier reçu :

Bouton	Ce qu’il fait
✨ Lire avec l’IA	Lit le scan joint et propose l’objet, l’expéditeur, le type, la date limite et un résumé. Seuls les champs vides sont remplis : rien de ce que vous avez saisi n’est écrasé
✨ Réponse IA	Rédige un brouillon de réponse à partir du courrier reçu et du courrier d’origine

Un brouillon à relire

L’IA ne connaît que ce qui est écrit dans le courrier. Là où une information lui manque, elle écrit [à compléter], ce qui bloque l’envoi tant que vous ne l’avez pas complété. Relisez toujours le texte avant de l’envoyer.

L’envoi groupé

Actions → Envoi groupé applique un même modèle à plusieurs dossiers : relance de clôture, transmission des états de synthèse, lettre de mission annuelle…

1. Choisir le modèle et les dossiers

   Chaque courrier est rempli avec la fiche et la comptabilité de son propre dossier.

2. Régler la date, l’échéance et l’exercice

   Sans exercice précisé, chaque dossier prend son dernier exercice clos.

3. Créer ou envoyer

   Laissez tout en brouillon pour relire, ou activez Envoyer ceux qui sont complets (par le portail, ou sur papier).

Le résultat s’affiche dossier par dossier : ✅ envoyé avec sa référence, ✏️ resté en brouillon avec ce qui lui manque, ❌ en erreur. Un clic ouvre le courrier concerné.

Ailleurs dans le Cabinet

• La fiche d’un client, dans Mes clients, a un onglet Courrier : les échanges du dossier, et un accès direct au registre.
• Le tableau de bord affiche un bandeau quand des courriers attendent une réponse, un accord ou un traitement.

Questions fréquentes

Puis-je modifier un courrier déjà envoyé ?

Non. Ce qui a été remis au client ne change plus. Envoyez un nouveau courrier qui annule ou complète le premier.

Puis-je supprimer un courrier ?

Seulement un brouillon. Un courrier numéroté s'annule : le registre garde la trace de chaque numéro.

Le client n'a pas été prévenu de ma publication au portail.

Aucun accès au portail n'est ouvert pour ce dossier : OMAG vous le signale au moment de l'envoi. Créez un accès depuis la fiche du client.

Comment savoir si le client a lu mon courrier ?

Dès qu'il l'ouvre depuis son portail, le courrier passe en « Lu » et affiche la date de lecture.

Les chiffres du PV sont-ils figés ?

Ils sont repris au moment où vous appliquez le modèle. Si la comptabilité change ensuite, appliquez le modèle à nouveau avant l'envoi.

Pourquoi l'envoi groupé ne propose-t-il pas l'email ?

Chaque dossier a son destinataire, qu'il faut vérifier. Envoyez par le portail, ou ouvrez chaque courrier pour l'envoyer par email.

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