Espace Cabinet (gestion)

Pour un cabinet comptable utilisant OMAG, un menu dédié « Cabinet » (module Comptabilité) regroupe tout le pilotage des dossiers clients et la gestion du Portail Cabinet.

Menu : Comptabilité → Cabinet

Activation

Le menu Cabinet n'apparaît que pour les clients dont le module Cabinet est activé (par votre revendeur OMAG). Tant qu'il n'est pas activé, le menu reste masqué.

Le menu Cabinet

Entrée	Rôle
Tableau de bord	Vue d'ensemble multi-sociétés : retards, indicateurs, suivi des obligations
Types d'obligations	Gérer le référentiel des types de déclaration (TVA, IS, CNSS…)
Mes clients	Sociétés clientes : suivi, obligations et accès portail (fiche par client)
Configuration du portail	Activer le portail, choisir les modules, voir l'identifiant cabinet

Mes clients

Menu : Comptabilité → Cabinet → Mes clients

Liste des sociétés clientes du cabinet, avec recherche rapide et filtres rapides (Tous / Sans accès / Sans obligations / Avec obligations) — pratique pour repérer les clients pas encore configurés.

Colonne	Description
Société	Nom de la société (cliquable → fiche)
Suivi cabinet	Badge Oui / Non
Accès portail	Nombre de contacts (gérants) ayant un accès actif
Obligations	Nombre d'obligations actives

Cliquer sur une société ouvre sa fiche (dans le même onglet), avec les boutons Modifier / Enregistrer / Annuler / Retour. La fiche est organisée en 5 onglets : Paramètres, Obligations, Accès portail, Documents partagés, Documents reçus.

Suivi cabinet

Case « Société suivie par le cabinet ». Les sociétés non suivies sont masquées par défaut de la liste (menu Actions → Afficher les non suivies pour les revoir). Réglage aussi accessible dans la fiche société (Administration → Sociétés).

Société en sommeil ou non gérée

Décochez le suivi pour une société dont le cabinet ne s'occupe plus — elle disparaît de la liste sans être supprimée.

Obligations fiscales

Checklist des déclarations auxquelles la société est soumise (TVA mensuelle, IS, IR sur salaires, CNSS…). On coche en mode Modifier puis Enregistrer. Ces obligations alimentent la génération des échéances et ce que voit le gérant dans son Portail Cabinet.

Accès portail

Contacts (gérants) ayant accès au Portail Cabinet pour cette société.

Action	Description
Ajouter un contact	Email + nom + fonction. Mot de passe généré et (option) envoyé par email avec l'identifiant cabinet
Modifier	✏️ Corriger l'email / le nom / la fonction
Réinitialiser	🔄 Nouveau mot de passe (envoi email possible)
Activer / désactiver	Coupe l'accès sans supprimer l'historique
Supprimer	🗑 Suppression définitive (avec confirmation)

Les mots de passe sont hashés : ni le cabinet ni OMAG ne peuvent les relire ; en cas d'oubli, on réinitialise.

Documents partagés (cabinet → client)

Espace pour déposer des documents à destination du gérant : liasse fiscale, attestations, déclarations… Le gérant les retrouve dans l'onglet Reçus du cabinet de son portail.

Champ	Description
Titre du document	Libellé affiché côté gérant
Fichier	PDF, Word, Excel, images. Taille max : 10 Mo
Visible client	Toggle par document — masquer temporairement sans supprimer

Documents reçus (client → cabinet)

Pièces transmises par le gérant : factures, relevés, justificatifs… Le badge « Nouveau » signale les documents pas encore consultés.

Colonne	Description
Statut	Badge « Nouveau » tant que le document n'a pas été marqué comme lu
Document	Titre + nom du fichier d'origine
Catégorie	Facture d'achat / vente / Relevé bancaire / Justificatif / Autre
Déposé par	Nom + email du contact gérant à l'origine du dépôt
Date	Date et heure du dépôt

Action	Description
📥 Télécharger	Ouvre le document. Le marque automatiquement comme lu.
✅ Marquer comme lu	Sans téléchargement (ex. après consultation déjà faite)
🗑 Supprimer	Suppression définitive (avec confirmation)

Badge non-lus sur l'onglet

Un compteur rouge sur l'onglet « Documents reçus » indique le nombre total de dépôts non encore consultés — toutes sociétés confondues. Il se met à jour à chaque marquage.

Digest email quotidien

Chaque matin à 8h (lundi → vendredi), un email récapitulatif des nouveaux dépôts est envoyé aux destinataires définis dans Configuration du portail → Paramètres → Emails d'alertes.

Types d'obligations

Menu : Comptabilité → Cabinet → Types d'obligations

Référentiel des types de déclaration disponibles. Liste avec recherche ; un clic ouvre le détail.

Champ	Description
Code	Code court du type (ex. TVA_MENS)
Libellé	Nom affiché
Périodicité	Mensuelle / Trimestrielle / Semestrielle / Annuelle
Jour d'échéance	Jour limite de dépôt dans la période
Actif	Type proposé ou non

Actions : Ajouter, Modifier, Supprimer.

Suppression d'un type

La suppression demande une double confirmation et indique d'abord si le type est déjà utilisé (par des sociétés / un historique de suivi). Si c'est le cas, sa suppression efface aussi ces données — préférez le passer inactif.

Configuration du portail

Menu : Comptabilité → Cabinet → Configuration du portail

Onglet Modules

Choisir les modules visibles par les gérants dans le portail :

Module	Défaut
Mes déclarations	✅ Activé
Mes échéances	✅ Activé
Mes indicateurs	⚪ Optionnel (compta OMAG)
Mes documents	✅ Activé (GED bidirectionnelle)

Onglet Indicateurs

Choisir quels indicateurs comptables sont visibles dans le portail des gérants — et dans quel ordre.

Catalogue de 13 indicateurs :

Indicateur	Source SQL
Chiffre d'affaires HT, Total charges, Résultat courant	classes 7, 6
Marge brute, Masse salariale du mois	7 − (61 hors 617), 617*
Trésorerie, Créances clients, Dettes fournisseurs	51*+53*, 342*, 441*
TVA à décaisser, Stock valorisé	4455*, 31*
Écritures du mois, Comptes en attente, Dernière écriture	opérationnel

Pour chaque indicateur, le cabinet peut :

Action	Description
Activer / désactiver	Toggle à droite — l'indicateur apparaît ou non chez le gérant
Renommer	Libellé éditable directement (ex. « CA HT » au lieu de « Chiffre d'affaires HT »)
Choisir la couleur	Select avec 6 teintes (teal, ambre, rouge, indigo, bleu, gris)
Réordonner	Poignée 🟰 à gauche → glisser-déposer (l'ordre se reflète dans le portail)

Personnalisation par cabinet

Chaque cabinet a sa propre sélection — il n'y a pas de "bonne" configuration : un cabinet orienté trésorerie privilégiera Trésorerie / Créances / Dettes, un autre orienté analyse financière mettra en avant CA / Marge brute / Résultat.

Sauvegarde

Le bandeau ambre « Modifications non enregistrées » apparaît dès qu'un changement est effectué. Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut de l'écran (même bouton qui sauvegarde les Paramètres).

Onglet Paramètres

Champ	Description
Nom du cabinet	Affiché dans les emails et l'espace des gérants
Activer le portail cabinet	Les gérants ne peuvent se connecter que si le portail est actif
Identifiant cabinet (UID)	Code à communiquer aux gérants pour se connecter (bouton copier)
Emails d'alertes	1 ou 2 emails séparés par une virgule, destinataires du digest quotidien des nouveaux dépôts client

Bouton « Voir le portail »

Ouvre la page de connexion du portail dans un nouvel onglet, pour tester rapidement.

Digest quotidien (alertes email)

À 8h00 du lundi au vendredi, un email récapitulatif des dépôts effectués par les clients depuis la veille est envoyé aux Emails d'alertes. Si aucun nouveau dépôt, aucun email n'est envoyé. Le bouton « Envoyer le digest maintenant (test) » sous le champ permet de tester immédiatement sans attendre le cron.

Workflow

1. Configuration du portail → Paramètres : nommer le cabinet + activer le portail
2. Types d'obligations : vérifier / compléter le référentiel (TVA, IS, CNSS...)
3. Mes clients → ouvrir une société → Modifier : cocher ses obligations + créer l'accès du gérant → Enregistrer
4. Tableau de bord : générer les échéances de l'année, suivre l'avancement
5. Le gérant reçoit ses identifiants par email
6. Le gérant se connecte au Portail Cabinet et suit ses déclarations

Voir aussi

• Portail Cabinet — vue côté gérant (login + consultation)
• Portails (vue d'ensemble) — comparaison des portails
• Configuration Portail Client — équivalent côté clients commerciaux